1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области документов, совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области и повышения его эффективности.
2. Правовым основанием для разработки Инструкции являются нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также Положение об аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области, утвержденное постановлением Губернатора Волгоградской области от 12 апреля 2012 года N 165 "Об утверждении Положения об аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области", Положение о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденное постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 года N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области", Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденные приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 30 августа 2010 года N 121 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области".
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 10.06.2013 N 557)
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Делопроизводство аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области независимо от типа носителя документированной информации ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота - подсистемы комплексной информационной системы "Электронное Правительство Волгоградской области" (далее именуется - система электронного документооборота), предназначенной для осуществления межведомственного документооборота.
4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), могут регулироваться специальными правовыми актами.
5. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с действующим законодательством, подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии" и постановлением Губернатора Волгоградской области от 29 мая 2013 года N 503 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Волгоградской области".
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 22.11.2013 N 1198)
6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области (далее именуются - структурные подразделения аппарата) осуществляет отдел обеспечения документооборота и делопроизводства управления делами аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области (далее именуется - отдел обеспечения документооборота и делопроизводства).
8. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата осуществляется работником, совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.
9. Работники аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области несут установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
10. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения работники обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения аппарата, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения аппарата.
11. При утрате документов проводится служебная проверка.
12. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены своим руководителем или отделом обеспечения документооборота и делопроизводства с настоящей Инструкцией.