ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 12.05.94 г. N 146

О создании государственного архива
документов по личному составу

________________________________________

На основании Распоряжения Администрации Смоленской
области от 15.09.2004 г. № 856-р/адм документ утратил силу
________________________________________

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 21.03.94 N 358-Р и во исполнение постановления Главы администрации области от 08.12.93 N 258 и распоряжения от 29.03.94 N 132-Р и в целях обеспечения сохранности документов по личному составу

1. Архивному управлению (С.Солодовникова) создать государственный архив документов по личному составу для приема на государственное хранение дел ликвидированных учреждений, организаций и предприятий.

2. Утвердить положение о государственном архиве документов по личному составу Смоленской области, приложение 1.

3. Финансовому управлению (А. Ященко) учесть при формировании областного бюджета выделение 10,0 млн. руб. на эти цели.

     А.Глушенков

Положение
о государственном архиве документов
по личному составу Смоленской области

1. Общие положения.

1.1. Государственный архив документов по личному составу Смоленской области создан областной администрацией в целях наиболее полного удовлетворения социально-правовых интересов граждан и подчиняется непосредственно архивному управлению администрации.

Архив является учреждением системы Государственной архивной службы России и осуществляет комплектование, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации федерального и местного значения.

1.2. Деятельность Архива финансируется за счет средств бюджета области, а также источников, не противоречащих действующему законодательству.

1.3. Архив руководствуется в своей деятельности законодательством Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Совета Министров Российской Федерации, постановлениями, решениями и распоряжениями органов представительной и исполнительной власти области, приказами, правилами, инструкциями Государственной архивной службы, архивного управления администрации области, настоящим положением, а также другими нормативными актами.

2. Состав документов

2.1. В состав документов Архива могут входить:

2.1.1. документы по личному составу ликвидированных (в отсутствие правопреемника), приватизированных, реорганизованных (с изменением формы собственности), государственных учреждений, организаций и предприятий на любых видах носителей,

2.1.2. законченные делопроизводством документы по личному составу действующих и ликвидированных негосударственных учреждений, хранящихся в Архиве на основе договора, заключенного между собственником документов и Архивом.

2.2. Архив хранит учетные документы, научно-справочный аппарат, архивные справочники, информационные базы данных и другие материалы, дополняющие и раскрывающие состав и содержание фондов Архива.

2.3. Архив может по договоренности с учреждением принимать на хранение и другие документы, в том числе, связанные с обеспечением социально-правовой защиты граждан.

3. Основные задачи.

Основными задачами Архива являются:

3.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архиве.

3.2. Комплектование Архива документами по личному составу Архивного фонда Российской Федерации.

3.3. Организация информации, использование документов и создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах Архива.

3.4. Ведение научно-методической работы в области архивоведения и документоведения.

4. Функции.

Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в архивное управление сведения для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.2. Осуществляет меры по улучшению физического состояния документов, проводит их реставрацию, проверку наличия дел.

4.3. Выявляет и ведет учет ликвидированных, приватизированных и реорганизованных (с изменением формы собственности) организаций.

4.4. Организует отбор, при необходимости осуществляет упорядочение на договорной основе и прием документов по личному составу на государственное хранение.

4.5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве.

4.6. Осуществляет в пределах делегированных архивным управлением прав и полномочий организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью ведомственных архивов и организацией документов по личному составу в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий независимо от формы собственности.

4.7. Информирует органы государственной власти, другие заинтересованные учреждения и организации о документах Архива.

4.8. Исполняет запросы государственных, иных учреждений и организаций, граждан Российской Федерации, зарубежных организаций и граждан по документам Архива, в том числе на договорных началах, выдает им справки социально-правового характера.

4.9. Проводит работу по установлению местонахождения документов по личному составу не принятых в Архив и информирует об этом заинтересованные учреждения и граждан.

4.10. В установленном порядке оказывает платные услуги учреждениям, организациям и гражданам в выполнении работ по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию документов по личному составу.

