ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 12.01.99 г. N 8
Об утверждении инструкции по делопроизводству в
администрации Смоленской области
_________________________________
На основании Указа Главы Администрации Смоленской
области от 23.12.2002 г. № 12 документ утратил силу
_________________________________
В целях дальнейшего совершенствования системы делопроизводства, порядка и правил оформления документов, работы с обращениями граждан в Главных управлениях, управлениях и комитетах администрации области
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации области согласно приложению.
2. Считать утратившим силу постановление главы администрации области от 20.02.96 г. N 85 "Об утверждении инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области".
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы - управляющего делами администрации области (Н.Н.Мишин).
А.Д.Прохоров
Приложение
к постановлению
главы администрации
Смоленской области
от 12.01.99 г. N 8
И Н С Т Р У К Ц И Я
по делопроизводству в администрации
области
В В Е Д Е Н И Е
Инструкция по делопроизводству в администрации Смоленской области (далее именуется - Инструкция) подготовлена на основе унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), введенной государственным стандартом Российской Федерации (ГОСТ Р.6.30-97) 1 июля 1998 года и Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации, утвержденной приказом Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации от 17 июля 1998 г. N 734. Инструкция устанавливает единый подход к оформлению создаваемых документов в администрации области. В Инструкции сформулированы современные требования к составлению и оформлению документов на основе действующего законодательства, нормативных и методических документов, а также представлены образцы оформления основных видов документов. Применение Инструкции должно способствовать формированию официально-делового стиля документов в администрации области, унификации и стандартизации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов.
1. Общие положения
1.1. Инструкция предназначена для структурных подразделений администрации области и является обязательной для соблюдения работниками, осуществляющими подготовку и оформление нормативных правовых и организационно-распорядительных документов.
1.2. Работники подразделений администрации области ответственны за сохранность служебных документов. Вносить исправления и работать с документами вне служебных помещений не разрешается. Передача копий документов сторонним организациям допускается с разрешения руководителей подразделений администрации.
1.3. Бланки документов, применяемые в администрации области, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения заместителя главы - управляющего делами администрации области не могут передаваться другим организациям или лицам.
1.4. Бланки постановлений, распоряжений и писем главы администрации области (его заместителей) являются бланками строгой отчетности и подлежат учету в канцелярии общего отдела управления делами администрации области.
1.5. Введение в обращение новых бланков организационно-распорядительных документов администрации области осуществляется по согласованию с заместителем главы - управляющим делами администрации области и в соответствии с ГОСТом Р. 6.30-97.
Не разрешается самостоятельное изготовление бланков организационно-распорядительных документов на компьютерах и копировально-множительных аппаратах, не отвечающих требованиям УСОРД.
1.6. Общий отдел управления делами администрации области ежегодно к 1 октября представляет в хозяйственный отдел заявки на изготовление печатно-бланочной продукции на предстоящий год.
1.7. За организацию и ведение делопроизводства, соблюдение настоящей Инструкции и порядка работы с документами и письмами граждан (делопроизводство) в подразделениях администрации области отвечают:
- в аппарате главы администрации области - заместитель главы - управляющий делами администрации области;
- в структурных подразделениях администрации области - руководители этих подразделений.
1.8. Ведение делопроизводства в подразделениях администрации области осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией.
На работников службы делопроизводства подразделений администрации области возлагаются следующие функции:
- прием, учет (регистрация) и распределение (направление) входящих (поступающих) документов (корреспонденции);
- лингвистическая экспертиза проектов документов, их соответствие ГОСТу Р.6.30-97 и редактирование;
- передача документов (корреспонденции) на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю и после получения соответствующих указаний (резолюций), непосредственному работнику - ответственному исполнителю (далее - исполнитель);
- учет (регистрация) внутренних нормативных документов;
- контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов;
- подготовка проекта номенклатуры дел подразделения, ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их в архив на постоянное или временное хранение, оформление акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению;
- подготовка предложений по совершенствованию работы с документами.
1.9. В случае утраты документов или разглашения содержащейся в них конфиденциальной информации руководитель подразделения администрации области обязан проинформировать об этом заместителя главы - управляющего делами администрации области для принятия соответствующих мер.
2. Реквизиты документов, их состав и оформление
2.1. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", определяет понятие "документ" - "документированная информация", как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать .
2.2. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов в Российской Федерации определен ГОСТом Р.6.30-97, введенным в действие с 1.07.98. Схемы расположения реквизитов даны в приложениях 1,2.
2.3. При конструировании и изготовлении бланков используются следующие реквизиты:
01* - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации (по общероссийскому классификатору
предприятий и организаций);
05 - код формы документа ( по общероссийской классификации
управленческой документации);
06 - наименование организации;
07 - справочные данные организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - адресат;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа.
2.4. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
2.5. Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков возлагается на соответствующее структурное подразделение администрации области (общий отдел, канцелярия, ответственное за делопроизводство лицо).
2.6. При оформлении текстов документов и их обработке используются следующие реквизиты:
13 - гриф ограничения доступа к документу;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
20 - отметка о наличии приложения;
21 - подпись;
22 - гриф согласования документа;
23 - визы согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29* - отметка для автоматического поиска документа.
2.7. Документы, создаваемые в администрации области, разрабатывают на основе состава реквизитов и порядка их расположения на бланках двух основных форматов А4 (210 х 297мм) и А5 (148 х 210 мм), допускается использование бланков форматов А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм) по ГОСТу 9327.
2.8. Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:
левое - 20, правое -10, верхнее - 20, нижнее - 10.
2.9. Бланки документов проектируют в соответствии с приложениями 1,2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольной, зоны расположения реквизитов - центровые и фронтальные.
2.10. Для организации, ее структурного подразделения и должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов:
- общий бланк для изготовления любого вида документа включает реквизиты 01; 02; 03; 04; 06; допускается размещение реквизитов 05; 09; 10; 17; 18 (приложение 3);
- бланк письма включает реквизиты 01; 02; 03; 04; 05; 06; 07 и при необходимости реквизиты 09; 10; 11; 14; 17 (приложения 4,5);
- бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает реквизиты 01; 02; 03; 05; 06; 08; 12 и при необходимости реквизиты 09; 10; 11; 12; 17; 18 (приложение 6).
2.11. Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.
Требования к оформлению реквизитов
2.12. Государственный герб Российской Федерации (01) размещают на бланках документов в соответствии с положением о Государственном гербе Российской Федерации, а герб субъекта Российской Федерации размещают на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, герб города, района в соответствии с использованием герба города, района установленными нормативными актами. Реквизит герба располагают над серединой наименования организации.
2.13. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03) помещается на бланках организаций, учреждений в соответствии с уставом (положением об организации). Ее не производят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. ___________________________ *Примечание: 01.......29 - коды реквизитов для приложений 1,2.
2.14. Реквизит "Наименование организации" (06), является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть организация, ее структурные подразделения, должностное лицо, например:
а) Угловое расположение реквизитов:
Герб РФ Герб РФ Герб РФ
Федеральная служба Администрация Администрация
лесного хозяйства России Смоленской области Смоленской области
Смоленское управление лесами Глава администрации области Комитет по культуре
214000, г.Смоленск, 214000, г.Смоленск
пл.Ленина,1 пл.Ленина, 1
тел. ................ тел. ...............
факс: ................ факс: ...............
________ N _________ __________ N ___________ ___________ N __________
на N______ от _________ на N______ от ___________ на N ______ от __________
б) Продольное расположение реквизитов:
Герб РФ
Администрация Смоленской области
Государственно-правовое управление
214008 г.Смоленск ул. Ленина, д.1
Тел.: ..........., Факс: .............
__________ N _________
на N______ от _________
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
2.15. Реквизит "Заголовок к тексту" (17) выражает краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.
