ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 14 октября 1999 года № 400
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти Саратовской области
(с изменениями на 16 февраля 2005 года)
___________________________________________
Утратил силу на основании
постановления Губернатора Саратовской области
от 01.06.2006 N 87
___________________________________________
______________________________________________________________________
В тексте документа учтены изменения и дополнения, внесенные:
постановлением Губернатора Саратовской области от 21.04.2000 № 160,
постановлением Губернатора Саратовской области от 18.09.2000 № 366,
постановлением Губернатора Саратовской области от 01.06.2001 № 135,
постановлением Губернатора Саратовской области от 03.12.2001 № 250,
постановлением Губернатора Саратовской области от 29.12.2001 № 272,
постановлением Губернатора Саратовской области от 26.02.2002 № 39,
постановлением Губернатора Саратовской области от 22.09.2004 N 266,
постановлением Губернатора Саратовской области от 02.02.2005 N 15,
постановлением Губернатора Саратовской области от 16.02.2005 N 33.
______________________________________________________________________
В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах области и иных органах исполнительной власти области
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области.
2. Должностным лицам аппарата Губернатора области, Правительства области, других органов исполнительной власти области обеспечить строгое выполнение Инструкции, утвержденной настоящим постановлением.
3. Рекомендовать администрациям муниципальных образований области привести в соответствие с настоящим постановлением правовые акты, регламентирующие работу с документами.
4. Признать утратившим силу постановление Губернатора Саратовской области от 5 ноября 1996 года № 205 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и в Правительстве области".
Губернатор области
Д.Ф.Аяцков
Приложение
к постановлению
Губернатора области
от 14.10.99 № 400
И Н С Т Р У К Ц И Я
по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области
(с изменениями на 16 февраля 2005 года)
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области (далее - Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Правительстве области, в министерствах области и иных органах исполнительной власти области. Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением и списания их "В дело". В развитие отдельных положений настоящей Инструкции управление делопроизводства управления делами Правительства области (далее - управление делопроизводства) может разрабатывать конкретизирующие их требования и рекомендации. Контроль за исполнением документов осуществляется на основании соответствующего Положения.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Саратовской области, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов, Регламентом Правительства Саратовской области.
1.3. Методическое руководство работой по организации и ведению делопроизводства в аппарате Губернатора области, секретариатах и приемных вице-губернаторов области, первых заместителей Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства области, руководителей иных органов исполнительной власти области и их заместителей, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет управление делопроизводства (часть с учетом изменений, внесенных с 21 апреля 2000 года постановлением Губернатора Саратовской области от 21.04.2000 № 160. См. предыдущую редакцию).
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и обращениями граждан в органах исполнительной власти области и их структурных подразделениях возлагается на их руководителей, которые своим приказом определяют должностных лиц, непосредственно отвечающих за делопроизводство. Эти лица обеспечивают его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомят всех работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству .
Работники аппарата Губернатора области, секретариатов и приемных Губернатора области, вице-губернаторов области, первых заместителей Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства области, руководителей органов исполнительной власти области и их заместителей, ведут делопроизводство в соответствии с настоящей Инструкцией (часть с учетом изменений, внесенных с 21 апреля 2000 года постановлением Губернатора Саратовской области от 21.04.2000 № 160. См. предыдущую редакцию).
1.4. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников органов исполнительной власти области и их структурных подразделений. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены в своих структурных подразделениях со структурой органов исполнительной власти области и с настоящей Инструкцией под роспись.
Работники Правительства области, министерств области и иных органов исполнительной власти области, независимо от занимаемых должностей, несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.
Об утрате служебных документов с грифом "Конфиденциально", проектов постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области, корреспонденции, находящейся на контроле сообщается руководителю соответствующего органа исполнительной власти области и заместителю управляющего делами Правительства области, начальнику управления делопроизводства, которые организуют проведение служебного расследования. Результаты расследования представляются управляющему делами Правительства области.
В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от работы или при уходе в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому лицу.
