МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
От 18.02.99 N 127-р
Об утверждении инструкции по документационному обеспечению управления
в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска
____________________________
Утратило силу на основании
Распоряжения Мэра города Хабаровска
от 8 декабря 2003 года N 3051-р
___________________________
Во исполнение постановления мэра города от 08.10.98 N 2303 "О внедрении ГОСТа Р 6.30-97 на организационно-распорядительную документацию в органах местного самоуправления, учреждениях, организациях, на предприятиях города Хабаровска", а также в целях совершенствования документационного обеспечения управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации г. Хабаровска.
2. Главам районных администраций, руководителям департаментов, комитетов, управлений и отделов в месячный срок разработать на ее основании и утвердить Инструкции по документационному обеспечению управления возглавляемых ими структурных подразделений.
3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами администрации города Шевцову В.В.
Мэр города
П.Д.Филиппов
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжение
мэра города Хабаровска
от 18 февраля 1999 г. N 127-р
ИНСТРУКЦИЯ
по документационному обеспечению управления в хабаровской
городской думе, и администрации г. Хабаровска
СОГЛАСОВАНО
ЭПМК управления по делам архивов
администрации Хабаровского края
Протокол от 25.12.98 N 15
ОДОБРЕНО
ЦЭК администрации
г. Хабаровска
Протокол от 05.02.99 N 1
ВВЕДЕНИЕ
Инструкция по документационному обеспечению управления (далее по тексту - Инструкция) Хабаровской городской Думы (в дальнейшем - Дума) и администрации г. Хабаровска (в дальнейшем - администрация) подготовлена управлением делами администрации с целью разъяснения и конкретизации порядка применения и внедрения утвержденного постановлением Госстандарта России от 31.07.97 ГОСТа Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее по тексту - ГОСТ), который введен в действие 31 июля 1998 г., Методических рекомендаций по оформлению документов на основе ГОСТа Р 6.30-97 (М. 1998 г.), Основных положений государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
ГОСТ является нормативным документом, устанавливающим требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и субъекта Российской Федерации.
Положения ГОСТа распространяются на организационно - распорядительные документы (далее по тексту - документы), входящие в состав Унифицированной системы организационно - распорядительной документации (УСОРД) - решения, постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
- федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации;
- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно - правовой формы и вида деятельности.
Настоящая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на основе положений ГОСТа, ГСДОУ и предназначена для внедрения в Думе и администрации:
- единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
- новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
- делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
- правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную обработку текста документа;
- правил проектирования бланков документов;
- правил учета, использования и хранения бланков и печатей;
- правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи.
Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и др. независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в Думе и администрации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на управление делами.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в Думе возлагается на ее секретаря, в администрации - на управляющего делами, в структурных подразделениях администрации - на их руководителей.
Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводственном обслуживании деятельности Думы и администрации, определяются их должностными инструкциями.
Самостоятельные структурные подразделения администрации организуют и ведут делопроизводство на основании индивидуальных инструкций о делопроизводстве и других нормативно - методических документов, не противоречащих настоящей Инструкции.
Инструкция о делопроизводстве структурного подразделения администрации утверждается его руководителем.
Работники Думы и структурных подразделений администрации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководству и сообщается в секретариат администрации.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Думы, администрации и структурных подразделений.
При увольнении работника, ответственного за делопроизводство и архив, или его перемещении, имеющиеся у него документы (описи, акты, протоколы, планы, указания по архивному делу и делопроизводству) по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику по акту приема - передачи (приложение 1).
Инструкция состоит из введения, 10 разделов и приложений.
Введение к Инструкции раскрывает ее назначение и структуру.
Раздел 1 "Состав реквизитов документов" содержит перечень реквизитов ГОСТа.
Раздел 2 "Требования к оформлению реквизитов документов" конкретизирует требования ГОСТа к реквизитам документов Думы и администрации, их оформлению.
Раздел 3 "Особенности подготовки отдельных видов документов" содержит рекомендации, применение которых обеспечивает качественную подготовку проектов организационно - распорядительных и справочно - информационных документов Думы и администрации.
Раздел 4 "Требования к документам, изготовляемым машинописным способом" разъясняет и конкретизирует сформулированные в ГОСТе правила изготовления документов с помощью пишущих машин, принтеров ЭВМ и т.д.
Раздел 5 "Порядок разработки стандартных бланков" разъясняет требования ГОСТа к различным видам бланков документов, разрабатываемых в Думе и администрации.
Раздел 6 "Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков" содержит основные требования к учету гербовых бланков в Думе и администрации.
Раздел 7 "Организация документооборота" разъясняет прохождение документов с момента их поступления до направления в дело, регистрацию документов.
Раздел 8 "Организация контроля за исполнением документов" раскрывает порядок контроля за исполнением организационно - распорядительных документов Думы и администрации.
Раздел 9 "Составление номенклатуры и формирование дел" разъясняет требования к составлению номенклатуры дел Думы и администрации, формированию дел.
Раздел 10 "Подготовка документов к последующему хранению и использованию" конкретизирует требования к подготовке документов к передаче на государственное и ведомственное хранение.
В приложениях даны: образцы оформления организационно - распорядительных и информационно - справочных документов, создающихся в Думе и администрации; образцы бланков; порядок работы с жалобами, заявлениями и предложениями граждан, с документами по личному составу; правила использования модемной связи в администрации; примеры часто употребляемых сокращенных слов; а также особенности написания дат, чисел, требования к изготовлению и использованию печатей и штампов Думы и администрации.
1. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
При подготовке и оформлении документов используются 29 реквизитов:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - код формы документа;
06 - наименование организации;
07 - справочные данные об организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
14 - адресат;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложения;
21 - подпись;
22 - гриф согласования документа;
23 - визы согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направление его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - отметка для автоматического поиска документа.
2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Реквизит 02 "Герб субъекта Российской Федерации"
Использование на бланках Думы и администрации гербов Хабаровского края и города Хабаровска регламентируется постановлениями главы администрации Хабаровского края от 14.07.94 N 352 "Об утверждении положений о флаге и гербе Хабаровского края - субъекта Российской Федерации", от 24.11.94 N 564 "О порядке воспроизведения герба Хабаровского края на бланках документов и гербовых печатях краевой Думы, администрации края, ее комитетов, управлений и отделов и органов местного самоуправления", Уставом муниципального образования г. Хабаровска, утвержденного постановлением Хабаровской краевой Думы от 1 октября 1996 г., решением Малого Совета Хабаровского городского Совета народных депутатов от 14.07.92 N 35 "О Положении о гербе города Хабаровска", настоящей Инструкцией.
Изображение гербов Хабаровского края и города Хабаровска помещают на верхнем поле бланков документов Думы и администрации.
Высота герба - 17 мм, расстояние между гербами - 4 мм.
2.2. Реквизит 03 "Эмблема организации или
товарный знак (знак обслуживания)"
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (Положением) об организации.
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
2.3. Реквизит 04 "Код организации"
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.4. Реквизит 05 "Код формы документа"
Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
2.5. Реквизит 06 "Наименование организации"
Этот реквизит должен точно соответствовать наименованию, закрепленному в статье 9 Устава муниципального образования города Хабаровска и иметь следующий вид:
ХАБАРОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
или
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
Автором документа может быть Дума, ее комиссии, администрация и ее структурные подразделения.
