Документы, созданные и полученные в процессе деятельности Правительства Тамбовской области, образуют его документальный фонд.
Создание документального фонда Правительства Тамбовской области осуществляется Департаментом путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и приема на хранение.
Оперативное хранение документов Правительства Тамбовской области до передачи их на хранение в Департамент или уничтожение осуществляется в структурных подразделениях Правительства Тамбовской области.
В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.