Востребованность ретроспективной документной информации для решения задач социально-экономического развития страны, государственного управления делает архив надежным, адресным, оперативным информационным звеном управленческой деятельности органов государственной власти. Архивное дело как деятельность в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов обеспечивает информационную основу разработки и реализации государственной политики, развития науки и культуры, проведения пенсионной реформы.
Обеспечивая на территории Кировской области постоянное хранение более 4,2 млн. единиц хранения архивных документов за период с XVII века по XXI век, архивы выполняют важные функции по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Кировской области, и предоставлению государственных и муниципальных услуг населению.
В целях обеспечения деятельности государственных архивов Кировской области управлением по делам архивов Кировской области разрабатывались правовые акты, отвечающие современным требованиям развития отрасли.
В соответствии с Федеральным от 08.05.2010 № 83-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений" осуществлены необходимые мероприятия, связанные с изменением правового статуса областных государственных архивных учреждений на казенные с 01.01.2011.
В соответствии с Кировской области от 17.09.2005 № 360-ЗО "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов, городских округов Кировской области отдельными государственными полномочиями области в сфере архивного дела" органы местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Кировской области осуществляют отдельные государственные полномочия области в сфере архивного дела.
В целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Кировской области, реализован комплекс мероприятий по укреплению и модернизации материально-технической базы архивов, усилению их пожарной безопасности и антитеррористической защищенности, а также улучшению технической оснащенности.
Государственный архив Кировской области оборудованы системами автоматического пожаротушения и пожарной сигнализации, в архивохранилищах установлены противопожарные двери, произведена частичная замена оконных блоков. Кроме того, в Кировском областном государственном казенном учреждении "Государственный архив Кировской области" (далее - КОГКУ "ГАКО") установлена система наружного и внутреннего видеонаблюдения, смонтирован приточно-отопительный агрегат, установлены мобильные стеллажи, произведен ремонт входной группы и замена электропроводки; в Кировском областном государственном казенном учреждении "Государственный архив социально-политической истории Кировской области" (далее - КОГКУ "ГАСПИ КО) произведена реконструкция кровли и водостока здания, заменен лифт; в Кировском областном государственном казенном учреждении "Государственный архив документов по личному составу Кировской области" (далее - КОГКУ "ГАЛСКО") установлены автоматические огнедымозащитные экраны на дверные проемы шахты лифта.
Оснащенность государственных архивов Кировской области металлическими стеллажами в 2014 году составляет 100% (общероссийский показатель - 87%), оснащенность зданий государственных архивов Кировской области охранной и пожарной сигнализацией также составляет 100% (общероссийский показатель - 58%).
Степень загруженности государственных архивов Кировской области архивными документами составляет 90%, что свидетельствует о нарастающей проблеме нехватки площадей для приема и хранения архивных документов.
В целях обеспечения пополнения Архивного фонда Российской Федерации ежегодно государственными архивами Кировской области осуществляется прием на государственное хранение свыше 30 тыс. единиц хранения, что в 1,5 раза больше среднего значения показателя по Приволжскому федеральному округу за 2014 год. Следует отметить, что величина данного показателя связана с ростом числа ликвидирующихся предприятий г. Кирова и отсутствием площадей для приема документов у муниципального архива г. Кирова. В целом с 2011 года объем документов, сосредоточенных в государственных архивах Кировской области, увеличился на 100 тыс. единиц хранения (что составляет 4% от общего объема хранимых документов).
В государственных архивах Кировской области продолжена работа по страховому копированию документов на бумажной основе. Этот вид работ осуществляется только в 45% субъектов Российской Федерации, и лишь в двух субъектах Российской Федерации, в том числе Кировской области, создаются страховые копии на кинодокументы.
В целях восстановления свойств и долговечности оригиналов архивных документов проводятся работы по улучшению физического состояния дел, хранящихся в государственных архивах Кировской области (в 2014 году -6490 дел, увеличение по сравнению с 2013 годом составило 3%).
В условиях модернизации экономики и социальной сферы, глобальной информатизации общества стабильно высоким остается число обращений граждан в Государственный архив Кировской области за получением информации социально-правового, тематического и биографического характера. Рост данного показателя произошел по причине увеличения числа запросов социально-правового характера вследствие изменений пенсионного законодательства и остается стабильно высоким в течение последних трех лет. Так, в 2014 году архивная информация представлена 22442 пользователям, что выше показателя 2011 года на 18%.
