УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ

САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 1 декабря 2010 года N 86

Об утверждении Административного регламента исполнения управлением государственной архивной службы Самарской области государственной функции по осуществлению государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Самарской области

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
Приказа Управления государственной архивной службы Самарской области от 13.07.2011 N 59
____________________________________________________________________

     В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг), утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 N 679, и в целях реализации Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006 - 2010 годах, одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 25.10.2005 N 1789-р,

ПРИКАЗЫВАЮ:

     1. Утвердить прилагаемый Административный регламент исполнения управлением государственной архивной службы Самарской области государственной функции по осуществлению государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Самарской области.
     2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя управления государственной архивной службы Самарской области (Пантюхину).
     3. Опубликовать настоящий Приказ в средствах массовой информации.
     4. Настоящий Приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Руководитель управления
В.А.Белорусцев

Утвержден
Приказом руководителя управления государственной
 архивной службы Самарской области
от 1 декабря 2010 года N 86

Административный регламент исполнения управлением государственной архивной службы Самарской области государственной функции по осуществлению
государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Самарской области

I. Общие положения

     1. Административный регламент исполнения управлением государственной архивной службы Самарской области государственной функции по осуществлению государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Самарской области (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции по осуществлению государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Самарской области (далее - государственная функция) и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении государственной функции.
     2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
     Конституция Российской Федерации ("Российская газета", N 7, 21.01.2009);
     Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях ("Российская газета", N 256, 31.12.2001);
     Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета", N 237, 27.10.2004);
     Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета", N 95, 05.05.2006);
     Федеральный закон от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" ("Российская газета", N 266, 30.12.2008);
     Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" ("Российская газета", N 266. 30.12.2008);
     Закон Самарской области от 12.05.2005 N 109-ГД "Об архивном деле в Самарской области" ("Волжская коммуна", N 88, 17.05.2005);
     Закон Самарской области от 16.03.2007 N 16-ГД "О наделении органов местного самоуправления на территории Самарской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела" ("Волжская коммуна", N 47(25845), 20.03.2007);
     Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
     Постановление Правительства Самарской области от 09.04.2008 N 79 "Об утверждении Положения об управлении государственной архивной службы Самарской области" ("Волжская коммуна", N 69(26112), 15.04.2008);
     иные нормативные правовые акты, непосредственно регулирующие исполнение государственной функции.
     3. Государственная функция осуществляется управлением государственной архивной службы Самарской области (далее - Управление).
     Непосредственное исполнение государственной функции осуществляется должностными лицами Управления, обладающими полномочиями по проведению проверок соблюдения законодательства об архивном деле на территории Самарской области.
     4. Управление исполняет государственную функцию во взаимодействии с государственными учреждениями Самарской области, подведомственными управлению (далее - государственные архивы).
     Государственный архив принимает участие в проведении проверок в своих источниках комплектования.
     5. Управление осуществляет государственную функцию посредством проведения проверок (выездных и (или) документарных) соблюдения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, расположенными на территории Самарской области, законодательства об архивном деле.
     6. Результатом исполнения государственной функции является обеспечение соблюдения требований законодательства об архивном деле.
     7. Исполнение государственной функции осуществляется Управлением в отношении расположенных на территории Самарской области юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих хранение, комплектование, учет и использование документов архивного фонда Самарской области и других архивных документов (далее - подконтрольные субъекты).

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции

     8. Информирование о правилах исполнения государственной функции осуществляется Управлением.
     Местонахождение управления государственной архивной службы Самарской области и его почтовый адрес: 443096, г. Самара, ул. Мичурина, 13.
     Время работы: ежедневно, кроме субботы и воскресенья, с 9.00 до 18.00, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00.
     Электронный адрес управления: chiefarh@samaramail.ru.
     Телефон для справок: (846) 2650862, 2650873.
     Информация о местонахождении, графике работы Управления и телефоны должностных лиц размещаются на официальном сайте Управления в сети Интернет по адресу: www.chiefarh. samaracity.ru.
     9. Заявители могут получить информацию о процедурах исполнения государственной функции:
     - по телефону - должностные лица Управления дают исчерпывающую информацию по вопросам осуществления государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле;
     - по письменным обращениям - ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения;
     - в электронном виде - ответ направляется заявителю в электронном виде по месту обращения в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения;
     - при личном обращении - прием осуществляется руководителем управления, заместителем руководителя Управления, другими должностными лицами по адресу: г. Самара, ул. Мичурина, 13;
     - на официальном сайте Управления.