1.5. Передача документов из отдела учета, контроля и рассылки документов управления делопроизводства (далее - отдел учета, контроля и рассылки документов) осуществляется по реестру (рассылке), составляемому исполнителем документа. Передача документов, их копий в органы и организации, не указанные в реестре, осуществляются управлением делопроизводства с разрешения заместителя управляющего делами Правительства Саратовской области, начальника управления делопроизводства (часть с учетом изменений, внесенных постановлением Губернатора Саратовской области от 02.02.2005 N 15, см. предыдущую редакцию).
Передача служебных документов и материалов в средства массовой информации осуществляется пресс-службой аппарата Губернатора или департаментом печати, информации и массовых коммуникаций области. Передача информации другим путем запрещается.
1.6. Проекты писем, постановлений, распоряжений, поручений Губернатора области и Правительства области, наградных листов на стадии их подготовки являются конфиденциальными.
1.7. Требования настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники и с другими документами независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий производится во взаимодействии с управлением информационных технологий управления делами Правительства области.
II. Прием поступающих документов
2.1. Корреспонденция принимается и учитывается в отделе учета, контроля и рассылки документов управления делопроизводства, а поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни - дежурными специалистами управления делопроизводства или в приемной Губернатора области с последующей обязательной передачей для регистрации в отдел учета, контроля и рассылки документов. При приеме корреспонденции от нарочных, в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставится дата и подпись работника, принявшего документ.
2.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений). При обнаружении отсутствия документов или других нарушений составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой - приобщается к поступившему документу. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе номер проставляется буквенный индекс "ОЗ" - ошибочно засланная.
Входящие документы без регистрационного номера, даты, подписи или с неадекватной подписью, без приложений, если на их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые) не регистрируются и возвращаются исполнителю.
2.3. К регистрации и дальнейшей обработке в отделе учета, контроля и рассылки документов принимаются документы, адресованные Губернатору области вице-губернаторам области, первым заместителям Председателя Правительства и заместителям Председателя Правительства области, руководителю аппарата Губернатора области и управляющему делами Правительства области (часть с учетом изменений, внесенных с 21 апреля 2000 года постановлением Губернатора Саратовской области от 21.04.2000 № 160. См. предыдущую редакцию).
Документы, адресованные другим должностным лицам органов исполнительной власти области, регистрируются соответственно в этих органах.
2.4. Телефонограммы принимаются, передаются, регистрируются и обрабатываются в органах исполнительной власти области.
III. Регистрация поступающих документов
3.1. Регистрация служебных документов - это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах и в компьютер.
Запись сведений о документе в компьютер производится путем заполнения электронной регистрационной карты. Исключение составляют нормативные правовые акты, письменные обращения граждан, иные документы, которые в соответствии с настоящей Инструкцией регистрируются иным образом.
3.2. Вся поступающая служебная корреспонденция в день ее получения подлежит регистрации, за исключением периодических изданий, книг, рекламных материалов, поздравительных писем и телеграмм, пригласительных билетов, оперативной отчётности, анонимной корреспонденции и корреспонденции без обратного адреса.
Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы передаются без обработки по принадлежности.
Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте.
3.3. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во всех остальных случаях они уничтожаются.
3.4. Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документом с левой стороны (на месте углового штампа).
3.5. На документах, поступивших в отдел учета до 16 часов текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 16 часов, - регистрационный номер с датой следующего дня, поступивших после 16 часов в пятницу или в выходные и праздничные дни - дата первого следующего за ними рабочего дня (пункт с учетом изменений, внесенных с 1 июня 2001 года постановлением Губернатора Саратовской области от 01.06.2001 № 135. См. предыдущую редакцию).
3.6. Регистрационный штамп с указанием входящего номера и даты регистрации документа проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Номер регистрации состоит из номера приёмной адресата и порядкового входящего номера.
На невскрываемых письмах штамп проставляется на конвертах.
3.7. На регистрируемые документы в отделе учета, контроля и рассылки документов заполняются регистрационные карточки (приложение № 1) в трёх экземплярах (два направляются с документом, третий остаётся для контроля в отделе учёта, контроля и рассылки документов) с указанием корреспондента, даты поступления, порядкового входящего номера, краткого содержания, даты и исходящего номера документа. Содержание регистрационной карточки заносится в компьютер.