Количество запросов социально-правового характера, исполненных государственными архивами Кировской области в 2014 году, составило 19035, что превышает на 16% среднюю величину данного показателя в Приволжском федеральном округе за этот же период.
В целях организации предоставления услуг в электронной форме, связанных с социальной защитой граждан, созданы сайты государственных архивов Кировской области и портал "Архивы Кировской области", где обеспечен электронный прием запросов от граждан. В КОГКУ "ГАКО", КОГКУ "ГАСПИ КО" организованы центры общественного доступа к электронным фондам, базам данных архива путем создания "электронных читальных залов".
Одновременно обозначилась тенденция роста посещаемости архивных сайтов: 216 тыс. посещений в 2014 году (в 2011 году -79 тыс. посещений, увеличение более чем в 2,7 раза), в том числе из зарубежных стран. Посетители сайтов имеют возможность ознакомиться с программным комплексом "Фондовый каталог", обеспечивающим доступ граждан и организаций к информационным ресурсам о составе и содержании документов государственных и муниципальных архивов области, с информацией об оказываемых услугах, контактах, поступлениях документов в архивы, виртуальными историко-документальными выставками, электронными версиями справочников по фондам.
В целях обеспечения инновационного развития архивного дела обеспечено формирование современной информационной инфраструктуры:
в 2014 году компьютерный парк пополнен на 8 персональных компьютеров (и составляет 131 комплект компьютерной техники), продолжена его модернизация;
локальные вычислительные сети созданы и функционируют во всех четырех государственных архивных учреждениях (100%);
к информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" также подключены четыре государственных архивных учреждения (100%);
для оцифровки архивных документов и описей в государственных архивах Кировской области приобретены цифровые фотокамеры, позволяющие снимать документы различного формата с изменением расстояния и при различной освещенности, кроме того, имеется сервер для приема и размещения документов в электронном виде.
В целях развития информационного общества в Кировской области с 2008 года реализуются мероприятия по созданию информационно-поисковой системы документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных архивах Кировской области, включающей сведения о составе и содержании документов, и электронного фонда пользования:
около 400 тыс. единиц хранения архивных документов включено в электронные описи, что составляет 9,0% общего объема документов государственных архивов Кировской области;
в электронную форму переведено 3 тыс. единиц хранения, в целом оцифровано более 26 тыс. единиц хранения, что составляет 0,6% от общего объема архивных документов.
В 2012 году в рамках федеральной целевой "Культура России (2012 - 2018 годы)", утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 03.03.2012 № 186 "О федеральной целевой программе "Культура России (2012 - 2018 годы)" (далее - ФЦП), на создание информационно-поисковой системы к документам Архивного фонда Российской Федерации, хранящимся на территории Кировской области, на паритетных началах выделены средства федерального бюджета в сумме 1,25 млн. рублей и средства областного бюджета в сумме 1,193 млн. рублей. В результате выполнены работы по переводу описей КОГКУ "ГАКО" в электронный вид. Всего переведены в электронный вид 156 описей (по 11 фондам), содержащих тексты заголовков 127731 дела. В 2013 - 2014 годах также были направлены заявки на участие в мероприятиях ФЦП, однако архивные учреждения Кировской области не были включены в план реализации мероприятий ввиду ограничения финансирования в части мероприятий Росархива.
Следует отметить, что показатель оцифровки архивных документов в Кировской области ниже среднего значения показателя по Приволжскому федеральному округу, что свидетельствует о необходимости приобретения современного оборудования для сканирования архивных документов в государственных архивах Кировской области.
В 2014 году в государственных архивах Кировской области осуществлялось пополнение тематических баз данных, обеспечивающих оперативный поиск архивных сведений: дополнительно введено около 190 тыс. записей.
В рамках соглашения между управлением по делам архивов Кировской области и Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Кировской области, организована система электронного документооборота между государственными архивами Кировской области и отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации для информационного взаимодействия, направленного на получение архивных справок в целях пенсионного обеспечения граждан, исключающего личное обращение граждан в архивы.
Вместе с тем факторами, сдерживающими модернизацию и инновационное развитие архивного дела в Кировской области, продолжают оставаться несовершенство нормативной базы деятельности архивов Российской Федерации и дефицит бюджетных средств. В связи с этим остаются нерешенными следующие проблемы: