7.1. Составление номенклатуры дел.
7.1.1. Номенклатуры дел управления делами, комитетов и отделов Администрации области, архивной и профсоюзной работы сводятся в единую (сводную) номенклатуру дел Администрации Омской области. В сводную номенклатуру дел должны включаться все документы, образующиеся в деятельности этих организаций.
7.1.2. Организационно-методическое руководство разработкой сводной номенклатуры дел осуществляет общий отдел Администрации области, методическую и практическую помощь - архивное управление Администрации области.
7.1.3. Номенклатура дел каждого структурного подразделения аппарата разрабатывается лицом, ответственным за делопроизводство в данном структурном подразделении, согласовывается с архивариусом Администрации области и утверждается руководителем подразделения.
7.1.4. Сводная номенклатура дел составляется один раз в пять лет, согласовывается с архивным управлением, утверждается управляющим делами Администрации области.
7.1.5. Номенклатура дел составляется в соответствии с "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" (М. 1989 г), штатным расписанием Администрации области и оформляется согласно ГОСТУ 6.38-90 (приложение N 32). Датой номенклатуры дел является дата ее утверждения. Индекс проставляется по правилам регистрации внутренних документов (см. раздел 4 настоящей Инструкции). Каждое включенное в номенклатуру дело должно иметь строго определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и порядкового номера в его пределах.
Наименование дел в пределах структурного подразделения располагается по степени их значимости.
7.1.6. Утвержденная номенклатура дел действует в течение пяти лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае коренных изменений функций и организационной структуры Администрации области. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.
7.1.7. Заголовки включаемых в номенклатуру дел должны точно определять вид документа и вопросы деятельности структурных подразделений аппарата Администрации области, а также давать сведения об авторе документа, корреспондентах, датах событий, о подлинности или копийности документов дела.
7.1.8. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года дел.
7.2. Формирование дел.
7.2.1. Формирование дел осуществляется в строгом соответствии с номенклатурой дел.
7.2.2. Формирование дел в аппарате Администрации области осуществляют следующие структурные подразделения:
- юридический комитет (законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ, постановления и распоряжения Председателя Государственной Думы ФС РФ, распоряжения Администрации Президента РФ и аппарата Правительства, выписки из протоколов заседаний Государственной Думы и Совета Федерации ФС РФ и т.д.);
- канцелярия - все входящие и исходящие документы, их картотека (переписка с правительственными органами, министерствами комитетами, управлениями и отделами Администрации области, органами местного самоуправления, областными учреждениями, организациями и предприятиями);
- протокольный сектор (протоколы заседаний коллегий при Главе Администрации области, постановления и распоряжения);
- отдел по работе с обращениями граждан (предложения, заявления, жалобы и переписка по ним);
- другие структурные подразделения Администрации области формируют в дела планы работы, сводные ежегодные отчеты, аналитические обзоры, документы по работе постоянных комиссий, договора, соглашения, контракты, протоколы о намерениях, справки, информации о проведении семинаров, праздничных мероприятий, документы по курируемым районам области.
7.2.3. Формирование в дела подлежат только исполненные документы одного календарного года, кроме переходящих дел (личные дела работников аппарата Администрации области, руководящих работников комитетов, управлений и отделов).
7.2.4. Включаемые в дела документы должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Не допускается включать в дела черновики, размноженные копии документов, а также подлежащие возврату документы.
Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в отдельные дела.
В каждом деле должно быть сброшюровано не более 250 листов (30-40 мм толщины).
7.2.5. Приказы управляющего делами с относящимися к ним приложениями формируются в дело по хронологии и в пределах одного календарного года.
7.2.6. Предложения, заявления и жалобы граждан и переписка по ним формируются в дела за период календарного года по порядковым номерам.
7.2.7. Переписка систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом запросом. Переписка с правительственными органами, министерствами, отделами Администрации области, органами местного самоуправления формируется по основным вопросам деятельности в пределах одного календарного года.