8.1. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел на обложках, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив Администрации области.
8.2. Экспертиза научной и практической ценности документов.
8.2.1. Экспертиза ценности документов - это определение политического, народнохозяйственного, социально-культурного значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков их хранения.
8.2.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) Администрации области. Экспертная комиссия назначается приказом управляющего делами Администрации области в составе пяти человек и возглавляется заведующим общим отделом Администрации области. Обязательно наличие в составе комиссии архивариуса и представителя государственного архива области. Заседания ЭК протоколируются и проводятся по мере необходимости.
Экспертная комиссия выполняет следующие задачи:
- рассматривает проекты номенклатур дел Администрации области и структурных подразделений;
- организует ежегодный отбор документов и дел на хранение и к уничтожению;
- рассматривает описи на дела постоянного хранения, описи на дела по личному составу постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), выносит решение о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного управления Администрации области;
- рассматривает акты о выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
8.2.3. Непосредственный отбор дел на постоянное и временное хранение, выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения проводят сотрудники структурных подразделений Администрации области, ответственные за делопроизводство. Результаты этой работы проверяются членами ЭК и рассматриваются на заседаниях комиссии.
8.2.4. Отбор документов к уничтожению оформляется актом (приложение N 33). Акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии, подписываются председателем и членами комиссии и утверждаются руководством Администрации области.
Уничтожение включенных в акт документов производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПК архивного управления Администрации области.
8.3. Оформление дел.
8.3.1. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
8.3.2. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) должны быть подшиты в твердую обложку (приложение N 34), листы в них нумеруются. К этим делам составляется внутренняя опись (приложение N 35), которая помещается в начале дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно; их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом. На обложке дела указываются:
- наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
- заголовок дела;
- аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела. Все эти данные, кроме последнего пункта, указываются на обложках при заведении дел.
В конце дела на отдельном листе делается заверительная надпись (приложение N 36).
Если дело делится на тома, каждый том имеет самостоятельную нумерацию листов.
Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.