10.3.1. Выдача дел, находящихся на хранении в структурных подразделениях Правительства Тамбовской области или Департаменте гражданским служащим, работникам Правительства Тамбовской области для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится по запросам, подписанным руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения Правительства Тамбовской области, запрашивающего дело (документ) и с разрешения директора Департамента или руководителя структурного подразделения Правительства Тамбовской области, документы которого запрашиваются.
10.3.2. Дела, документы выдаются во временное пользование гражданскому служащему, работнику Правительства Тамбовской области на срок не более одного месяца.
Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Главы Тамбовской области, заместителей Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области или уполномоченного ими лица.
При необходимости срок использования документов может быть продлен.
10.3.3. В письменном запросе гражданских служащих Правительства Тамбовской области о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.
10.3.4. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.
На место изъятого подлинника документа директор Департамента или руководитель структурного подразделения Правительства Тамбовской области вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.
После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам государственных органов, подлинники документов должны быть возвращены в структурное подразделение Правительства Тамбовской области и помещены в дело.
Работникам, не имеющим права доступа к РСЭД, электронные документы выдаются на физически обособленном носителе, высылаются по электронному адресу работника, запрашивающего документ, или иным образом.
10.3.5. Департаментом ведется учет выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.
10.3.6. Гражданские служащие, работники Правительства Тамбовской области обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или их копий работникам других структурных подразделений Правительства Тамбовской области или других организаций.
10.3.7. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности Правительства Тамбовской области, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
10.3.8. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями Правительства Тамбовской области и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).
10.3.9. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела.