ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 31 июля 2009 года N 164-р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области
(с изменениями на 5 апреля 2024 года)
(в ред. Распоряжений Губернатора Ярославской области от 15.06.2010 N 95-р, от 14.10.2010 N 198-р, от 16.03.2011 N 73-р, от 26.10.2011 N 520-р, от 20.09.2018 N 391-р, от 05.04.2024 N 82-р)
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений Правительства области, органов исполнительной власти Ярославской области обеспечить соблюдение требований Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области при организации документооборота, исполнении служебных документов и подготовке проектов служебных документов в возглавляемых структурных подразделениях, органах власти.
(в ред. Распоряжения Губернатора Ярославской области от 05.04.2024 N 82-р)
3. Признать утратившими силу:
- распоряжение главы администрации области от 18.01.1994 N 21-р "О замене бланков писем, постановлений и распоряжений главы администрации области";
- распоряжения Губернатора области:
от 10.02.1997 N 17-р "Об утверждении бланков Администрации Ярославской области";
от 31.10.1997 N 176-р "Об организации делопроизводства в Администрации области";
от 05.04.2000 N 50-р "Об утверждении бланков";
от 19.06.2000 N 101-р "О внесении дополнений в распоряжение Губернатора области от 05.04.2000 N 50-р";
от 07.08.2001 N 173-р "Об утверждении бланков";
от 19.06.2002 N 109-р "О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Ярославской области";
от 10.04.2007 N 83-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора области от 07.08.2001 N 173-р";
от 14.02.2008 N 23-р "Об утверждении бланков".
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на вице-губернатора области, курирующего вопросы организации деятельности администрации Губернатора области.
(в ред. Распоряжения Губернатора Ярославской области от 05.04.2024 N 82-р)
5. Распоряжение вступает в силу с 1 августа 2009 года.
Губернатор
Ярославской области
С.А.ВАХРУКОВ
Утверждена
распоряжением
Губернатора области
от 31.07.2009 N 164-р
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. Распоряжения Губернатора Ярославской области от 05.04.2024 N 82-р)
I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения процессов управления и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, обеспечения контроля исполнения документов, организации их текущего хранения и подготовки к передаче на архивное хранение.
2. Инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы со служебными документами (далее - документы) в Правительстве Ярославской области (далее - Правительство области) и определяет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Правительстве области и структурных подразделениях Правительства области (далее - структурные подразделения).
3. Инструкция разработана в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным и введенным в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации", приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", Методическими рекомендациями по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", разработанными федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела", Регламентом Правительства Ярославской области, утвержденным указом Губернатора Ярославской области от 23.09.2015 N 541 "Об утверждении Регламента Правительства Ярославской области и признании утратившими силу и частично утратившими силу отдельных правовых актов Ярославской области" (далее - Регламент).
4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и хранение, контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.
5. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
6. Методическое руководство организацией делопроизводства, его совершенствование и контроль за соблюдением требований Инструкции в структурных подразделениях осуществляются организационно-контрольным управлением Правительства области (далее - организационно-контрольное управление).
7. Делопроизводство в Правительстве области осуществляется в единой системе электронного документооборота органов государственной власти Ярославской области (далее - ЕСЭД).
8. Органы исполнительной власти Ярославской области (далее - органы исполнительной власти) организуют и ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций и других нормативных правовых и методических документов, не противоречащих законодательству и Инструкции.
9. Требования к работе с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех сотрудников структурных подразделений. Сотрудники структурных подразделений несут ответственность за соблюдение требований Инструкции и сохранность документов.
Требования подразделов 2 - 4 раздела III Инструкции являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками органов исполнительной власти.
10. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, устанавливается указом Губернатора Ярославской области (далее - Губернатор области).
11. Ведение секретного делопроизводства осуществляется первым отделом Правительства области (далее - первый отдел) в соответствии с нормативным правовым актом Правительства Российской Федерации.
12. Регистрация и учет документов, поступивших по каналам специальной документальной связи, осуществляется отделом специальной документальной связи Правительства области в соответствии с нормативным правовым актом Администрации Президента Российской Федерации.
13. Рассмотрение обращений граждан в Правительстве области осуществляется в соответствии с Порядком рассмотрения обращений граждан в Правительстве области, утвержденным указом Губернатора области от 20.01.2024 N 11 "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в Правительстве области и признании утратившими силу отдельных постановлений Губернатора области".
II. Организация делопроизводства в структурных подразделениях
1. Делопроизводство в структурных подразделениях осуществляется сотрудником структурного подразделения, на которого в соответствии с должностным регламентом возложены обязанности по ведению делопроизводства.
На сотрудника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
- прием и учет поступающей корреспонденции, регистрация и учет документов, подготовленных и оформленных в структурном подразделении;
- передача корреспонденции на рассмотрение руководству структурного подразделения, а после получения указаний - непосредственному исполнителю;
- ознакомление сотрудников структурного подразделения с правовыми, организационно-распорядительными и информационными документами;
- учет, хранение, выдача бланков документов;
- систематическое информирование руководителя структурного подразделения о состоянии исполнения документов и поручений;
- выдача сотрудникам структурного подразделения дел и документов для работы, контроль их возврата;
- оформление исходящих документов, передача их на отправку;
- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел;
- подготовка и заверение копий документов;
- подготовка проекта номенклатуры дел структурного подразделения на очередной год;
- подготовка и передача дел на архивное хранение, оформление актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению;
- организация уничтожения документов в соответствии с установленным порядком;
- ознакомление вновь принятых сотрудников с Инструкцией, Регламентом и другими нормативными правовыми актами по вопросам работы с документами и ведения делопроизводства;
- проведение инструктажа сотрудников структурного подразделения по вопросам организации работы с документами.
2. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения сотрудники структурных подразделений обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы сотруднику структурного подразделения, ответственному за делопроизводство, или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.