Сроки исполнения государственной функции

     10. Срок проведения проверки (выездной и (или) документарной) соблюдения законодательства об архивном деле в отношении подконтрольных субъектов не может превышать двадцати рабочих дней.
     11. В отношении одного субъекта малого предпринимательства общий срок проведения плановых выездных проверок не может превышать пятьдесят часов для малого предприятия и пятнадцать часов - для микропредприятия в год.

Требования к местам исполнения государственной функции

     12. Местом исполнения государственной функции является рабочее место должностного лица Управления, обладающего полномочиями по проведению проверок соблюдения законодательства об архивном деле. Оно должно быть оснащено телефоном, персональным компьютером с доступом к информационным ресурсам управления, информационно-справочным системам и сети Интернет, печатающим устройством.
     13. В случае проведения выездной проверки исполнение государственной функции осуществляется по местонахождению подконтрольного субъекта и (или) по месту фактического осуществления его деятельности.

III. Административные процедуры

     14. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
     формирование ежегодного плана проведения плановых проверок:
     организация проведения плановой проверки;
     организация проведения внеплановой проверки;
     проведение выездной проверки и оформление ее результатов;
     проведение документарной проверки и оформление ее результатов;
     принятие мер в отношении фактов нарушений, выявленных при проведении проверки;
     выдача предписания об устранении выявленных правонарушений и контроль за его исполнением;
     составление протокола об административном правонарушении и представление материалов в суд для рассмотрения дела об административном правонарушении.

Формирование ежегодного плана проведения плановых проверок

     15. Ежегодный план проведения плановых проверок (далее - план проверок) формируется сотрудником Управления, ответственным за составление плана проверок, и утверждается руководителем Управления.
     Ответственным за составление плана проверок является сотрудник Управления, отвечающий за организацию формирования архивного фонда Самарской области.
     16. Основанием для включения плановой проверки в ежегодный план проверок является истечение трех лет со дня:
     - государственной регистрации подконтрольного субъекта;
     - окончания проведения последней плановой проверки подконтрольного субъекта.
     17. В срок до 1 сентября года, предшествующего году проведения плановых проверок, Управление направляет в органы прокуратуры проект плана проверок.
     18. В срок до 1 ноября года, предшествующего году проведения плановых проверок, Управление направляет в органы прокуратуры план проверок.
     19. Утвержденный руководителем Управления и согласованный с органами прокуратуры план проверок размещается на официальном сайте Управления в сети Интернет.
     20. Результатом исполнения административной процедуры является размещение на официальном сайте Управления утвержденного плана проверок.

Организация проведения плановой проверки

     21. Основанием для проведения плановой проверки является ее включение в план проверок.
     22. Приказ руководителя Управления о проведении проверки соблюдения законодательства об архивном деле (далее - приказ о проведении плановой проверки) составляется в соответствии с утвержденным планом проверок.
     23. Ответственным за составление проекта приказа о проведении проверки является должностное лицо Управления, ответственное за проведение проверки.
     24. В приказе о проведении проверки указываются:
     а) наименование органа государственного контроля;
     б) фамилии, имена, отчества, должности должностного лица или должностных лиц, уполномоченных на проведение проверки, а также привлекаемых к проведению проверки экспертов, представителей государственных архивов;
     в) наименование подконтрольного субъекта, проверка которого проводится;
     г) цели, задачи, предмет проверки и срок ее проведения;
     д) правовые основания проведения проверки, в том числе подлежащие проверке обязательные требования соблюдения законодательства об архивном деле;
     е) сроки проведения и перечень мероприятий по контролю, необходимых для достижения целей и задач проведения проверки;
     ж) перечень административных регламентов проведения мероприятий по контролю;
     з) перечень документов, представление которых подконтрольным субъектом необходимо для достижения целей и задач проведения проверки;
     и) даты начала и окончания проведения проверки.
     25. Копия приказа не позднее чем за три рабочих дня до начала проведения плановой проверки направляется в адрес подконтрольного субъекта заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом.
     26. В случае, если к проведению плановой проверки привлекается государственный архив, копия приказа Управления о проведении плановой проверки направляется в соответствующий государственный архив в сроки, установленные пунктом 25 настоящего Регламента.
     27. Результатом выполнения административной процедуры по организации проведения плановой проверки является издание приказа о проведении плановой проверки и уведомление подконтрольного субъекта о проведении проверки.

