ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 20.02.96 г. N 85

Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению
(делопроизводству) в администрации области (городе, районе)

(с изменениями на 9 января 1998 года)
_________________________________

в редакции Распоряжения Администрации
Смоленской области от 09.01.1998 г. № 6-р
_________________________________

На основании Постановления Главы Администрации Смоленской
области от 12.01.1999 г. № 8 документ утратил силу
_________________________________

В целях дальнейшего совершенствования системы организации делопроизводства, порядка и правил работы с документами и обращениями граждан в администрации области

1. Утвердить Инструкцию по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области, согласно приложению.

2. Считать утратившими силу Инструкцию по ведению делопроизводства в администрации области (города, района), утвержденную постановлением главы администрации Смоленской области от 04.10.94 N 299, и распоряжение главы администрации области от 14.08.92 N 409-р "Об оформлении проектов распорядительных документов".

    А.Глушенков

Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в
Администрации области (города, района)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая инструкция устанавливает систему документирования и организации работы с документами в администрации Смоленской области в процессе выполнения возложенных на нее функций по обеспечению деятельности, а также устанавливает порядок и правила работы с документами несекретного характера, письмами, обращениями граждан в подразделениях администрации области (города, района).

Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения документов несекретного характера, рассмотрения обращений граждан в администрацию области и ее структурных подразделениях (далее именуются - подразделения администрации).

Инструкция разработана в соответствии с инструкцией по документальному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации, утвержденной распоряжением Президента Российской Федерации от 2 августа 1995 года N 1418, регламентом администрации Смоленской области, утвержденным постановлением главы администрации от 23.10.95 г. N 281 "Об утверждении регламента администрации Смоленской области", положениями государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и с учетом опыта организации делопроизводства в подразделениях администрации области, ГОСТа 638-90 "Требования к оформлению документов".

1.2. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей инструкцией, обязательны для всех государственных служащих администрации области (далее именуются - работниками).

Работники подразделений администрации ответственны за сохранность служебных документов, неразглашение содержащейся в ней информации. Вносить исправления и работать с документами вне служебных помещений не разрешается. Передача документов или их копий сторонним организациям допускается с разрешения руководителей подразделений администрации.

Взаимодействие со средствами массовой информации осуществляется через комитет по средствам массовой информации и полиграфиипресс-центра с разрешения должностных лиц администрации области.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни (при возможности) работники обязаны передавать через общий отдел своего подразделения находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому работнику по согласованию с общим отделом.

1.3. За организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленных настоящей инструкцией правил и порядка работы с документами и письмами граждан (делопроизводства) в подразделениях администрации отвечают непосредственные руководители: в аппарате администрации -управляющий делами главы администрации области; в структурных подразделениях-службами делопроизводства (общими отделами, канцеляриями).

1.4. Ведение делопроизводства в подразделениях администрации области осуществляется в соответствии с должностными инструкциями по делопроизводству.

На службу по делопроизводству (общий отдел) возлагаются следующие обязанности:

- прием, учет (регистрация) и распределение (направление) входящих (поступающих) документов (корреспонденции),

- передача документов (корреспонденции) на рассмотрение (на доклад) руководителю подразделения или его заместителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственному работнику - ответственному исполнителю (далее именуется исполнитель);

- учет (регистрация) внутренних нормативных документов;

- контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, организация справочно-информационной работы;

- организация работы с обращениями, письмами граждан;

- подготовка проекта номенклатуры дел подразделения, ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их в архив, оформление акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению;

- анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений; подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

- ознакомление вновь принятых работников с инструкцией по работе с документами и ведению делопроизводства.

1.5. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений, приказах и проектах других служебных документов, не подлежит разглашению. Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или занимающегося с соответствующими документами.

1.6. Подразделения администрации могут использовать в работе не противоречащие настоящей инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации (делопроизводства) документационного обеспечения.

1.7. В случае утраты документов или разглашения содержащейся в них информации руководитель подразделения администрации обязан проинформировать управляющего делами главы администрации и провести служебное расследование.

2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ
АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1. Проекты постановлений и распоряжений Администрации Смоленской области (далее именуются - постановления, распоряжения) подготавливаются структурными подразделениями Администрации области на основании поручений (указаний) главы администрации и его заместителей.

Постановления, распоряжения готовят структурные подразделены Администрации области, относящиеся к их ведению.

2.2. Постановления, распоряжения подписывает - глава администрации области. Распоряжения, приказы - заместители главы администрации.

Ответственность за качество подготовки постановлений, распоряжений их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений Администрации области и исполнители, которые готовят эти документы.

Постановления, распоряжения должны проходить согласование (визирование) со структурными подразделениями Администрации области, которым в проекте предусматриваются сроки выполнения задания а также с другими заинтересованными подраздлениями Администрации

2.3. Постановления, распоряжения. Администрации оформляются визой, включающей личную подпись визирующего (с расшифровкой фамилии) и дату. Постановления, распоряжения, а также приложения к ним визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения Администрации области, руководителями заинтересованных структурных подразделений Администрации области или их заместителями и юрисконсультом.

Визы исполнителей, руководителей структурных подразделений Администрации области проставляются на обратной стороне последнего листа подлинника в нижней его части.

Виза юрисконсульта определяет целесообразность принятия нормативного документа по данному вопросу, соответствие проекта постановления, распоряжения действующему законодательству, постановлениям Правительства, отсутствие противоречий ранее принятым нормативным документам или их частичного дублирования.

