8.3.1. Проекты служебных писем передаются на подпись Главе города Салехарда или заместителям Главы города Салехарда через службу делопроизводства.
(в ред. постановлений Администрации МО город Салехард от 28.10.2019 N 2787, от 17.05.2022 N 1163)
Специалисты службы делопроизводства проверяют правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
8.3.2. Исполнитель проекта письма представляет проект письма на бумажном носителе (при необходимости) с визами согласования уполномоченных должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов или с листом согласования, сформированным по итогам согласования средствами РСЭД с использованием механизма "Согласование". В РСЭД исполнитель проекта письма создает проект РКК с приложением текста письма и всех приложений (при наличии) в формате исходных файлов.
(в ред. постановления Администрации МО город Салехард от 17.05.2022 N 1163)
К проектам ответов дополнительно прилагается копия исходного запроса. В проекте РКК таких документов устанавливается связь с РКК исходного запроса.
При направлении письма в несколько адресов исполнителем проекта прилагается завизированный им лист рассылки, а также перечень адресатов в электронном виде по форме согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции, который также размещается в проекте РКК документа.
8.3.3. Документы, прошедшие регистрацию, направляются на отправку или возвращаются исполнителю для ее самостоятельной организации.
Отправка документов за подписью Главы города Салехарда и заместителей Главы Администрации города осуществляется специалистами службы делопроизводства.
(в ред. постановлений Администрации МО город Салехард от 28.10.2019 N 2787, от 17.05.2022 N 1163)
Отправляемые документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно"), а также со сроками исполнения до 3 рабочих дней обрабатываются незамедлительно.
8.3.4. Документы, отправляемые средствами почтовой связи, подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
8.3.5. На заказную корреспонденцию составляется реестр, который затем возвращается в службу делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
8.3.6. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".