АДМИНИСТРАЦИЯ ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

О мерах по улучшению организации контроля
за исполнением документов в администрации
области

В целях совершенствования контроля исполнением отделами, управлениями и комитетами администрации области, местными администрациями актов вышестоящих органов власти и управления, решений областного Совета народных депутатов и документов администрации области

П О С Т А Н О В Л Я Ю :

1. Утвердить и ввести в действие Порядок Организации контроля за исполнением документов в аппарате администрации области (прилагается).

2. Отделами, управлениям, комитетам областной администрации до 01.11.93 разработать Порядок организации контроля за исполнением документов в подразделении, назначить ответственных за работу с документами, поставленными на контроль.

3. Управлению делами (т.Бусовиков), отделу территориального управления (т.Алышев) обеспечить координацию работы по контролю за исполнением документов, оказывать отделам, управлениям и комитетам администрации области, местным администрациям организационно-методическую помощь по внедрению утвержденного Порядка.

4. Отделу территориального управления (т.Алышев) провести закрепление консультантов отдела за структурными подразделениями администрации области для осуществления организационно-методической работы по организации контроля за исполнением документов вышестоящих органов власти и управления, областного Совета администрации.

5. Признать утратившим силу решение облисполкома от 19.07.78 N 149 о порядке контроля за выполнением решений и распоряжений исполкома.

6. Внести дополнение в постановление главы администрации области от 26.06.92 N 135 "Об основных требованиях к подготовке и оформлению актов главы администрации области":

предусмотреть визирование и согласование проектов постановлений и распоряжений отделов территориального управления, общим отделом до передачи в юридический отдел администрации области.

7. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить: на первого заместителя главы администрации области т.Игумнова.

П О Р Я Д О К
организации контроля за исполнением документов
в аппарате администрации области

1. Общие положения

1.1 Контроль за исполнением документов ведется с целью обеспечения своевременного и качественного решения содержащихся в них вопросов.

1.2 Контроль исполнения включает постановку документов на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководства администрации об исполнении документов.

1.3 Контроль за исполнением документов организуют глава администрации области, его заместители, управляющий делами администрации.

На контроль ставятся входящие, исходящие, внутренние документы администрации, содержащие конкретные задания и сроки исполнения, требующие представления ответа, отчета или информации, а также документы, по исполнению которых даны поручения в резолюциях в резолюциях руководства администрации.

Резолюции руководства на документах должны содержать указания по их исполнению, фамилии исполнителей, сроки исполнения, подпись и дату.

1.4 Персональную ответственность за исполнение документов несут руководители отделов, управлений и комитетов администрации области, главы местных администраций, указанные в документах и резолюциях руководителей администрации.

1.5 Ответственность за ведение учета поставленных на контроль законов, указов, постановлений, распоряжений и других нормативно-правовых актов Верховного Совета, Президента и Совета Министров- Правительства Российской Федерации, решений областного Совета народных депутатов (в т.ч. малого Совета), постановлений и распоряжений главы администрации области возлагается на сектор контроля отдела территориального управления (в дальнейшем сектор контроля); поручений, писем вышестоящих органов власти и управления, запросов учреждений и предприятий, инициативных документов администрации - на секретарей-машинисток приемных руководителей администрации области.

Учет документов, поставленных на контроль, ведется по регистрационным карточкам и с использованием средств вычислительной техники.

1.6 В случаях, когда исполнение документа или контроль за его исполнением возложены на несколько подразделений, должностных лиц, ответственным (основным) исполнителем является подразделение, должностное лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Все остальные исполнители предоставляют ответственному исполнителю в установленные сроки необходимые и качественно подготовленные документы (проекты документов, справки, сведения и т.д.).

Ответственный исполнитель персонально отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа или ходе контроля за его исполнением, и готовит руководству администрации справку о результатах исполнения документа.

1.7 Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов власти и управления (перечень типовых сроки исполнения документов прилагается).

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями администрации области. Конечная дата исполнения указывается в тексте или в резолюции только руководителями или органами власти и управления, которые их установили.

В случае изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель информирует об этом сектор контроля или секретаря-машинистку руководителя администрации области (в зависимости от того, где контролируемый документ находится на учете).

