Этот документ входит в профессиональные
справочные системы «Кодекс» и  «Техэксперт»


АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 31 мая 2012 года N 15-р


Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Перми

(с изменениями на 28 января 2019 года)

(в ред. распоряжений Администрации г. Перми от 17.07.2017 N 108, от 28.09.2017 N 142, от 28.01.2019 N 4)




В соответствии с федеральными законами от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Уставом города Перми, в целях организации делопроизводства и ведения архива в администрации города Перми:


(преамбула в ред. распоряжения Администрации г. Перми от 28.09.2017 N 142)


1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации города Перми.


(п. 1 в ред. распоряжения Администрации г. Перми от 17.07.2017 N 108)


2. Руководителям функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми довести требования утвержденной Инструкции по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми до всех работников и обеспечить неукоснительное соблюдение установленных требований.


3. Настоящее распоряжение вступает в силу с момента подписания.


4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя аппарата администрации города Перми Анисимову Е.Л.



Глава администрации города Перми
А.Ю.МАХОВИКОВ



УТВЕРЖДЕНА
распоряжением
администрации города Перми
от 31.05.2012 N 15-р



ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИ

(в ред. распоряжений Администрации г. Перми от 17.07.2017 N 108, от 28.01.2019 N 4)




I. Общие положения


1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Перми (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, повышения качества их подготовки, упорядочения и оптимизации документооборота в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми и подведомственных муниципальных учреждениях и предприятиях города Перми (далее - подразделения администрации города Перми).


1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с:


Федеральным законом от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";


Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";


Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";


Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи";


Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов";


(в ред. распоряжения Администрации г. Перми от 28.01.2019 N 4)


Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";


Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (далее - Правила хранения документов);


Законом Пермского края от 10 апреля 2018 г. N 210-ПК "Об архивном деле в Пермском крае";


(в ред. распоряжения Администрации г. Перми от 28.01.2019 N 4)


Указом губернатора Пермского края от 10 декабря 2008 г. N 73 "Об утверждении Регламента применения электронной подписи в "Интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ Пермского края (ИСЭД ПК)";


Указом губернатора Пермского края от 10 апреля 2009 г. N 16 "Об интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ Пермского края (ИСЭД ПК)";


Уставом города Перми.


1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами (включая документы, содержащие конфиденциальную информацию) независимо от вида носителя, в том числе электронными документами, включая подготовку, регистрацию, учет, контроль за исполнением и хранением.


1.4. Организация работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в установленном порядке. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе персональные данные, регулируются Положением о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в администрации города Перми, утвержденным Постановлением администрации города Перми от 22 августа 2007 г. N 347.


Требования настоящей Инструкции к работе с документами, составляющими государственную тайну, с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.


1.5. Организацию, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой политики, формирование и поддержание базы данных о документах, внедрение автоматизированных технологий подготовки и обработки документов, контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях администрации города Перми, а также оперативное хранение документов осуществляют делопроизводственные службы подразделений администрации города Перми (далее - делопроизводственная служба).


Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных информационных технологий в работе с документами в администрации города Перми, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях администрации города Перми осуществляет управление по общим вопросам администрации города Перми (далее - управление по общим вопросам).


1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагается на руководителей подразделений администрации города Перми.


1.7. Ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у сотрудников служебных документов, несвоевременное или некачественное рассмотрение и исполнение документов возлагается на сотрудников администрации города Перми.


1.8. При временном отсутствии, увольнении или перемещении руководителей или сотрудников администрации города Перми имеющиеся у них документы по указанию руководителя должны быть переданы другому сотруднику. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку сотрудник обязан самостоятельно делегировать работу в системе электронного документооборота (далее - СЭД) лицу, его замещающему. При невозможности самостоятельного перевода работы в СЭД переключение осуществляет помощник руководителя либо делопроизводственная служба.


1.9. Принятые на работу сотрудники администрации города Перми после назначения на должность должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.



II. Основные понятия, используемые в настоящей Инструкции


Автор документа - функциональный или территориальный орган, функциональное подразделение администрации города Перми, муниципальное учреждение (предприятие) города Перми, муниципальный служащий (сотрудник), создавшие документ.


Виза документа - реквизит документа, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.


Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.


Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.


Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам.


Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях использования и хранения.


Документооборот - движение документов с даты их создания или получения до завершения исполнения или отправки.


Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.


Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.


Лингвистическая экспертиза документов - исследование документов в целях оценки текста проекта документа (проекта правового акта) на соответствие нормам современного русского литературного языка с учетом особенностей стилистики юридических текстов, их типологической специфики, требований юридической техники, выявления языковых несоответствий, обуславливающих противоречия и неверное толкование текстов документов, выявления логических, стилистических, орфографических, синтаксических и пунктуационных ошибок, установления единства используемых понятий и терминов по всему документу.


Подлинник документа - первый или единственный экземпляр официального документа.


Подпись - реквизит, содержащий собственноручную роспись уполномоченного лица.


Пользователь СЭД - муниципальный служащий администрации города Перми, а также иное лицо, являющееся уполномоченным представителем участника СЭД, наделенное полномочиями по совершению действий в рамках СЭД и зарегистрированное в СЭД.


Регламент процесса СЭД - документ, предназначенный для пользователей СЭД, задействованных в выполнении процессов, определяющий начальные условия и результат выполнения процессов, задачи лиц, участвующих в процессах, и принципы их взаимодействия, основные правила работы в СЭД по выполнению задач в рамках процесса.


Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.


Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.