8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив службы делопроизводства или на уничтожение документы и дела находятся на оперативном хранении по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними документы помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
Руководители структурных подразделений и ответственные за делопроизводство обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах вертикально, корешками наружу. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования не более 3 лет, а затем сдаются в архив органа исполнительной власти.
Периодически, как правило, перед передачей в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы делопроизводства, реорганизации и ликвидации органа исполнительной власти или ее структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов (приложение 49 к Инструкции), который подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив органа исполнительной власти. В случае утраты документов и дел проводится внутреннее расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
8.3.2. Выдачу документов на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе при необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.
Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела (приложение 50 к Инструкции). При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве организации до минования надобности.
Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего архив, по актам.