Организация проведения внеплановой проверки

     28. Основаниями для проведения внеплановой проверки являются:
     - истечение срока исполнения подконтрольным субъектом ранее выданного предписания об устранении нарушений, выявленных в ходе проверочных мероприятий;
     - поступление в Управление обращений и заявлений граждан, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, информации от органов государственной власти, органов местного самоуправления, из средств массовой информации о следующих фактах:
     а) возникновение угрозы причинения вреда документам архивного фонда Самарской области, являющимся объектами культурного наследия (памятниками истории и культуры) народов Российской Федерации;
     б) причинение вреда документам архивного фонда Самарской области, являющимся объектами культурного наследия (памятниками истории и культуры) народов Российской Федерации;
     в) нарушение прав потребителей (в случае обращения граждан, права которых нарушены);
     - приказ руководителя Управления, изданный в соответствии с поручениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации.
     29. Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Управление, а также обращения и заявления, не содержащие сведений о таких фактах, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки.
     30. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 28 настоящего Регламента, руководитель Управления дает лицу, ответственному за проведение проверки, письменное поручение о проведении внеплановой проверки.
     31. Лицо, ответственное за проведение проверки, в тот же день готовит проект приказа в 2-х экземплярах и передает его руководителю Управления на подпись.
     32. Лицо, ответственное за проведение проверки, уведомляет подконтрольный субъект посредством направления копии приказа о проведении внеплановой проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, телефонограммой, по факсу или фактической передачей копии приказа по принадлежности не менее чем за 24 часа до начала проведения внеплановой выездной проверки.
     33. Внеплановая проверка проводится в форме выездной и (или) документарной проверки в порядке, установленном пунктами 39 - настоящего Регламента.
     34. Управление осуществляет согласование проведения внеплановой выездной проверки с органами прокуратуры в случае, если внеплановая проверка проводится в отношении подконтрольного субъекта на основании поступления в Управление обращений и заявлений граждан, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, информации от органов государственной власти, органов местного самоуправления, из средств массовой информации о следующих фактах:
     а) возникновение угрозы причинения вреда документам архивного фонда Самарской области, являющимся объектами культурного наследия (памятниками истории и культуры) народов Российской Федерации;
     б) причинение вреда документам архивного фонда Самарской области, являющимся объектами культурного наследия (памятниками истории и культуры) народов Российской Федерации.
     35. В случае, если основанием для проведения внеплановой выездной проверки является причинение вреда документам архивного фонда Самарской области, являющимся объектами культурного наследия (памятниками истории и культуры) народов Российской Федерации, в момент совершения таких нарушений в связи с необходимостью принятия неотложных мер Управление вправе приступить к проведению внеплановой выездной проверки незамедлительно с извещением органов прокуратуры о проведении мероприятий по контролю в течение двадцати четырех часов.
     36. В день подписания приказа о проведении внеплановой проверки подконтрольного субъекта в целях согласования ее проведения лицо, ответственное за проведение проверки, представляет либо направляет заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, в орган прокуратуры по месту осуществления деятельности подконтрольного субъекта заявление о согласовании проведения внеплановой проверки.
     37. К заявлению о согласовании проведения внеплановой проверки прилагаются следующие документы:
     а) приказ Управления о проведении проверки;
     б) документы, подтверждающие наличие оснований для проведения указанной проверки:
     - копии обращений заинтересованных лиц;
     - копии информации от органов государственной власти или органов местного самоуправления;
     - сведения из средств массовой информации (копия публикации печатного издания, интернет-источников и другие документы);
     - копии иных имеющихся документов, послуживших основанием для проведения проверки.
     38. Результатом выполнения административной процедуры по организации проведения внеплановой проверки является приказ о проведении внеплановой проверки, согласование проведения внеплановой проверки с органами прокуратуры, уведомление подконтрольного субъекта о проведении проверки.

