10.1.1. Номенклатура дел закрепляет группировку исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, для составления актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
10.1.2. Номенклатура дел Правительства Тамбовской области включается в состав РСЭД в качестве справочника, закрепляющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в РСЭД.
10.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательными и нормативно-методическими документами Российской Федерации в сфере архивного дела, Уставом (Основным Законом) Тамбовской области Российской Федерации, положениями о структурных подразделениях Правительства Тамбовской области, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за прошедшие годы, локальными нормативными актами, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности Правительства Тамбовской области, перечнями документов с указанием сроков их хранения.
10.1.4. В Правительстве Тамбовской области составляются сводная номенклатура дел Правительства Тамбовской области (приложение N 21 к настоящей Инструкции) и номенклатуры дел структурных подразделений Правительства Тамбовской области (приложение N 22 к настоящей Инструкции).
10.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения Правительства Тамбовской области на следующий календарный год составляется ответственным за делопроизводство, подписывается руководителем структурного подразделения Правительства Тамбовской области и представляется в Департамент до 1 декабря текущего года, в том числе и в электронном виде.
Вновь созданное структурное подразделение Правительства Тамбовской области обязано в месячный срок со дня создания разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Департамент.
При включении в номенклатуру новых дел структурное подразделение Правительства Тамбовской области информирует Департамент письмом с указанием индекса дела, его заголовка, срока хранения и основания для заведения дела.
10.1.6. Сводная номенклатура дел составляется в декабре текущего года на предстоящий календарный год Департаментом на основе номенклатур дел структурных подразделений Правительства Тамбовской области.
10.1.7. Сводная номенклатура дел Правительства Тамбовской области подписывается директором Департамента, визируется должностным лицом, ответственным за хранение документов в Департаменте, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией Правительства Тамбовской области (далее - ЭК), экспертно-проверочной комиссией министерства культуры Тамбовской области (далее - ЭПК) (не реже одного раза в 5 лет) и утверждается заместителем руководителя аппарата Правительства Тамбовской области.
10.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Правительства Тамбовской области получают выписки из соответствующих ее разделов на бумажном носителе или в электронной форме для использования в работе.
10.1.9. Сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах.
Первый экземпляр утвержденной сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Департамента.
Второй экземпляр используется в Департаменте в качестве рабочего.