ГУБЕРНАТОР ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 26 сентября 2013 года N 94-пг

О работе с электронными документами в системе электронного документооборота Ленинградской области

(с изменениями на 8 июня 2016 года)

В целях оптимизации деятельности органов исполнительной власти Ленинградской области

постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с электронными документами в системе электронного документооборота Ленинградской области.

2. Установить, что с 1 ноября 2013 года осуществление работы с электронными документами в системе электронного документооборота Ленинградской области является обязательным.

3. Внести в Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области, утвержденную постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года N 253-пг (с изменениями), изменение, дополнив пункт 1.1 абзацем следующего содержания:

"Порядок работы с электронными документами в системе электронного документооборота Ленинградской области, а также порядок согласования (визирования) проектов правовых актов Ленинградской области с использованием модуля системы электронного документооборота Ленинградской области "Модуль согласования проектов правовых актов системы электронного документооборота Ленинградской области" определяются постановлением Губернатора Ленинградской области.".

4. Аппарату Губернатора и Правительства Ленинградской области осуществлять контроль за деятельностью органов исполнительной власти Ленинградской области по организации работы с электронными документами в системе электронного документооборота Ленинградской области.

5. Аппарату Губернатора и Правительства Ленинградской области, Комитету по связи и информатизации Ленинградской области обеспечивать внедрение и развитие системы электронного документооборота Ленинградской области.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 10 июня 2016 года постановлением Губернатора Ленинградской области от 8 июня 2016 года N 55-пг. - См. предыдущую редакцию)

6. Органам исполнительной власти Ленинградской области до 15 октября 2013 года определить ответственных за работу с электронными документами в системе электронного документооборота Ленинградской области, а также внести соответствующие изменения в должностные регламенты (должностные инструкции).

7. Контроль за исполнением постановления возложить на аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области и Комитет по связи и информатизации Ленинградской области.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 10 июня 2016 года постановлением Губернатора Ленинградской области от 8 июня 2016 года N 55-пг. - См. предыдущую редакцию)

Губернатор
Ленинградской области
А.Дрозденко

Приложение

УТВЕРЖДЕН
постановлением Губернатора
Ленинградской области
от 26 сентября 2013 года N 94-пг

     
Порядок работы с электронными документами в системе электронного документооборота Ленинградской области

(с изменениями на 8 июня 2016 года)

1. Общие положения

1.1. Порядок работы с электронными документами в системе электронного документооборота Ленинградской области (далее - Порядок) регулирует процесс создания и обмена электронными документами между органами исполнительной власти Ленинградской области, в том числе с использованием квалифицированной электронной подписи и (или) электронной подписи.

1.2. Подготовка и оформление проектов областных законов, проектов правовых актов Губернатора Ленинградской области, проектов правовых актов Правительства Ленинградской области осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области, утвержденной постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года N 253-пг, а также Порядком согласования (визирования) проектов правовых актов Ленинградской области с использованием модуля системы электронного документооборота Ленинградской области "Модуль согласования проектов правовых актов системы электронного документооборота Ленинградской области", утвержденным постановлением Губернатора Ленинградской области.

1.3. В настоящем Порядке используются следующие термины:

система электронного документооборота органов исполнительной власти Ленинградской области (далее - СЭД ЛО) - совокупность процессов создания электронных документов и обмена ими в органах исполнительной власти Ленинградской области с использованием информационной системы;

участники СЭД ЛО - лица, замещающие государственные должности Ленинградской области, органы исполнительной власти Ленинградской области;

пользователи СЭД ЛО - лица, замещающие государственные должности Ленинградской области, работники органов исполнительной власти Ленинградской области, которым предоставлен доступ к СЭД ЛО;

бумажная копия электронного документа - документ на бумажном носителе, полученный посредством распечатки электронного документа и заверенный лицом, обладающим полномочиями по заверению электронных документов;

электронная копия документа - документ на электронном носителе, полученный путем сканирования подлинника документа, подписанного уполномоченным должностным лицом.

Иные понятия используются в значениях, определенных действующим законодательством.

2. Организация работы участников СЭД ЛО с электронными документами, подписанными квалифицированной электронной подписью и (или) электронной подписью

2.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД ЛО.

2.2. Электронные документы участников СЭД ЛО создаются с использованием квалифицированной электронной подписи и (или) электронной подписи в случае их адресации иным участникам СЭД ЛО.

Электронные документы, обмен которыми происходит между пользователями СЭД ЛО одного участника СЭД ЛО, подписываются простой электронной подписью.

В случае если адресатом созданного в СЭД ЛО электронного документа выступает субъект, не являющийся участником СЭД ЛО, такому адресату направляется бумажная копия электронного документа.

2.3. В СЭД ЛО право квалифицированной электронной подписи (использования квалифицированной электронной подписи) имеют руководители органов исполнительной власти Ленинградской области, их заместители, а также уполномоченные лица.

В СЭД ЛО право электронной подписи (использования электронной подписи) имеют все пользователи СЭД ЛО.

