6.1. В Администрации области организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных предложений, заявлений и жалоб (далее - обращений) граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан.
6.2. Письма (телеграммы) граждан, адресованные Главе Администрации (Губернатору) области, его заместителям, управляющему делами, а также переданные с личного приема (кроме имеющих пометку "Лично") вскрываются, прочитываются, аннотируются, проверяются на повтор. Конверты от писем граждан, сохраняются и прикладываются к обращениям. Делается отметка о количестве вложенных листов.
На лицевой стороне первого листа письма (телеграммы) в правом нижнем углу проставляется штамп с указанием даты его поступления и регистрационного номера, состоящего из начальной буквы фамилии заявителя и порядкового номера в течение календарного года (например Д-401).
В случае повторного обращения автора по одному и тому же вопросу в текущем году, присваивается первоначальный номер текущего года (например Д-401 (п) 97 г.), если были обращения в прошлые годы, то присваивается очередной номер текущего (например Д-402 (п) 96 г.; Д-402 (п) 95 г. - индекс (п) означает повтор).
6.3. Регистрация обращений осуществляется в отделе по работе с обращениями граждан в автоматизированной системе "АСКОГ" путем заполнения регистрационно-контрольной карточки с указанием регистрационного номера, даты поступления, фамилии и инициалов заявителя, его категории (инвалид, мать-одиночка, вынужденный переселенец и т.д.), названия коллектива, общественного объединения, адреса, тематики, типа и характера обращения, аннотации и в дальнейшем - результатов рассмотрения. Одновременно оформляется алфавитная карточка для справочной картотеки, карточка для поручений (приложение N 30), контрольное дело.
6.4. Зарегистрированная корреспонденция в зависимости от ее содержания направляется по принадлежности в приемные Главы Администрации (Губернатора) области, его заместителей, управляющего делами, для рассмотрения или подготовки поручений исполнителям, в чьей компетенции находится разрешение поставленных вопросов. Копия поручения оставляется в деле. В поручении обязательно указывается наименование организации, фамилия и инициалы исполнителя, оговаривается порядок ответа заявителю, а при необходимости и Администрации области. В таком случае в правом верхнем углу первого листа письма ставится штампы "Контроль" и "Подлежит возврату в Администрацию области".
При направлении обращения в другие органы для принятия мер заявителю об этом сообщается письменно (приложение N 31).
Письма граждан не направляются на рассмотрение организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.
Если поручение по обращению дано нескольким должностным лицам или подразделениям, то работу по его рассмотрению координирует должностное лицо или подразделение, указанное в резолюции первым.
Не разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел по работе с обращениями граждан.
6.5. Обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца (если не указан срок в карточке поручения) со дня регистрации в отделе по работе с обращениями граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не более 15 дней.
Решения по обращениям граждан, исполнение которых невозможно в установленные законом сроки, ставятся руководителями администрации, давшими поручение, на дополнительный контроль, но не более чем на месяц, с уведомлением заявителя.
В случае необходимости, указанный срок может быть продлен до окончательного решения вопроса при наличии письменного обоснования.
6.6. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и приняты необходимые меры, заявителям дан ответ в письменной или устной форме. В ответах в вышестоящие органы указывается кем, когда и в какой форме извещен заявитель.
Документы, связанные с рассмотрением обращений граждан, а также ответы, списанные в "Дело" руководителями Администрации области, давшими поручения, направляются в отдел по работе с обращениями граждан для корректировки базы данных автоматизированной системы и оформления дел в текущий архив.
6.7. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений граждан, направленных исполнителям, осуществляют помощники руководителей Администрации области, давших поручения.
6.8. Прием посетителей и запись их на личный прием к Главе Администрации (Губернатору) области, его заместителям, управляющему делами осуществляют работники отдела по работе с обращениями граждан ежедневно, кроме выходных дней, согласно утвержденному графику.
Порядок учета и работы с устными предложениями, заявлениями и жалобами граждан ведется аналогично письменным.
6.9. Отдел по работе с обращениями граждан ведет анализ и обобщение характера поступающей корреспонденции, систематически готовит данные о сроках их рассмотрения, а также представляет справочно-информационный материал по законченным делопроизводством обращениям граждан.
6.10. Запрещается использование и распространение сведений о частной жизни лица, ставших известными в связи с рассмотрением обращения, без его согласия.
6.11. Обращения граждан и ответы на них хранятся в текущем архиве отдела по работе с обращениями граждан в течение пяти лет, после чего, по заключению экспертной комиссии Администрации области, уничтожаются. Справки, статистический отчет подлежат постоянному хранению.