21.1. Номенклатура дел.
21.1.1. Сводная номенклатура дел (далее - номенклатура) в исполнительных органах составляется сотрудником, ответственным за ведение архива, на основе номенклатур структурных подразделений исполнительных органов.
Номенклатура структурного подразделения исполнительного органа составляется по рекомендуемому образцу, прилагаемому к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 N 77 (приложения N 36, 37).
(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 31.01.2024 N 14)
Номенклатура составляется на календарный год, вводится в действие с 1 января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке, утверждается руководителем исполнительного органа после ее согласования экспертно-проверочной комиссией исполнительного органа.
Один раз в пять лет номенклатура направляется на согласование экспертно-методической комиссии государственного казенного учреждения Астраханской области "Государственный архив Астраханской области" и экспертно-проверочной комиссии министерства культуры Астраханской области.
(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 13.06.2023 N 66)
Названиями разделов номенклатуры являются названия структурных подразделений исполнительных органов. Каждому разделу номенклатуры дел присваивается индекс соответствующего структурного подразделения исполнительного органа. Если в течение года в исполнительном органе создается новое структурное подразделение, то ответственный за делопроизводство этого подразделения должен в течение месяца подготовить номенклатуру данного подразделения и передать ее сотруднику, ответственному за ведение архива, для последующего включения в состав сводной номенклатуры.
21.1.2. Номенклатура дел включает в себя виды документов, образующихся в деятельности структурных подразделений исполнительных органов.
Наименование дел, включаемых в номенклатуру, составляется по вопросам и темам, определяющим содержание документов, с указанием их разновидности. В конце каждого раздела номенклатуры предусматривается несколько резервных (свободных) индексов дел для включения в течение года в рабочий экземпляр номенклатуры заголовков дел, не предусмотренных при ее утверждении.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовки дел в номенклатуре располагаются в порядке важности включенных в них документов.
Все дела имеют свой индекс, который состоит из цифрового кода структурного подразделения исполнительного органа и порядкового номера дел по номенклатуре.
Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же индексом и номером в течение всего срока.
Номенклатура предусматривает формирование документов постоянного хранения отдельно от документов временного хранения.