МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 25 января 2011 года N 4


Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования Омской области

(с изменениями на 20 января 2022 года)

(в ред. Приказов Министерства образования Омской области от 14.02.2011 N 7, от 29.04.2011 N 25, от 20.06.2011 N 30, от 04.08.2011 N 34, от 05.09.2011 N 39, от 20.09.2011 N 42, от 19.12.2011 N 58, от 26.04.2012 N 16, от 14.06.2012 N 35, от 19.07.2012 N 43, от 17.09.2012 N 53, от 13.12.2012 N 76, от 12.07.2013 N 42, от 26.12.2013 N 93, от 15.07.2014 N 50, от 06.10.2014 N 66, от 27.05.2015 N 30, от 03.07.2015 N 46, от 15.09.2015 N 61, от 12.02.2016 N 5, от 06.12.2018 N 69, от 09.09.2020 N 65, от 20.01.2022 N 6)

В целях дальнейшего совершенствования работы с документами приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве образования Омской области (далее - Инструкция).

2. Признать утратившим силу приказ Министерства образования Омской области от 15 декабря 2005 года N 34 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования Омской области".

Заместитель Председателя
Правительства Омской области,
Министр образования Омской области
И.А.Прозорова

Приложение
к приказу Министерства
образования Омской области
от 25 января 2011 г. N 4

ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Министерстве образования Омской области

(в ред. Приказов Министерства образования Омской области от 09.09.2020 N 65, от 20.01.2022 N 6)

Раздел I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве образования Омской области (далее соответственно - Инструкция, Министерство) устанавливает общие требования к созданию официальных документов и организации работы с ними в Министерстве.

2. Инструкция разработана на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 (далее - Правила делопроизводства), Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 года N 2004-ст.

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и других компьютерных технологий.

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Работа с электронными документами в части, не урегулированной Инструкцией, осуществляется с учетом Правил делопроизводства.

4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения Министерства, методическое руководство работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляются работниками группы документационного обеспечения управления проектного развития, статистики, информационно-аналитической работы и документационного обеспечения департамента правового развития, проектного управления, информационно-аналитической работы, государственной службы и кадров Министерства (далее - группа документационного обеспечения).

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.

Ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству, систематизирует законченные делопроизводством документы в дела и передает их на хранение в архив Министерства.

5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным законодательством.

6. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

7. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник обязан передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому работнику, оформив передачу документов в СЭДО.

При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы.

В случае болезни работника вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении, решается руководителем, давшим поручение.

8. Организация работы с документами в делопроизводстве Министерства представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии, и их передачу в архив Министерства в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и методическими документами Федерального архивного агентства.

Раздел II. Подготовка и оформление документов

Подраздел 1. Бланки документов

9. В Министерстве документы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Допускается оформление документов на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).

10. В Министерстве применяются следующие бланки:

1) приказа Министерства (приложение N 1 к Инструкции);

2) распоряжения Министерства (приложение N 2 к Инструкции);

3) письма Министерства (приложение N 3 к Инструкции).

Изменение бланков не допускается.

11. Внутренние документы (докладные записки, справки, отчеты и др.) оформляются без бланков.

Подраздел 2. Оформление реквизитов документов

12. Реквизит "Герб Омской области" помещается на бланках, предусмотренных пунктом 10 Инструкции, в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области" и Указом Губернатора Омской области от 27 февраля 2006 года N 25 "Об отдельных случаях использования герба Омской области".

13. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" должен содержать наименование органа исполнительной власти, соответствующее законодательству.

Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов.

14. В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Допускается сокращенное обозначение должностей первого заместителя Министра образования Омской области, заместителя Министра образования Омской области, например:

Если должностное лицо, реквизит подписи которого подготовлен на проекте документа, отсутствует, то документ может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей перечню государственных должностей Омской области, предусмотренному статьей 3.1 Кодекса о государственных должностях Омской области и государственной гражданской службе Омской области и (или) Реестром должностей государственной гражданской службы Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 2 марта 2004 года N 49, например:

15. Реквизит "Вид документа" располагается на расстоянии 1 - 2 межстрочных интервалов от реквизита "Наименование органа исполнительной власти" и печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.д. Реквизит выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида документа не указывается в письмах.

16. В реквизите "Место составления (издания) документа" для документов Министерства местом составления (издания) документа указывается город Омск.

17. Реквизит "Справочные данные об органе исполнительной власти" содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, номер телефона, факс, электронный адрес и др.

Реквизит обязателен для бланков писем и располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти".

18. Реквизит "Адресат" применяется при адресации документов в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.

Реквизит "Адресат" располагается в верхней правой части документа на бланке письма Министерства, первая строка адресации документа должна находиться на уровне наименования Министерства. Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю самой длинной строки.