10.2.1. Дела со дня их заведения до передачи на хранение в Департамент или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях Правительства Тамбовской области.
Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
10.2.2. Исполненные документы в десятидневный срок должны передаваться исполнителем ответственному за делопроизводство для формирования их в дела. При этом исполнителем делается отметка о списании документа в РСЭД. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения Правительства Тамбовской области или исполнитель в соответствии с индексом дела по номенклатуре.
10.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
приложения помещаются вместе с основными документами (приложения объемом свыше 100 листов могут выделяться в отдельные тома);
формировать в дело правильно и полностью оформленные документы со всеми необходимыми реквизитами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
не включать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
помещать факсограммы, телефонограммы и телеграммы в дела с перепиской на общих основаниях;
по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.
10.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху-вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.