2.4. Имеющиеся у должностных лиц возражения по проекту постановлений, распоряжений не могут служить основанием для отказа от визирования. Визирующий должен изложить свое мнение на отдельном листе и приложить его к проекту постановления, распоряжения указав об этом при визировании, например:

Ященко А.Е. (личная подпись)

08.11.95

замечания     

прилагаются.

Если в процессе согласования в постановления, распоряжения вносятся изменения принципиального характера, то они подлежат повторному визированию.

Постановления, распоряжения печатаются на бланках формата А4, А5 установленной формы. (Приложение N 1).

Порядок оформления и прохождения проектов постановлений, распоряжений по структурным подразделениям Администрации области отражен в приложении N 2.

2.5. Постановления, распоряжения администрации области подготовленные структурными подразделениями администрации оформляются визами на обратной стороне последнего листа проекта, ниже подписи исполнителя. Постановления и распоряжения визируются на оригиналах (первых экземплярах).

На обратной стороне последнего листа постановления (распоряжения) также указывается: с левой стороны - исполнитель документа ставится его личная подпись, номер служебного телефона, количество отпечатанных экземпляров, с правой стороны - адрес расчета рассылки (список организаций). (Приложение N3).

Завизированные и согласованные проекты постановлений, распоряжений представляются в протокольную часть общего отдела управления делами.

Проекты постановлений, распоряжений администрации области, переданные главе администрации области с нарушением установленного порядка, определенного настоящим постановлением и подписанные главой администрации области, подлежат дальнейшему техническому оформлению (регистрации, размножению, рассылке) только после прямого указания главы администрации области заместителю главы администрации области - управляющему делами

2.6. Подлинники постановлений, распоряжений в течение двух лет хранятся в протокольной части, а затем передаются в Архив.

Подписанные главой администрации области и его заместителями постановления, распоряжения регистрируются в протокольной части и им присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года, раздельно для постановлений и распоряжений. К порядковому номеру распоряжений добавляется буква "Р", которая пишется через дефис.

Согласно указателю адреса расчета рассылки, составленному исполнителем постановлений,распоряжений и указанному на обратной стороне последнего листа подлинника, управление делами производит копирование, постановлений, распоряжений и их отправку адресатам.

Размноженные экземпляры нормативных документов, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью " общий отдел N 1".

3. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1. При подготовке и оформлении документов работники подразделений руководствуются требованиями:

- документы печатаются на бланках установленной формы. Письма, адресованные руководителям федеральных органов власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, предприятиям, организациям и учреждениям по вопросам входящим в компетенцию администрации области, оформляются за подписью главы администрации или его заместителей (управляющего делами) на соответствующих бланках (Приложение N 4).

Письма за подписью руководителей подразделений администрации и их заместителей по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются на бланках подразделений (Приложение N 5). Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут применяться бланки с трафаретными частями текста (Приложение N 6).

3.2. Текст телеграмм за подписью должностных лиц излагается кратко, без союзов и предлогов ( если не искажается содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (ЗПТ, ТЧК), печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указывается должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

К документу объемом более одной страницы составляется заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание.

3.3. Содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне или обратной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.

Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указателем раcсылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

3.4. В письмах-ответах указывается номер и дата документа на который дается ответ, дата и номер письма выносятся в заголовок его первого листа, документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. При подписании документа указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке) и проводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы имени и отчества (или инициалы имени) ставятся перед фамилией.

3.5. Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом не допускается (с предлогом "за" или косой чертой перед). Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за подготовку документов. Визе включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату (при необходимости - наименование должности визирующего). Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, приложения к документу; на копии отправляемого документа (кроме телеграммы).

3.6. Датой документа является дата его подписания, утверждения или составления. Словесно - цифровой способ проставления даты (например: 12 мая 1995 года) применяется в текстах документов при датировании правовых актов, финансовых и других служебных документов, цифровой способ датирования (например: 16.07.95 г.) при написании резолюций, визировании, проставлении отметок об исполнении документов и иных случаях.

3.7. При направлении документа руководителю подразделения администрации или организации их наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишут в дательном падеже) (например: председателю комитета по образованию Иванову В.С.). При направлении документа в подразделение администрации или в организацию, их наименование пишут в именительном, а должность и фамилию адресата в дательном падежах (например: комитет по координации промышленности, Власову Н.И.) При направлении документа нескольким однородным подразделениям администрации или организациям их наименования указываются обобщенно (например: руководителям отдела кадров, комитетов, управлений администрации области; главам администраций районов, городов Смоленска и Десногорска).

3.8. Адресат указывается в правом верхнем поле документа. Полный почтовый адрес указывается в случае его направления разовому корреспонденту (кроме документов,адресованных правительственным учреждениям, исполнительным, законодательным органам).Почтовый адрес, располагается после фамилии адресата, в ответах на письма граждан вначале указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата. В адресной части письма, телеграммы может быть указано не более четырех адресатов. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр подчеркивается. В случае направления документов большему числу адресатов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, и на каждом экземпляре указывается только один адресат. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них после текста до подписи дается по форме (Приложение: упомянутые документы на .....л в ....экз.). Приложения, не названные в тексте, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров каждого. Несколько приложений нумеруются арабскими цифрами ,перед которыми проставляется знак N. На приложении к документу в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием наименования документа, его даты и номера.

3.9. Копии отправляемых (исходящих) документов заверяются работником службы делопроизводства, проставлением надписи "Верно", даты и личной подписью, и удостоверяются проставлением круглой печати. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: