АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 12 апреля 2010 года N 109-п
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
____________________________________________________________________
Утратил силу с 23 апреля 2013 года на основании постановления Правительства Волгоградской обл. от 23.04.2013 N 189-п.
____________________________________________________________________
"Волгоградская правда", N 71 от 21.04.2010 г.
Изменения и дополнения:
Постановление Администрации Волгоградской области от 23.01.2012 г. N 65-п, НГР: ru34000201200030
В целях совершенствования организации работы с документами в органах исполнительной власти Волгоградской области Администрация Волгоградской области постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области (далее именуются - Правила).
2. Комитету по управлению архивами Администрации Волгоградской области до 1 сентября 2010 г. подготовить, утвердить и довести до органов исполнительной власти Волгоградской области методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области.
3. Органам исполнительной власти Волгоградской области до 1 апреля 2011 г. в соответствии с Правилами, утверждаемыми настоящим постановлением, с учетом условий и специфики своей деятельности разработать и утвердить инструкции по делопроизводству по согласованию с Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области.
4. Утратил силу - Постановление Администрации Волгоградской области от 23.01.2012 г. N 65-п, НГР: ru34000201200030.
5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.
Первый заместитель Главы Администрации Волгоградской области по экономике и инвестиционной политике | Г.А. Чуриков |
УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением
Администрации
Волгоградской области
от 12 апреля 2010 г. N 109-п
ПРАВИЛА делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области
1. Общие положения
1.1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области.
1.2. Требования настоящих Правил распространяются па делопроизводство, ведение которого осуществляется на бумажных носителях и в электронном виде.
1.3. Организация и ведение делопроизводства в органе исполнительной власти Волгоградской области осуществляется структурным подразделением органа исполнительной власти Волгоградской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области (далее именуется - служба делопроизводства).
1.4. Орган исполнительной власти Волгоградской области на основании настоящих Правил разрабатывает инструкцию по делопроизводству с учетом условий и специфики своей деятельности. Инструкция утверждается руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области по согласованию с Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области.
1.5. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
2. Основные понятия
В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти Волгоградской области;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти Волгоградской области;
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти Волгоградской области, с указанием сроков их хранения;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области;
"бланк документа" - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
"служба делопроизводства" - структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области;
"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
"сканирование документа" - получение электронного образа документа;
"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации (раздел 2 в редакции Постановления Администрации Волгоградской области от 23.01.2012 г. N 65-п, НГР: ru34000201200030).
3. Требования к организации документооборота в органе исполнительной власти Волгоградской области
3.1. В документообороте органа исполнительной власти Волгоградской области выделяются следующие основные документопотоки:
поступающая (входящая) документация; отправляемая (исходящая) документация; внутренняя документация.
3.2. В органе исполнительной власти Волгоградской области доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, нарочным и посредством электронной почты.
3.3. Документы, поступающие в орган исполнительной власти Волгоградской области, проходят в службе делопроизводства следующие этапы:
первичная обработка; регистрация;
предварительное рассмотрение; передача руководству на рассмотрение; передача исполнителям; помещение в дело после исполнения.
3.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
3.5. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день (пункт 3.5 в редакции Постановления Администрации Волгоградской области от 23.01.2012 г. N 65-п, НГР: ru34000201200030).
3.6. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области (пункт 3.6 в редакции Постановления Администрации Волгоградской области от 23.01.2012 г. N 65-п, НГР: ru34000201200030).
3.7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти Волгоградской области или по решению руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области иным должностным лицам органа исполнительной власти Волгоградской области. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.
3.8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
3.9. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) органа исполнительной власти Волгоградской области передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
3.10. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Ненадлежаще оформленные документы возвращаются исполнителю.
3.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
3.12. Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти Волгоградской области осуществляется через службу делопроизводства.
3.13. В органе исполнительной власти Волгоградской области службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа исполнительной власти Волгоградской области в установленном им порядке.
3.14. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области могут использоваться дополнительные сведения о документах.
(Пункт 3.14 введен Постановлением Администрации Волгоградской области от 23.01.2012 г. N 65-п, НГР: ru34000201200030.)
4. Создание документов в органе исполнительной власти Волгоградской области
4.1. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Волгоградской области, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, расположенных и оформленных соответствующим образом.
4.2. Бланки органа исполнительной власти Волгоградской области разрабатываются на основе углового или продольного расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в органе исполнительной власти Волгоградской области используются электронные шаблоны бланков документов (пункт 4.2 в редакции Постановления Администрации Волгоградской области от 23.01.2012 г. N 65-п, НГР: ru34000201200030).
4.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
4.4. По назначению бланки подразделяются на:
общий бланк;
бланк конкретного вида документа.
4.5 Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов органа исполнительной власти Волгоградской области утверждаются руководителем этого органа исполнительной власти Волгоградской области (пункт 4.5 в редакции Постановления Администрации Волгоградской области от 23.01.2012 г. N 65-п, НГР: ru34000201200030).
4.6. При подготовке и оформлении документов в органе исполнительной власти Волгоградской области используются следующие реквизиты:
а) герб Волгоградской области;
б) наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;
в) должность лица - автора документа;
г) подпись должностного лица;
д) наименование вида документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование (заголовок) либо аннотация документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
