Единицей классификации и систематизации документов в документальном фонде является дело. Для учета дел, содержащих документы документального фонда, составляется номенклатура дел.
В ОИВ дела формируются и оформляются в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления <80>.
________________
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством Самарской области, определяющим деятельность ОИВ, положением об ОИВ, его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетной документацией, номенклатурами дел за прошедшие годы, нормативными актами ОИВ, содержащими сведения об образующихся в деятельности документах, перечнями документов с указанием сроков их хранения <81>.
________________
<81> Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236, и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 N 142.
В ОИВ составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатуры дел ОИВ <82>.
________________
<82> Рекомендуемые образцы приведены в приложениях 1 и 2 к Правилам.
Номенклатура дел ОИВ закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), обеспечивает систематизацию и индексацию дел, определяет порядок формирования и учета дел в делопроизводстве (в том числе сроки их хранения).
Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения ЭД (далее - СХЭД). Номенклатура дел ОИВ включается в СЭД и в СХЭД в качестве справочника, на основании которого осуществляется систематизация и учет документов и их метаданных.
Номенклатура дел состоит из разделов. Заголовками разделов являются наименования структурных подразделений либо наименования функций и направлений деятельности ОИВ.
Заголовки дел, содержащих ЭД, а также заголовки дел, содержащих как ЭД, так и документы на бумажном носителе, включаются в номенклатуру дел. В графе "Примечания" указываются особенности формирования дела и вид носителя информации.