ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 30 сентября 2011 года N 7
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, подготовленных в целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области согласно приложению.
2. Руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области обеспечить соблюдение настоящего распоряжения.
3. Руководителям областных органов исполнительной власти привести инструкции по делопроизводству в соответствие с настоящим распоряжением.
4. Признать утратившим силу постановление Администрации Ростовской области от 09.02.2011 N 52 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области".
5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области - руководителя аппарата Губернатора Ростовской области Артемова В.В.
Губернатор
Ростовской области
В.Ю. Голубев
Распоряжение вносит
общий отдел Правительства
Ростовской области
Приложение
к распоряжению
Правительства
Ростовской области
от 30 сентября 2011 года N 7
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Правительстве Ростовской области
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Правительстве Ростовской области (далее - Правительство области).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламентом Правительства Ростовской области.
1.3. В целях автоматизации делопроизводства в Правительстве области применяется система электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - система "Дело"). Порядок работы с системой "Дело" определяется соответствующей инструкцией для работы пользователей.
1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Ростовской области.
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.
1.6. Работа с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП) определяется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве области.
1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.
1.8. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства на основе единой политики в Правительстве области, областных органах исполнительной власти, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются общим отделом Правительства области (далее - общий отдел). Инструктивные материалы общего отдела по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения во всех подразделениях Правительства области.
1.9. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Правительства области возлагается на министерство информационных технологий и связи Ростовской области. Инструктивные материалы министерства информационных технологий и связи по вопросам совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех подразделениях Правительства области.
1.10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в приемных заместителей Губернатора Ростовской области возлагается на помощников, а в структурных подразделениях Правительства области - на их руководителей.
1.11. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Правительства области. Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства области, обеспечивают его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомят работников подразделения, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции. Должностные обязанности работников структурных подразделений Правительства области, совмещающих выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями, устанавливаются должностными регламентами.
1.12. Работники аппарата Правительства области несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, а также разглашение и передачу служебных документов, их копий и проектов без разрешения руководителя структурного подразделения Правительства области.
1.13. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.
1.14. Об утрате служебных документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП), проектов указов, распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений, распоряжений Правительства Ростовской области, распоряжений Правительства Ростовской области (по аппарату), решений Правительства Ростовской области, служебной корреспонденции сообщается руководителю соответствующего подразделения, который организует проведение служебного расследования. Результаты служебного расследования представляются заместителю Губернатора области - руководителю аппарата Губернатора области.
2. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронная подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа электронной подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения с состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти.
3. Состав управленческих документов Правительства области
3.1. Деятельность Правительства области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Правительства области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия между Правительством области, другими государственными органами и организациями.
Функции управления в Правительстве области реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
3.2. Правовой акт Ростовской области - официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий Ростовской области, принятый государственным органом Ростовской области или должностным лицом в пределах их компетенции, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории Ростовской области, имеющий нормативный или ненормативный характер.
Правовыми актами Ростовской области являются:
областные законы;
постановления Законодательного Собрания Ростовской области;
постановления Правительства Ростовской области;
распоряжения Правительства Ростовской области;
распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату);
указы Губернатора Ростовской области;
распоряжения Губернатора Ростовской области;
акты областных органов исполнительной власти.
3.3. Распорядительные документы.
Распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Правительства, не утвержденные правовыми актами.
К распорядительным документам относятся:
решения Правительства Ростовской области;
решения других совещательных, консультативных и координационных органов;
поручения должностных лиц и др.
3.4. Организационные документы.
Организационные документы - это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.
К организационным документам относятся:
положения о подразделениях, входящих в структурные подразделения Правительства области;
правила;
инструкции (методические рекомендации);
планы.
3.4.1. Положение, правила, инструкция.
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
3.4.2. План.
План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
3.5. Информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся:
протокол;
служебное письмо;
акт;
докладная, объяснительная и служебная записки;
