5.1.1. Документы в органы исполнительной власти доставляются почтовой, курьерской, фельдъегерской связью, передаются по факсу, электронной почте. Обмен документами в электронном виде между органами исполнительной власти ведется в системе электронного документооборота.
(п. 5.1.1 в ред. указа Губернатора Смоленской области от 16.03.2010 N 4)
5.1.2. Вся корреспонденция, адресованная органу исполнительной власти, принимается, вскрывается, регистрируется службой ДОУ (производится запись сведений о документе в учетно-регистрационной форме), классифицируется и в тот же день в зависимости от содержания и адресата направляется на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или его заместителям.
Не регистрируются заявления (о приеме на работу, о предоставлении отпуска, об оказании материальной помощи, о присвоении классного чина, об увольнении и другие), которые должны передаваться лично сотрудником в кадровую службу органа исполнительной власти.
(в ред. указа Губернатора Смоленской области от 17.03.2021 N 28)
Службой ДОУ вскрываются все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку: "Лично".
Конверты с указанной пометкой передаются адресатам в закрытом виде. Остальные документы передаются на предварительное рассмотрение и регистрацию.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.
Почта, адресованная или доставленная в орган исполнительной власти ошибочно, не по назначению, возвращается или пересылается в орган или учреждение, которому она предназначена.
5.1.3. В процессе первоначальной обработки корреспонденции, поступающей в службу ДОУ, проверяется безопасность вложений, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.
При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах (приложение N 13 к настоящей Инструкции), первый экземпляр которого остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка: "Документ получен в поврежденном виде".
5.1.4. Регистрация поступивших документов производится службой ДОУ в автоматизированной системе электронного документооборота. На каждый документ заводится электронная карточка, к которой присоединяется текст документа в электронном виде. В случае поступления документа на бумажном носителе электронная копия создается путем сканирования документа службой ДОУ. На зарегистрированных документах справа в нижней части первого листа основного документа проставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационного номера.
Письма одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более должностных лиц, регистрируются под одним номером и направляются указанным в письмах адресатам.
5.1.5. Вопрос о необходимости регистрации поступившего документа решается на предварительном рассмотрении. Обязательно регистрируются те документы, которые будут являться основанием для принятия управленческих решений. Не подлежат регистрации в службе ДОУ книги, газеты, журналы, бюллетени, рекламные издания, проспекты с научно-технической информацией, справочно-информационные материалы, присланные для сведения, поздравительные открытки, пригласительные билеты, статистические сборники, счета, квитанции, договоры, накладные, сметы, другие подобные поступления.