РД 52.19.568-2010 Организация комплектования, учета, хранения и использования документов архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении

     4 Общие положения

4.1 В соответствии с положениями [7] - [9] участники деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях осуществляют накопление и хранение информации о состоянии окружающей среды, ее загрязнении. В Росгидромете эту функцию - формирование фонда о состоянии окружающей среды, ее загрязнении - выполняют территориальные органы и госучреждения Росгидромета.

4.2 Госфонд Росгидромета формируется в ОФД УГМС и/или госучреждений Росгидромета, которые обеспечивают хранение (в том числе и депозитарное с учетом [2]) данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении и доступ к ним.

4.3 Настоящий руководящий документ служит целям организации комплектования, хранения и пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации.

4.4 В своей деятельности ОФД руководствуются федеральными законами [1], [3], [5], [10], [11], постановлением [12], положениями [7] - [9], [13], перечнем [2], административным регламентом [14], правилами [4], [6], [15], методикой [16] и настоящим руководящим документом.

4.5 Работа по фондированию архивных документов Госфонда Росгидромета осуществляется в его источниках комплектования в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в ОФД.

4.6 В Госфонде Росгидромета архивные документы формируются по единицам хранения. Единицы хранения организуются согласно схеме систематизации архивных документов.

4.7 Схема систематизации архивных документов в ОФД госучреждений Росгидромета является основанием для внутренней организации единиц хранения Госфонда Росгидромета и основывается на РД 52.19.143 и закрепляется описями дел, документов.

4.8 Систематизация единиц хранения в пределах Госфонда Росгидромета по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

- структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к источнику комплектования или структурному подразделению госучреждения);

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

- тематического (с учетом вида информации, к которому относится содержание, единиц хранения и статей перечня);

- географического (в соответствии с определенными территориями, с которыми связано содержание документов);

- авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

При систематизации единиц хранения электронной документации дополнительно используются объектный и форматный признаки.

4.9 Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов Госфонда Росгидромета.

4.10 Сохранность архивных документов Госфонда Росгидромета обеспечивается комплексом мероприятий по созданию оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов и надлежащей организацией хранения архивных документов, исключающих их хищение или утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

4.11 Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы Госфонда Росгидромета:

- секретные;

- уникальные;

- пораженные биологическими вредителями.