ПРАВИТЕЛЬСТВО ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 1 февраля 2024 года N 74

Об утверждении Положения об оптимизации процессов в Ленинградской области и признании утратившими силу отдельных постановлений Правительства Ленинградской области

(с изменениями на 18 июня 2024 года)

В соответствии со статьей 38 Устава Ленинградской области, областным законом от 8 августа 2016 года N 76-оз "О Стратегии социально-экономического развития Ленинградской области до 2030 года и признании утратившим силу областного закона "О Концепции социально-экономического развития Ленинградской области на период до 2025 года", в целях обеспечения социально-экономического развития Ленинградской области Правительство Ленинградской области

постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об оптимизации процессов в Ленинградской области.

2. Признать утратившими силу:

постановление Правительства Ленинградской области от 30 декабря 2020 года N 901 "Об утверждении Положения об оптимизации процессов в органах исполнительной власти Ленинградской области";

постановление Правительства Ленинградской области от 3 августа 2021 года N 503 "О внесении изменений в постановление Правительства Ленинградской области от 30 декабря 2020 года N 901".

3. Настоящее постановление вступает в силу с даты подписания.

Губернатор

Ленинградской области

А.Дрозденко

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Ленинградской области

от 1 февраля 2024 года N 74

Положение об оптимизации процессов в Ленинградской области

(с изменениями на 18 июня 2024 года)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает цели и порядок оптимизации процессов государственного управления в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее - оптимизация процессов, органы исполнительной власти), процессов осуществления государственных функций и оказания государственных услуг, а также состав и функции участников деятельности по оптимизации процессов.

1.2. Оптимизация процессов применяется в целях:

сокращения трудозатрат работников органов исполнительной власти, подведомственных им учреждений на осуществление государственных функций и оказание государственных услуг на территории Ленинградской области;

оптимизации расходов областного бюджета Ленинградской области на исполнение государственных функций и оказание государственных услуг;

повышения качества исполнения государственных функций и оказания государственных услуг;

реализации целей и задач федерального проекта "Цифровое государственное управление" национального проекта "Цифровая экономика", утвержденного протоколом от 28 мая 2019 года N 9 президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности;

реализации национальной цели "Цифровая трансформация", определенной Указом Президента Российской Федерации от 21 июля 2020 года N 474 "О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года", и подпункта "в" пункта 1 перечня поручений по итогам совещания с членами Правительства, утвержденного Президентом Российской Федерации 10 октября 2020 года N Пр-1648;

реализации инициативы социально-экономического развития Российской Федерации "Государство для людей", утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 6 октября 2021 года N 2816-р об утверждении перечня инициатив социально-экономического развития Российской Федерации до 2030 года.

1.3. Оптимизация процессов осуществляется органами исполнительной власти, подведомственными им учреждениями с привлечением сотрудников процессного офиса, за исключением случая, предусмотренного пунктом 4.2.2 настоящего Положения.

2. Термины и определения, используемые в настоящем Положении

2.1. Процесс - устойчивая, повторяющаяся совокупность взаимосвязанных работ, направленная на выполнение функций и предоставление услуг, преобразующая по определенной технологии (регламенту) входы (в форме материалов, ресурсов, требований) для получения намеченного результата - выхода (например, услуги, документа), представляющего ценность для потребителя результатов процесса.

2.2. Вход процесса - материальный или информационный объект, являющийся существенным условием выполнения процесса.

2.3. Результат (выход) процесса - преобразованный при выполнении процесса ресурс (вход процесса).

2.4. Потребитель результата процесса - субъект, непосредственно использующий результат (выход) процесса в качестве ресурса и формулирующий требования к результату (выходу) процесса.

2.5. Внутренний потребитель (клиент) - потребитель результата (выхода) процесса, являющийся органом исполнительной власти, подведомственным учреждением, их структурным подразделением или работником.

2.6. Внешний потребитель (клиент) - потребитель результата (выхода) процесса, являющийся физическим, юридическим лицом, органом власти, органом местного самоуправления и не являющийся органом исполнительной власти, подведомственным учреждением, их структурным подразделением или работником.

2.7. Владелец процесса - орган исполнительной власти, подведомственное учреждение, которое имеет в своем распоряжении выделенные ресурсы для организации процесса, управляет ходом процесса и несет ответственность за результаты и эффективность процесса.

2.8. Участник процесса - структурное подразделение или работник органа исполнительной власти, непосредственно участвующие в процессе преобразования входов в выходы в рамках процесса.

2.9. Итерация (шаг) процесса - выполняемая отдельным работником часть процесса, дальнейшая декомпозиция которой для анализа и оптимизации процесса нецелесообразна.

2.10. Показатель процесса - количественный или качественный параметр, характеризующий процесс как объект управления.

2.11. Стоимость процесса - стоимостная совокупность всех ресурсов (издержек), используемых в ходе процесса, затраты на которые несут органы исполнительной власти и подведомственные им учреждения.

2.12. Ресурсы процесса - материальные и нематериальные средства, используемые в ходе процесса.

2.13. Процессный офис - структурное подразделение Комитета экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградской области (далее - Комитет).

2.14. Калькулятор процесса - информационно-аналитическое решение, разрабатываемое и поддерживаемое процессным офисом, позволяющее автоматически рассчитывать стоимость процесса на основе данных о фактической стоимости ресурсов.

2.15. Оптимизация процесса - деятельность, направленная на преобразование процесса с целью сокращения его стоимости, исключения возникающих в ходе процесса ошибок и потерь, более точного удовлетворения требований потребителей результатов (выходов) процесса.

