ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 5 апреля 2024 года N 82-р
О внесении изменений в распоряжение Губернатора области от 31.07.2009 N 164-р
1. Внести в распоряжение Губернатора области от 31.07.2009 N 164-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области" следующие изменения:
1.1. Из пункта 2 слово "аппарата" исключить.
1.2. В пункте 4 слова "заместителя Губернатора области Березкина С.В." заменить словами "вице-губернатора области, курирующего вопросы организации деятельности администрации Губернатора области.".
1.3. Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ярославской области, утвержденную распоряжением, изложить в новой редакции (прилагается).
2. Распоряжение вступает в силу с момента подписания.
Губернатор области
М.Я.ЕВРАЕВ
Утверждена
распоряжением
Губернатора области
от 31.07.2009 N 164-р
(в ред. распоряжения
Губернатора области
от 05.04.2024 N 82-р)
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения процессов управления и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, обеспечения контроля исполнения документов, организации их текущего хранения и подготовки к передаче на архивное хранение.
2. Инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы со служебными документами (далее - документы) в Правительстве Ярославской области (далее - Правительство области) и определяет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Правительстве области и структурных подразделениях Правительства области (далее - структурные подразделения).
3. Инструкция разработана в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным и введенным в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации", приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", Методическими рекомендациями по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", разработанными федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела", Регламентом Правительства Ярославской области, утвержденным указом Губернатора Ярославской области от 23.09.2015 N 541 "Об утверждении Регламента Правительства Ярославской области и признании утратившими силу и частично утратившими силу отдельных правовых актов Ярославской области" (далее - Регламент).
4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и хранение, контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.
5. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
6. Методическое руководство организацией делопроизводства, его совершенствование и контроль за соблюдением требований Инструкции в структурных подразделениях осуществляются организационно-контрольным управлением Правительства области (далее - организационно-контрольное управление).
7. Делопроизводство в Правительстве области осуществляется в единой системе электронного документооборота органов государственной власти Ярославской области (далее - ЕСЭД).
8. Органы исполнительной власти Ярославской области (далее - органы исполнительной власти) организуют и ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций и других нормативных правовых и методических документов, не противоречащих законодательству и Инструкции.
9. Требования к работе с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех сотрудников структурных подразделений. Сотрудники структурных подразделений несут ответственность за соблюдение требований Инструкции и сохранность документов.
Требования подразделов 2 - 4 раздела III Инструкции являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками органов исполнительной власти.
10. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, устанавливается указом Губернатора Ярославской области (далее - Губернатор области).
11. Ведение секретного делопроизводства осуществляется первым отделом Правительства области (далее - первый отдел) в соответствии с нормативным правовым актом Правительства Российской Федерации.
12. Регистрация и учет документов, поступивших по каналам специальной документальной связи, осуществляется отделом специальной документальной связи Правительства области в соответствии с нормативным правовым актом Администрации Президента Российской Федерации.
13. Рассмотрение обращений граждан в Правительстве области осуществляется в соответствии с Порядком рассмотрения обращений граждан в Правительстве области, утвержденным указом Губернатора области от 20.01.2024 N 11 "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в Правительстве области и признании утратившими силу отдельных постановлений Губернатора области".
II. Организация делопроизводства в структурных подразделениях
1. Делопроизводство в структурных подразделениях осуществляется сотрудником структурного подразделения, на которого в соответствии с должностным регламентом возложены обязанности по ведению делопроизводства.
На сотрудника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
- прием и учет поступающей корреспонденции, регистрация и учет документов, подготовленных и оформленных в структурном подразделении;
- передача корреспонденции на рассмотрение руководству структурного подразделения, а после получения указаний - непосредственному исполнителю;
- ознакомление сотрудников структурного подразделения с правовыми, организационно-распорядительными и информационными документами;
- учет, хранение, выдача бланков документов;
- систематическое информирование руководителя структурного подразделения о состоянии исполнения документов и поручений;
- выдача сотрудникам структурного подразделения дел и документов для работы, контроль их возврата;
- оформление исходящих документов, передача их на отправку;
- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел;
- подготовка и заверение копий документов;
- подготовка проекта номенклатуры дел структурного подразделения на очередной год;
- подготовка и передача дел на архивное хранение, оформление актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению;
- организация уничтожения документов в соответствии с установленным порядком;
- ознакомление вновь принятых сотрудников с Инструкцией, Регламентом и другими нормативными правовыми актами по вопросам работы с документами и ведения делопроизводства;
- проведение инструктажа сотрудников структурного подразделения по вопросам организации работы с документами.
2. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения сотрудники структурных подразделений обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы сотруднику структурного подразделения, ответственному за делопроизводство, или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.
При смене сотрудника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, составляется акт приема-передачи документов и дел.
3. При работе с документами, поступившими в Правительство области, не разрешается вносить в них правки, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных Инструкцией.
4. Работать с документами вне служебных помещений Правительства области запрещается.
5. Содержание документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения Председателя Правительства области (в случае учреждения такой должности), вице-губернаторов Ярославской области, вице-губернатора Ярославской области - руководителя администрации Губернатора области, вице-губернатора Ярославской области - руководителя представительства Правительства области при Правительстве Российской Федерации, заместителей Губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, первого заместителя руководителя администрации Губернатора области (далее - должностные лица Правительства области), руководителей структурных подразделений или иных уполномоченных должностных лиц.
Сотрудники структурного подразделения несут дисциплинарную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов.
6. При утрате документов сотрудник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, в течение 2 рабочих дней с момента обнаружения утраты письменно информирует об этом руководителя структурного подразделения, после чего организуется розыск документов.
Если розыск документов не дает результата, составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.
7. Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации для официального опубликования осуществляется управлением массовых коммуникаций Правительства области.
III. Подготовка и оформление документов
1. Требования к бланкам документов
1.1. Документы в Правительстве области и структурных подразделениях, как правило, оформляются на бланках. При создании документов в ЕСЭД используются электронные бланки документов.
В случае издания Правительством области документов совместно с другими органами власти и организациями такие документы оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов Правительства области и организаций, участвующих в издании документа.
