6.1. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящим Регламентом правил и порядка работы с документами в исполнительных органах государственной власти области возлагается на их руководителей.
6.2. Порядок ведения делопроизводства в Правительстве определяется Типовой инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Амурской области, номенклатурой дел, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" и настоящим Регламентом.
6.3. Методическое руководство организацией делопроизводства в Правительстве области осуществляется управлением делопроизводства и документооборота Аппарата.
6.4. Ведение делопроизводства в Аппарате осуществляется управлением делопроизводства и документооборота Аппарата, в исполнительных органах - лицами, ответственными за ведение делопроизводства.
6.5. Вся входящая документация, поступающая в Правительство, проходит в канцелярии первичную сортировку.
Обращения граждан регистрируются отдельно и передаются в отдел по работе с обращениями граждан управления делопроизводства и документооборота Аппарата (далее - отдел по работе с обращениями граждан).
6.6. В канцелярии регистрации подлежат все документы, кроме обращений граждан, нормативных правовых актов губернатора и Правительства, а также проектов правовых актов губернатора и Правительства на этапе их согласования, поручений губернатора области, первого заместителя председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, данных по итогам совещаний. Внутренняя переписка между структурными подразделениями Аппарата, а также структурными подразделениями исполнительного органа канцелярией не регистрируется.
Подлежащие регистрации документы вводятся в электронную базу данных и передаются на рассмотрение губернатору области, первому заместителю председателя Правительства и заместителям председателя Правительства. Резолюции указанными лицами могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде.
6.7. В первоочередном порядке регистрации подлежат документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации и из Правительства Российской Федерации, доставленные фельдъегерской почтой, документы со сжатыми сроками исполнения, телеграммы.
Прием и отправка телеграфных сообщений производится отделом специальной документальной связи и защиты государственной тайны при губернаторе области.
6.8. Корреспонденция, поступившая после 15.00 часов, подлежит регистрации на следующий день, кроме срочной корреспонденции.
Канцелярия выдает документы и принимает документы на отправку с 10.00 до 13.00 часов и с 16.00 до 18.00 часов.
Документы, подлежащие отправке в текущий день, принимаются на регистрацию не позднее 12.30 часов.
6.9. Канцелярия обеспечивает доведение документов, содержащих поручения губернатора, до исполнителей в 2-дневный срок, а срочных и оперативных поручений - как правило, незамедлительно.
6.10. Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в канцелярии в день их подписания губернатором области, первым заместителем председателя Правительства и заместителями председателя Правительства, в праздничные и выходные дни - дежурными специалистами приемной губернатора области.
6.11. Документы, подготовленные и используемые в исполнительных органах, оформляются на бланках соответствующих исполнительных органов и регистрируются в самих исполнительных органах.
6.12. Возврат документов в канцелярию может производиться многократно, каждый этап фиксируется в базе данных вплоть до момента передачи документов в дело, о чем делается соответствующая пометка должностным лицом, поручившим исполнение.
6.13. В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, руководители исполнительных органов представляют на имя курирующего заместителя председателя Правительства предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом, его установившим. Такие предложения представляются не позднее чем за 5 дней до окончания срока исполнения с копией промежуточного ответа заявителю.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
6.14. Для исполнения поручения по документу устанавливается срок (календарная дата) его исполнения. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца с даты регистрации документа.
Порядок исполнения поручений с пометками "срочно" и "оперативно" определяется разделом III настоящего Регламента.
6.15. Если поручение дано нескольким исполнительным органам, то руководитель исполнительного органа, указанный в поручении первым, является головным исполнителем. Соисполнители представляют ему предложения, подписанные руководителем соответствующего исполнительного органа (его заместителем) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Персональную ответственность за исполнение поручения несут все исполнители.
Лицу, ответственному за исполнение поручения, передается оригинал письма заявителя под подпись, а для соисполнителей снимаются копии документа.
6.16. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело.
Контроль за соблюдением сроков исполнения поступивших запросов на имя губернатора области, первого заместителя председателя Правительства и заместителей председателя Правительства осуществляет канцелярия. При постановке документа на контроль на верхнем правом поле документа делается пометка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
6.17. При снятии с контроля документа исполнитель представляет в канцелярию оригиналы письма заявителя, резолюций и ответа заявителю, а также служебную записку о снятии с контроля исполненного документа.
Напоминание ответственным исполнителям об исполнении документов осуществляется канцелярией еженедельно, а отчет о состоянии исполнения поручений представляется канцелярией ежедневно руководителю Аппарата и ответственным исполнителям.
6.18. При подготовке документа на подпись визирование его в исполнительных органах и структурных подразделениях Аппарата производится в течение 5 рабочих дней, срочных документов - в течение одного рабочего дня. Перечень визирующих лиц определяется канцелярией. Ответственность за наличие всех необходимых виз несет исполнитель документа.