Письма одинакового содержания, адресованные нескольким адресатам, регистрируются под одним входящим номером.
Контрольные карточки заводятся на служебную корреспонденцию, требующую ответа, или поступившую из федеральных органов власти.
3.8. Договоры и соглашения, подписываемые Губернатором области или уполномоченными Губернатором области или Правительством области другими должностными лицами, подлежат регистрации в отделе учета, контроля и рассылки документов путем присвоения порядкового регистрационного номера, который располагается под подписью должностного лица, заключившего договор или соглашение. Один экземпляр договора (соглашения) или, в исключительных случаях, его копия хранится в отделе учета, контроля и рассылки документов (пункт с учетом изменений, внесенных с 21 апреля 2000 года постановлением Губернатора Саратовской области от 21.04.2000 № 160. См. предыдущую редакцию).
3.9. На обращениях граждан в правом нижнем углу первого листа проставляется штамп и дата поступления, а их регистрация производится в приемной Губернатора области и Правительства области. В индекс этих документов должна входить первая буква фамилии заявителя, например: Б-124, что позволяет формировать картотеку по алфавиту.
3.10. После регистрации первые два экземпляра регистрационных карточек вместе с документами передаются под роспись в секретариаты соответствующих руководителей в соответствии с распределением обязанностей между должностными лицами, устанавливаемыми Губернатором области. Документы учитываются по регистрационным номерам, присвоенным им в отделе учета, контроля и рассылки документов. Один экземпляр регистрационной карточки остается в секретариате, а второй согласно резолюции руководителя вместе с документом направляется исполнителю через отдел учета, контроля и рассылки документов. Резолюция руководителя переносится на все три регистрационные карточки (часть с учетом изменений, внесенных с 21 апреля 2000 года постановлением Губернатора Саратовской области от 21.04.2000 № 160. См. предыдущую редакцию).
Документы вышестоящих органов, а также находящиеся в компетенции нескольких руководителей, представляются непосредственно Губернатору области, а в его отсутствие - вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства области (часть с учетом изменений, внесенных с 21 апреля 2000 года постановлением Губернатора Саратовской области от 21.04.2000 № 160. См. предыдущую редакцию).
Вся корреспонденция, поступающая с надписью "Лично" на имя Губернатора области, независимо от способа получения и регистрации, передаётся без вскрытия руководителю аппарата Губернатора области.
Передача документов секретариатами на рассмотрение руководителям производится в день их получения. Документы с грифом "Срочно", особо важные документы и телеграммы передаются незамедлительно после их получения.
Контроль за исполнением и списание документа "В дело" осуществляется секретариатом, в который первоначально направлен документ.
После исполнения документа регистрационная карточка со всеми реквизитами передается в отдел учета, контроля и рассылки документов для снятия с контроля.
3.11. Документы предприятий, организаций, учреждений, поступившие лично к Губернатору области, вице-губернаторам области, первым заместителям Председателя Правительства области, заместителям Председателя Правительства области, руководителю аппарата Губернатора области и управляющему делами Правительства области после их рассмотрения передаются в отдел учета, контроля и рассылки документов для регистрации в соответствии с подпунктами 3.6. и 3.7. настоящей Инструкции (пункт с учетом изменений, внесенных с 21 апреля 2000 года постановлением Губернатора Саратовской области от 21.04.2000 № 160. См. предыдущую редакцию).
3.12. Регистрация федеральных законов, правовых актов и поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, правовых актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, поручений руководителя администрации Президента России, постановлений Центральной избирательной комиссии России, постановлений и протоколов комиссий при Правительстве Российской Федерации, выписок из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации и работа с ними осуществляется контрольным управлением аппарата Губернатора области. На эти документы в управлении заводятся регистрационные карточки (приложение № 2) и всё вместе передаётся по назначению, а после рассмотрения передаётся согласно резолюции исполнителю с последующей отметкой в регистрационной карточке об исполнении документа и списании его "В дело".
