(в ред. указа Губернатора Смоленской области от 16.03.2010 N 4)
Регистрация исходящих документов предусматривает указание регистрационного номера документа, даты регистрации, краткого содержания (заголовка) документа, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ, исполнителя, адресата, при необходимости могут быть указаны другие данные. Документы регистрируются в системе электронного документооборота. На каждый документ заводится электронная карточка, к которой присоединяется текст документа в электронном виде.
Исполнитель заводит в системе электронного документооборота электронную карточку проекта документа, присоединяет файл текста документа, направляет электронную карточку проекта документа на визирование в соответствии с установленным порядком, на подпись руководителю органа исполнительной власти, на регистрацию. Визирование и подписание проекта документа производятся должностными лицами органа исполнительной власти в системе электронного документооборота с использованием ЭП.
(в ред. указа Губернатора Смоленской области от 17.03.2021 N 28)
При направлении на регистрацию подписанного проекта документа исполнитель в поле "Примечание" указывает почтовый адрес или рассылку.
Электронный документ готовится на электронном шаблоне бланка. Электронные шаблоны бланков размещаются в системе электронного документооборота и воспроизводят все реквизиты соответствующего бланка письма органа исполнительной власти.
(в ред. указа Губернатора Смоленской области от 17.03.2021 N 28)
В случае необходимости направления адресату документа на бумажном носителе исполнитель после регистрации документа службой ДОУ в системе электронного документооборота распечатывает данный документ на бланке, проставляет регистрационный номер и дату, представляет копию электронного документа на бумажном носителе на подпись руководителю органа исполнительной власти.
(в ред. указа Губернатора Смоленской области от 17.03.2021 N 28)
Подписанный экземпляр документа на бланке направляется адресату. В системе электронного документооборота хранится оригинал электронного документа с ЭП должностных лиц, завизировавших и подписавших данный документ.
(в ред. указа Губернатора Смоленской области от 17.03.2021 N 28)
В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтовой, фельдъегерской связью, передаются по телеграфу, факсу, электронной почте. Пересылка документов в электронном виде между органами исполнительной власти ведется в системе электронного документооборота.
В электронной карточке в графе "Направления" делается отметка о времени и способе отправки документа.
При подготовке письма-ответа исполнитель обязан установить связность соответствующих карточек входящего документа и документа-ответа.
Документы для отправки передаются исполнителем в службу ДОУ полностью оформленными (с указанием почтового адреса или рассылки), а также в необходимом количестве экземпляров.