ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 8 апреля 2015 года N 151
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области
____________________________________________________________________
Утратил силу с 06.09.2023 на основании распоряжения Правительства Ростовской области от 06.09.2023 N 842.
____________________________________________________________________
(с изменениями на 13 сентября 2021 года)
(в ред. распоряжений Правительства Ростовской области от 06.12.2017 N 705, от 27.06.2018 N 336, от 06.02.2019 N 56, от 28.03.2019 N 160, от 28.10.2019 N 717, от 06.04.2020 N 209, от 31.08.2020 N 694, от 05.03.2021 N 145, от 10.06.2021 N 420, от 13.09.2021 N 789)
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, подготовленных в целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, а также во исполнение указа Губернатора Ростовской области от 26.12.2014 N 135 "О внесении изменения в указ Губернатора Ростовской области от 05.02.2014 N 11":
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области согласно приложению.
2. Руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области обеспечить соблюдение настоящего распоряжения.
3. Руководителям областных органов исполнительной власти привести инструкции по делопроизводству в соответствие с настоящим распоряжением.
4. Признать утратившими силу:
распоряжение Правительства Ростовской области от 27.03.2013 N 84 "О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 N 7";
распоряжение Правительства Ростовской области от 16.01.2014 N 1 "О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 N 7";
5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области - руководителя аппарата Правительства Ростовской области Артемова В.В.
Первый заместитель
Губернатора Ростовской области
И.А.ГУСЬКОВ
Распоряжение вносит
управление документационного
обеспечения Правительства
Ростовской области
Приложение
к распоряжению
Правительства
Ростовской области
от 08.04.2015 N 151
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. распоряжений Правительства Ростовской области от 28.10.2019 N 717, от 06.04.2020 N 209, от 31.08.2020 N 694, от 05.03.2021 N 145, от 10.06.2021 N 420, от 13.09.2021 N 789)
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к работе с документами в Правительстве Ростовской области.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44; Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76, ГОСТом Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", Методическими рекомендациями по применению ГОСТа Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", ГОСТом Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Регламентом Правительства Ростовской области.
1.3. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами в межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело", включая подготовку, регистрацию, прохождение, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производятся во взаимодействии с министерством цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области.
(в ред. распоряжения Правительства Ростовской области от 31.08.2020 N 694)
1.4. Требования, установленные Инструкцией к подготовке, оформлению, прохождению и контролю исполнения документов, применяются при работе с документами с пометкой "Для служебного пользования" с учетом особенностей, установленных Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области, утвержденной распоряжением Губернатора Ростовской области от 09.06.2019 N 221.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.
1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.
1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Правительстве Ростовской области и его структурных подразделениях осуществляются управлением документационного обеспечения Правительства Ростовской области. Задачи, функции, права и ответственность управления документационного обеспечения регламентируются Положением об управлении, должностные обязанности работников управления документационного обеспечения и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Правительства Ростовской области, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).
Организация и порядок работы с обращениями граждан, объединениями граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения), определяются федеральными и областными законами, постановлением Правительства Ростовской области от 03.08.2016 N 555 "Об утверждении Порядка организации работы по рассмотрению обращений граждан в Правительстве Ростовской области", методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с обращениями осуществляются управлением по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области.
1.7. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Правительства Ростовской области возлагается на министерство цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области. Инструкции и методические рекомендации министерства цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области по вопросам совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
(в ред. распоряжения Правительства Ростовской области от 31.08.2020 N 694)
1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в приемной Губернатора Ростовской области, в приемных первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области возлагается на помощников, а в структурных подразделениях Правительства Ростовской области - на их руководителей.
1.9. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.
1.10. Не допускается работа с подлинными экземплярами документов вне служебных помещений. С содержанием проектов документов, документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с документами.
1.11. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача сторонним организациям какой-либо информации или документов и их копий определено Регламентом Правительства Ростовской области.
1.12. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Правительства Ростовской области. Работники Правительства Ростовской области несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату, порчу и несанкционированное уничтожение служебных документов.
1.13. При утрате служебных документов сотрудник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, информирует руководителя структурного подразделения, который организует проведение служебной проверки. Результаты служебной проверки представляются заместителю Губернатора Ростовской области - руководителю аппарата Правительства Ростовской области для принятия мер.
2. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
адресат (или получатель) - физическое лицо, должностное лицо или организация, которым адресовано почтовое отправление (письмо, телеграмма и тому подобное);
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
входящие документы - документы, поступившие от иных организаций, органов исполнительной государственной власти Ростовской области, обладающих статусом юридического лица, а также входящая внутренняя корреспонденция;
гербовый бланк - бумажный бланк документа с воспроизведением герба Ростовской области, изготавливаемый типографским способом и являющийся документом строгой отчетности;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти, помещенных в отдельную обложку;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия документа - точно воспроизведенный текст документа с отметкой органа, уполномоченного производить действия по заверению копий;
информация - сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления;