2.16. Портал по процессному управлению - подсистема программного продукта, обеспечивающего визуализацию результатов мониторинга реализации государственных программ и показателей социально-экономического развития, предназначенная для размещения в открытом доступе информации по оптимизации процессов, справочных и обучающих материалов, а также информационно-технологической поддержки работ по оптимизации процессов.

2.17. Ключевой показатель эффективности процесса - измерение хода или результата (выхода) процесса, представляющее ценность для потребителя результата (выхода) процесса или характеризующее качество процесса.

2.18. Реестр процессов - совокупность всех взаимосвязанных и (или) взаимодействующих процессов органа исполнительной власти, представленная в виде справочника.

2.19. Типовой перечень процессов - перечень процессов, содержащий процессы, которые потенциально осуществляются органами исполнительной власти.

2.20. Внутриведомственный процесс - процесс, в котором участвует несколько структурных подразделений органа исполнительной власти.

2.21. Межведомственный процесс - процесс, в выполнении которого принимают участие сотрудники нескольких органов исполнительной власти.

2.22. Жизненная ситуация - наличие или наступление обстоятельств, влекущих для внутреннего или внешнего клиента возможность или необходимость взаимодействия с органами исполнительной власти и уполномоченными организациями в целях получения услуг и сервисов.

2.23. Клиентоцентричность - концепция государственного управления, ориентированная на постоянное совершенствование процессов удовлетворения потребностей клиента на основе непрерывного изучения клиентского опыта.

(Пункт дополнительно включен постановлением Правительства Ленинградской области от 18 июня 2024 года N 419)     

3. Функции участников деятельности по оптимизации процессов

3.1. Владелец процесса.

Представитель владельца процесса (должностное лицо не ниже уровня начальника структурного подразделения, ответственного за реализацию оптимизируемого процесса) является руководителем рабочей группы (команды) по оптимизации процесса.

Функциями владельца процесса являются:

1) проведение встреч рабочей группы (команды) по оптимизации процесса;

2) предоставление участникам рабочей группы (команды) по оптимизации процесса информации о факторах, влияющих на процесс, в том числе приводящих к временным, ресурсным потерям;

3) организация внутренних мероприятий, направленных на обеспечение достижения ключевых показателей эффективности процесса;

4) участие в работе по оптимизации процесса;

5) направление в процессный офис информации о процессах для проведения анализа существующего хода и условий процесса, проектирования целевого процесса и проведения постмониторинга;

6) согласование и (или) утверждение плана мероприятий ("дорожной карты") по оптимизации процесса и ключевых показателей эффективности процесса;

7) назначение лиц, ответственных за исполнение плана мероприятий ("дорожной карты") по оптимизации процесса;

8) реализация оптимизационных решений плана мероприятий ("дорожной карты") по оптимизации процесса, по которым назначен ответственным;

9) проведение оценки уровня соответствия процесса принципам и стандартам клиентоцентричности.

3.2. Процессный офис.

Функции процессного офиса установлены постановлением Правительства Ленинградской области от 21 апреля 2014 года N 144 "Об утверждении Положения о Комитете экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградской области и о признании утратившими силу отдельных постановлений Правительства Ленинградской области" и Положением о департаменте процессного управления и государственных услуг Комитета.

Руководитель процессного офиса формирует запрос информации о фактическом ходе процесса (в том числе о фактической стоимости ресурсов) в адрес органов исполнительной власти, подведомственных им учреждений.

Сотрудники процессного офиса являются администраторами рабочих групп (команд) по оптимизации процессов и участвуют в оптимизации процессов, в том числе:

1) определяют проблему процесса, цели; уточняют задачи для оптимизации процессов;

2) обеспечивают организацию встреч рабочей группы (команды) по оптимизации процесса, включая подготовку и рассылку повестки дня встреч рабочей группы (команды) по оптимизации процесса, материалов и документов;

3) обеспечивают ведение протоколов встреч рабочей группы (команды) по оптимизации процесса (при необходимости);

4) выявляют и анализируют существующий ход процесса, а также факторы, влияющие на процесс и приводящие к временным, ресурсным потерям;

5) формируют карту текущего состояния процесса;

6) создают и размещают на портале по процессному управлению документы, являющиеся результатом работ по оптимизации процесса, в соответствии с пунктом 5.4 настоящего Положения;

7) принимают участие в реализации оптимизационных решений плана мероприятий ("дорожной карты") по оптимизации процесса;

8) обеспечивают контроль за исполнением планов мероприятий ("дорожных карт") по оптимизации процессов и информируют руководителей соответствующих органов исполнительной власти о проблемах, возникших при реализации оптимизационных решений;

9) формируют проекты оптимизационных решений, в том числе проекты планов мероприятий ("дорожных карт") по оптимизации процессов и перечень ключевых показателей эффективности оптимизируемого процесса, для утверждения;

10) принимают участие в разработке технических заданий на создание, модернизацию и развитие информационных систем Ленинградской области;

11) организуют информационное взаимодействие между участниками рабочих групп (команд) по оптимизации процессов;

12) привлекают внешних экспертов и организуют экспертное сопровождение оптимизации процессов;

13) проектируют целевые состояния процесса для повышения качества, сокращения затрат и времени процесса, решения проблем процесса;

14) осуществляют постмониторинг процесса по результатам оптимизации;

15) инициируют внедрение и приведение к соответствию процессов принципам и стандартам клиентоцентричности органами исполнительной власти;

16) проводят оценку уровня соответствия принципам и стандартам клиентоцентричности органов исполнительной власти.