Проведение выездной проверки и оформление ее результатов

     39. Основанием для начала проведения выездной проверки является приказ о проведении выездной (плановой или внеплановой) проверки и в случае проведения внеплановой выездной проверки подконтрольного субъекта по основаниям, указанным в пп. "а" - "б" пункта 28 настоящего Регламента, - решении органов прокуратуры о согласовании проведения внеплановой выездной проверки.
     Выездная проверка проводится в случае, если при документарной проверке достоверность сведений, содержащихся в документах подконтрольного субъекта, имеющихся в распоряжении Управления, государственных архивов, вызывает обоснованные сомнения либо эти сведения не позволяют оценить исполнение подконтрольным субъектом обязательных требований законодательства об архивном деле.
     40. Лицо, ответственное за проведение проверки, выезжает по местонахождению подконтрольного субъекта и (или) по месту фактического осуществления его деятельности.
     41. Лицо, ответственное за проведение проверки, предъявляет служебное удостоверение и вручает под расписку представителю подконтрольного субъекта копию приказа о проведении выездной проверки, знакомит со своими полномочиями, а также целями, задачами, основаниями проведения выездной проверки, видами и объемами мероприятий по контролю, составом экспертов, привлекаемых к выездной проверке, сроками и условиями ее проведения.
     42. Представители подконтрольных субъектов обязаны:
     - предоставить лицу, ответственному за проведение выездной проверки, возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом выездной проверки;
     - обеспечить доступ лиц, проводящих выездную проверку, на территорию, в используемые под архивы здания, помещения.
     43. Лицо, ответственное за проведение проверки, осуществляет действия:
     - по рассмотрению документов субъекта проверки;
     - по обследованию используемых под архивы подконтрольным субъектом при осуществлении деятельности территорий, зданий, помещений.
     44. Лицо, ответственное за проведение проверки, непосредственно после ее завершения оформляет акт проверки в 2-х экземплярах, делает запись о проведенной проверке в журнале учета проверок проверенного подконтрольного субъекта. Запись содержит сведения о проведенной проверке, о наименовании Управления, датах начала и окончания проведения проверки, времени ее проведения, правовых основаниях, целях, задачах и предмете проверки, выявленных нарушениях и выданных предписаниях. В журнале также указываются Ф.И.О. (фамилии, имена, отчества), должности лиц, проводивших проверку, и их подписи.
     45. При отсутствии у подконтрольного субъекта журнала учета проверок лицо, ответственное за проведение проверки, делает соответствующую запись в акте проверки.
     46. Лицо, ответственное за проведение проверки, вручает акт проверки с копиями приложений представителю подконтрольного субъекта под расписку об ознакомлении либо об отказе от ознакомления с актом проверки.
     47. В случае отсутствия руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя подконтрольного субъекта, а также в случае отказа подконтрольного субъекта дать расписку об ознакомлении либо об отказе от ознакомления с актом проверки акт направляется подконтрольному субъекту заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки.
     48. В случае, если внеплановая выездная проверка проводилась по согласованию с органом прокуратуры, копия акта проверки в течение 5 рабочих дней со дня составления акта проверки направляется в орган прокуратуры, которым принято решение о согласовании проведения проверки.
     49. Результатом исполнения административной процедуры по проведению выездной проверки является акт проверки.

Проведение документарной проверки и оформление ее результатов

     50. Основанием для начала проведения документарной проверки является приказ руководителя Управления о проведении документарной проверки.
     51. Документарная проверка проводится путем изучения документов и сведений, представленных подконтрольными субъектами.
     52. В процессе проведения документарной проверки ответственными за проведение проверки в первую очередь рассматриваются документы подконтрольных субъектов, имеющиеся в распоряжении Управления, государственных архивов, акты предыдущих проверок и иные документы о результатах осуществленных мероприятий государственного контроля.
     53. В случае, если достоверность сведений, содержащихся в документах подконтрольного субъекта, имеющихся в распоряжении Управления, государственных архивов, вызывает обоснованные сомнения либо эти сведения не позволяют оценить исполнение подконтрольным субъектом обязательных требований законодательства об архивном деле, Управление направляет в адрес подконтрольного субъекта мотивированный запрос с требованием представить иные необходимые для рассмотрения в ходе проведения документарной проверки документы. К запросу прилагается заверенная печатью копия приказа Управления о проведении документарной проверки.
     54. В течение десяти рабочих дней со дня получения мотивированного запроса подконтрольный субъект обязан направить в Управление указанные в запросе документы.
     55. Указанные в запросе документы представляются в виде копий, заверенных печатью (при ее наличии) и подписью руководителя, иного уполномоченного соответствующими распорядительными документами лица.
     56. В случае, если в ходе документарной проверки выявлены ошибки и (или) противоречия в представленных подконтрольным субъектом документах либо несоответствие сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, имеющимся у Управления и (или) полученным в ходе осуществления государственного контроля в отношении подконтрольного субъекта, информация об этом направляется подконтрольному субъекту с требованием представить в течение десяти рабочих дней необходимые пояснения в письменной форме.
     57. Подконтрольный субъект, представляющий в Управление пояснения относительно выявленных ошибок и (или) противоречий в представленных документах, вправе представить дополнительно в Управление документы, подтверждающие достоверность ранее представленных документов.
     58. Ответственное лицо за проведение проверки обязано рассмотреть представленные руководителем или иным уполномоченным лицом пояснения и документы, подтверждающие достоверность ранее представленных документов. В случае, если после рассмотрения представленных пояснений и документов либо при отсутствии пояснений Управление устанавливает признаки нарушения обязательных требований законодательства об архивном деле, ответственное лицо за проведение проверки вправе провести выездную проверку.