ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 6 сентября 2023 года N 842


Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области

В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, подготовленных в целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области согласно приложению N 1.

2. Руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области обеспечить соблюдение настоящего распоряжения.

3. Признать утратившими силу распоряжения Правительства Ростовской области по Перечню согласно приложению N 2.

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области - руководителя аппарата Правительства Ростовской области Артемова В.В.

Губернатор
Ростовской области
В.Ю.ГОЛУБЕВ

     Распоряжение вносит
     управление документационного
     обеспечения Правительства
     Ростовской области

Приложение N 1
к распоряжению
Правительства
Ростовской области
от 06.09.2023 N 842

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее - Инструкция) определяет общую систему несекретного делопроизводства в Правительстве Ростовской области, устанавливает единые требования к организации документооборота: порядок приема, учета, прохождения, подготовки, оформления и рассылки документов, а также порядок подготовки документов к их последующему хранению и использованию.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71, Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 24.12.2020 N 199, ГОСТом Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, ГОСТом Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, Регламентом Правительства Ростовской области.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами в межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - система "Дело"), включая подготовку, регистрацию, обработку, прохождение, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.

1.4. Требования, установленные Инструкцией к подготовке, оформлению, прохождению и контролю исполнения документов, применяются при работе с документами с пометкой "Для служебного пользования" с учетом особенностей, установленных Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области, утвержденной распоряжением Губернатора Ростовской области от 09.06.2016 N 221.

Положения Инструкции применяются в части оформления документов, в том числе нормативно-правовых актов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Правительстве Ростовской области и его структурных подразделениях осуществляются управлением документационного обеспечения (далее - управление) Правительства Ростовской области. Задачи, функции, права и ответственность управления регламентируются Положением об управлении, должностные обязанности работников управления и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Правительства Ростовской области, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями) соответствующих работников.

Организацию работы по рассмотрению обращений граждан определяет Порядок организации работы по рассмотрению обращений граждан в Правительстве Ростовской области, утвержденный постановлением Правительства Ростовской области от 03.08.2016 N 555. Координация работы по соблюдению порядка и сроков рассмотрения обращений граждан, поступивших в Правительство Ростовской области, осуществляется управлением по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области.

1.7. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Правительства Ростовской области, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", возлагается на министерство цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области. Инструкции и методические рекомендации министерства цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области по вопросам совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях Правительства Ростовской области.

1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в приемной Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области возлагается на их помощников, а в структурных подразделениях Правительства Ростовской области - на их руководителей.

1.9. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.

1.10. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Правительства Ростовской области. Работники за несоблюдение требований инструкции несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность.

1.11. При утрате документов работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, информирует руководителя структурного подразделения, который организует проведение служебной проверки. Результаты служебной проверки представляются заместителю Губернатора Ростовской области - руководителю аппарата Правительства Ростовской области для принятия мер.

1.12. Исполнительные органы Ростовской области при подготовке проектов документов Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области руководствуются положениями Инструкции.

1.13. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

адресат (или получатель) - физическое лицо, должностное лицо, орган либо организация, которым адресовано отправление (письмо, телеграмма и тому подобное);

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

входящие документы - документы, поступившие от внешних корреспондентов, а также входящая внутренняя корреспонденция;

гербовый бланк - бумажный бланк документа с воспроизведением Герба Ростовской области;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Правительства Ростовской области;

дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности Правительства Ростовской области, помещенных в отдельную обложку;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия документа - точно воспроизведенный текст документа с отметкой органа, уполномоченного производить действия по заверению копий;

информация - сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления;

исходящие документы - документы, создаваемые в Правительстве Ростовской области и отправляемые за его пределы, а также исходящая внутренняя корреспонденция;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Правительстве Ростовской области с указанием сроков их хранения;

носитель информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения и воспроизведения речевой, звуковой или изобразительной информации;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

подписание документа - выражение ответственности за содержание документа посредством заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица;

подпись - реквизит, содержащий собственноручную подпись должностного или физического лица;

регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

РК - регистрационная карта документа, зарегистрированного в системе "Дело";

РКПД - регистрационная карта проекта документа, зарегистрированного в системе "Дело";