2.4. Прием, регистрация и отправка электронных документов, поступающих в адрес Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, вице-губернаторов Ленинградской области, первого заместителя Председателя Правительства Ленинградской области, заместителей Председателя Правительства Ленинградской области, осуществляются аппаратом Губернатора и Правительства Ленинградской области.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 10 июня 2016 года постановлением Губернатора Ленинградской области от 8 июня 2016 года N 55-пг. - См. предыдущую редакцию)

2.5. Прием, регистрация, обработка и отправка электронных документов, поступающих в адрес органов исполнительной власти Ленинградской области, осуществляются службами делопроизводства соответствующих органов исполнительной власти Ленинградской области, обеспечивающими их деятельность.

2.6. Доставка и отправка электронных документов осуществляются по информационно-телекоммуникационным сетям.

2.7. Электронные документы в службах делопроизводства участников СЭД ЛО проходят первичную обработку и регистрацию.

В СЭД ЛО электронные документы хранятся и передаются с их регистрационными данными, зафиксированными в электронной карточке.

2.8. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресации (доставки) электронных документов, проверку подлинности квалифицированной электронной подписи и (или) электронной подписи (при наличии) с использованием средств информационной системы аккредитованного удостоверяющего центра, проверку наличия указанных в тексте документа приложений.

Не подлежат принятию электронные документы:

не соответствующие требованиям оформления, установленным Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области, а также Порядком согласования (визирования) проектов правовых актов Ленинградской области с использованием модуля системы электронного документооборота Ленинградской области "Модуль согласования проектов правовых актов системы электронного документооборота Ленинградской области";

направленные не по адресу;

не содержащие приложений при указании в тексте электронного документа на их наличие.

Об отказе в принятии электронного документа отправитель электронного документа уведомляется не позднее одного рабочего дня со дня принятия решения об отказе с указанием причин.

По решению аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области электронные документы, направленные не по адресу, могут быть перенаправлены по назначению с обязательным уведомлением об этом отправителя не позднее одного рабочего дня со дня перенаправления.

3. Регистрация документов в СЭД ЛО

3.1. Внесение информации о документе при регистрации в СЭД ЛО осуществляется однократно.

Документ, зарегистрированный в СЭД ЛО, имеет единую электронную карточку. Участниками СЭД ЛО вносятся только сведения о номере и дате регистрации поступившего (исходящего) документа.

3.2. Единицей учета в СЭД ЛО является зарегистрированный электронный документ.

Регистрация электронных документов в СЭД ЛО осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области, правовыми актами органов исполнительной власти Ленинградской области.

3.3. При регистрации документа в СЭД ЛО:

формируется электронная карточка документа, в которую путем заполнения полей заносятся сведения о документе;

документу присваивается регистрационный номер.

Регистрация созданных или поступающих документов на бумажных носителях включает в себя также создание электронных копий документов и прикрепление их к электронной карточке документа.

3.4. Электронная карточка документа содержит полный набор реквизитов, предусмотренных государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

В случае если к документу прилагаются резолюции, они также заносятся в электронную карточку документа.

3.5. При поступлении созданного электронного документа к участнику СЭД ЛО регистрация документа осуществляется путем присвоения входящего номера и указания даты регистрации.

Регистрация электронных документов осуществляется службами делопроизводства участников СЭД ЛО в течение шести часов с момента их поступления.

Электронные документы, поступившие после окончания рабочего дня и в праздничные дни, регистрируются в течение первых трех часов следующего рабочего дня.

Пользователи СЭД ЛО регулярно, но не реже чем каждые четыре часа осуществляют проверку поступления новых электронных документов.

3.6. Создание электронных копий документов, поступивших к участнику СЭД ЛО на бумажном носителе, осуществляется в течение одного рабочего дня с момента поступления.

3.7. В случаях, предусмотренных в пункте 2.8 настоящего Порядка, возврат электронных документов или их перенаправление осуществляется в день поступления.

3.8. Регистрация исходящих документов в СЭД ЛО включает следующие действия:

заполнение полей электронной карточки документа;

присвоение номера исходящему документу;

создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной карточке документа (для документов на бумажных носителях).

3.9. В СЭД ЛО фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника СЭД ЛО).

3.10. При регистрации исходящего документа, являющегося ответом на входящий документ, исполнитель указывает в СЭД ЛО номер такого входящего документа.

3.11. В случае если участником СЭД ЛО, не подключенным к СЭД ЛО, участнику СЭД ЛО - отправителю документа осуществлен возврат документа с другой резолюцией, для повторно поступившего документа новая электронная карточка документа не создается.

Регистрация такого документа осуществляется путем регистрации его в качестве входящего документа в электронной карточке документа (заполнения специальных полей электронной карточки документа) с указанием новой резолюции.

4. Порядок работы в органах исполнительной власти Ленинградской области с бумажными копиями электронных документов

4.1. Бумажная копия электронного документа создается и удостоверяется собственноручной подписью уполномоченного должностного лица в случаях, если такой документ:

адресован лицам, не являющимся участниками СЭД ЛО, в том числе должностным лицам и государственным органам Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, Законодательному собранию Ленинградской области, органам местного самоуправления Ленинградской области, органам власти иностранных государств и международным организациям, гражданам и юридическим лицам;

удостоверяет наделение полномочиями (доверенность);

фиксирует взаимные обязательства (договоры и соглашения) Ленинградской области;

является документом строгой отчетности;

подписан квалифицированной электронной подписью и (или) электронной подписью, подтверждение подлинности которых в СЭД ЛО невозможно;

не может быть передан в СЭД ЛО по другим объективным причинам.