4.11. С учетом потребностей использования документов, создает банки и базы данных для обеспечения поиска информации.

4.12. Принимает участие в разработке и внедрении нормативно-методических пособий по вопросам организации документов по личному составу в делопроизводстве, использования их в целях социально-правовой защиты граждан.

4.13. Оказывает по поручению архивного управления научно-методическую помощь учреждениям Государственной архивной службы области городского и районного звена.

4.14. На основании государственных программ развития архивного дела, отраслевых программ, с учетом состояния Архива разрабатывает и по согласованию с архивным управлением утверждает планы работы, представляет отчеты о своей деятельности.

4.15. Внедряет прогрессивные методы работы на базе отраслевых нормативов.

4.16. Принимает меры по комплексному решению вопросов улучшению условий труда, быта работников Архива, их социальной защите.

4.17. Своевременно и внимательно рассматривает поступившие от учреждений, организаций и граждан предложения и заявления, принимает меры к устранению недостатков в работе Архива. Проводит прием граждан.

4.18. Совместно с другими государственными архивами проводит семинары для работников, ответственных за делопроизводство и архив, отделов кадров и бухгалтерий по вопросам обеспечения сохранности документов по личному составу и подготовки их к передаче в Архив.

5. Права Архива.

Архиву предоставляется право:

5.1. Получать в установленном порядке от учреждений и организаций, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, необходимые материалы о работе и состоянии архивов, организации документов по личному составу в делопроизводстве.

5.2. Иметь своих представителей в экспертных и ликвидационных комиссиях учреждений и организаций для решения вопросов сохранности документов по личному составу.

5.3. Заключать договоры с заинтересованными организациями о хранении, использовании и упорядочении документов по личному составу, применять договорные цены.

5.4. Требовать от руководителей организаций своевременной оплаты за услуги, оказанные Архивом в соответствии с договором.

5.5. В установленном порядке давать учреждениям и организациям обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и организации документов по личному составу в делопроизводстве и контролировать выполнение этих указаний.

Работники архива для выполнения своих обязанностей имеют право посещать архивы и делопроизводственные подразделения учреждений и организаций.

5.6. По поручению архивного управления информировать руководителей учреждений, организаций и предприятий, а при необходимости государственной власти о выявленных недостатках в сохранности документов по личному составу и организации работы с документами в делопроизводстве.

5.7. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов квалифицированных специалистов из других учреждений и организаций.

5.8. В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и по согласованию с архивным управлением распоряжаться оборудованием, инвентарем и другими материальными ценностями и ресурсами.

5.9. Безвозмездно получать денежные средства и материальные ценности из благотворительных и других общественных фондов, от иных юридических и физических лиц, использовать их на развитие материально-технической базы Архива, материальное стимулирование и удовлетворение социально-бытовых и культурных нужд работников.

6. Руководство Архивом.

6.1. Архив возглавляет директор. Директор назначается и освобождается от должности руководством архивного управления администрации области.

6.2. Директор архива:

6.2.1. организует деятельность архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач.

6.2.2. издает в пределах своей компетенции приказы, дает указания, проверяет их исполнение.

6.2.3. решает вопросы выдачи документов учреждениям и организациям во временное пользование.

6.2.4. обеспечивает надлежащую техническую эксплуатацию помещений Архива, соблюдение правил пожарной безопасности.

6.3. Директор Архива входит в состав коллегии и экспертно-проверочной комиссии архивного управления и осуществляет работу в контракте и деловом сотрудничестве с другими учреждениями Государственной архивной службы области.

6.4 При архиве действует экспертная комиссия для рассмотрения вопросов экспертизы ценности документов Архива, отбора дел, подлежащих хранению в Архиве.

6.5. Архив является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба России и своим наименованием.

6.6. Ликвидация или реорганизация Архива осуществляется руководством администрации области по предложению архивного управления.