Внутри организации должны быть приняты стандарты и руководства для:
модели жизненного цикла программного обеспечения;
типов и взаимосвязей документов;
содержания документа;
качества документа;
форматов документа;
обозначения документа.
Данные стандарты и руководства будут определять, как следует выполнять задачи документирования, и будут обеспечивать критерии для оценки полноты, полезности и соответствия программной документации, создаваемой в организации.
По возможности, должны быть приняты действующие международные и национальные стандарты. Если подходящие стандарты отсутствуют, то организация должна разработать собственные.
Большинство стандартов и руководств выдают рекомендации, которые применимы на общем уровне. Зачастую будут требоваться управленческие решения для адаптации общих рекомендаций к конкретным проектам. Применение стандартов, распространяющихся на организацию документирования, облегчит руководителям проекта определение следующих вопросов:
какие типы документов требуются?
каков объем представляемой документации?
что документы содержат?
какой уровень качества будет достигнут?
где документы будут созданы?
как документы будут храниться, сопровождаться и обращаться?
Если возможен контракт на программное обеспечение, контракт должен требовать, чтобы документация удовлетворяла принятым стандартам. Он должен определять типы поставляемых документов, уровень качества каждого и процедуры их проверки и утверждения.