1.1. Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах Астраханской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, контролю за исполнением, хранению и использованию образующихся в деятельности исполнительных органов Астраханской области (далее - исполнительные органы) документов в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора Астраханской области (далее - Губернатор) и Правительства Астраханской области (далее - Правительство).
Инструкция разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", Приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федеральной службы охраны Российской Федерации от 12.07.2024 N 611/96 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций", ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Порядком организации деятельности Губернатора Астраханской области, утвержденным Постановлением Губернатора Астраханской области от 28.09.2022 N 112 "Об организации деятельности Губернатора Астраханской области" (далее - Порядок организации деятельности Губернатора), Регламентом Правительства Астраханской области, утвержденным Постановлением Правительства Астраханской области от 28.09.2022 N 462-П (далее - Регламент Правительства).
(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 12.09.2024 N 129)
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами (включая подготовку, обработку, хранение и использование документов). Единая система электронного документооборота Астраханской области используется в исполнительных органах в соответствии с Положением о единой системе электронного документооборота Астраханской области, утвержденным Постановлением Правительства Астраханской области от 24.10.2022 N 509-П (далее - ЕСЭД), и обеспечивает выполнение требований Инструкции.
Участники ЕСЭД осуществляют работу в ЕСЭД в соответствии с инструкциями работы в ЕСЭД для пользователей ЕСЭД, регламентом информационного взаимодействия ЕСЭД, а также иными эксплуатационными документами, утвержденными оператором ЕСЭД.
1.3. Требования и порядок работы с документами, которые установлены настоящей Инструкцией, обязательны для членов Правительства, руководителей исполнительных органов, государственных гражданских служащих Астраханской области, работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Астраханской области, в исполнительных органах (далее - работники).
Работники несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и разглашение содержащейся в них информации.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Особенности работы с документами, изданиями и машинными носителями, содержащими информацию ограниченного доступа, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну, регулируются законодательством Российской Федерации и разделом 23 настоящей Инструкции.
1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются только в части общих принципов работы с документами и подготовки документов к передаче на хранение в архив.
1.7. Передача сведений об изданных (принятых) нормативных правовых и иных правовых актах Губернатора и Правительства представителям средств массовой информации осуществляется управлением пресс-службы и информации администрации Губернатора Астраханской области.
1.8. При служебной необходимости передача копий документов государственным органам, органам местного самоуправления муниципальных образований Астраханской области (далее - органы местного самоуправления), юридическим и физическим лицам в администрации Губернатора Астраханской области (далее - администрация) допускается с разрешения вице-губернатора - руководителя администрации, заместителей руководителя администрации или начальника управления документационного обеспечения и контроля администрации; в исполнительных органах - с разрешения руководителя исполнительного органа, иного должностного лица в соответствии с полномочиями.
1.9. При необходимости получения бумажной копии электронного документа он распечатывается из ЕСЭД и заверяется подписью ответственного лица исполнительного органа, обладающего таким правом в соответствии с должностным регламентом.
1.10. Запрещается направлять подлинники документов в организации, не являющиеся исполнительными органами или территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.