1.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

Снятие документов с контроля осуществляется в соответствии с требованиями, установленными в зависимости от видов документов в разделах 2, 3, 4 настоящего Порядка.

1.9 Организационно-методическую работу по организации контроля за исполнением документов, соблюдением сроков исполнения осуществляют сектор контроля и общий отдел администрации области во взаимодействии с консультантами-референтами, консультантами отдела территориального управления (в соответствии со схемой закрепления за ними территорий и структурных подразделений).

1.10 Ежемесячно, пятого числа, сектор контроля представляет руководству администрации области информацию о ходе исполнения по каждой приемной поставленных на контроль документов.

2.ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫХ АКТОВ ВЕРХОВНОГО
СОВЕТА, ПРЕЗИДЕНТА И СОВЕТА МИНИСТРОВ-
ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

2.1 Законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента России, постановления и распоряжения Совета Министров-Правительства России регистрируются в юридическом отделе и в день поступления передаются на рассмотрение главе администрации области или исполняющему его обязанности заместителю.

2.2 После рассмотрения руководителем указанных документов юридический отдел прилагает к ним лист ознакомления и направляет документы заместителям главы администрации, управляющему делами и другим должностным лицам согласно резолюции руководителя администрации.

2.3 Указанные в резолюции должностные лица при необходимости принятия мер для исполнения документов в свою очередь формулируют поручения исполнителям и возвращают документы через секретарей-машинисток приемных руководителей администрации в юридический отдел с листом ознакомления.

2.4 Юридический отдел направляет копию подлежащего контролю нормативно-правого акта в сектор контроля, о чем делается отметка в журнале регистрации отдела.

2.5 Сектор контроля ставит контролируемый документ на учет и с контрольной карточкой направляет указанным в резолюциях исполнителям.

2.6 В соответствии с резолюциями руководства отделы, управления и комитеты администрации, другие органы государственного управления области готовят проекты постановлений, распоряжений, писем-ответов или мероприятий по исполнению актов высших органов власти и управления Российской Федерации.

2.7 После принятия по нормативно-правовым актам высших органов власти и управления Российской Федерации постановлений или распоряжений, подписания ответов или подготовки и проведения мероприятий ответственный за исполнение делает соответствующие отметки в контрольных карточках и возвращает их в сектор контроля. Дальнейший контроль осуществляется по принятым главой администрации документов.

Отметка об исполнении документа должна включать: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; подпись руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, дату.

2.8 Сектор контроля, получив контрольную карточку с отметкой об исполнении, переносит содержание в автоматизированный банк данных и снимает нормативно-правовые акты высших органов власти и управления Российской Федерации с учета.

2.9 Документы, по которым предусмотрено представление отчетов в течение ряда лет, находятся на контроле до представления отчета к последнему сроку.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
РЕШЕНИЙ ОБЛАСТНОГО СОВЕТА НАРОДНЫХ
ДЕПУТАТОВ

3.1 Решения областного Совета народных депутатов, его малого Совета поступают в канцелярию в 2-х экземплярах и передаются в сектор контроля отдела территориального управления для регистрации. В тот же день первый экземпляр решений Совета с листом ознакомления направляется главе администрации области или исполняющему его обязанности заместителю.

3.2 Если документ подлежит исполнению и контролю и адресован в резолюции руководителя конкретным заместителям главы администрации, они, в свою очередь, при визировании формулируют поручение исполнителю. Затем первый экземпляр документа вместе с поручением возвращают через секретаря-машинистку в сектор контроля. Работник сектора заполняет в 2-х экземплярах контрольную карточку и направляет один экземпляр решения вместе с контрольной карточкой и поручением заместителя конкретному исполнителю.

3.3 По поручению главы администрации и его заместителей исполнители (соответствующие отделы, управления и комитеты, другие органы государственного управления области) готовят проекты постановлений, распоряжений, писем, мероприятий по выполнению решений областного Совета или проводят другие действия по их реализации.

3.4 За 3 дня до истечения контрольного срока, определенного в решении областного Совета народных депутатов или резолюции руководства администрации, исполнитель готовит в областной Совет информацию о выполнении решения в целом или его отдельных пунктов за подписью руководства администрации области. Копию информации исполнитель представляет в сектор контроля.

Контроль за своевременным выполнением пунктов решений, касающихся деятельности областной администрации ее структурных подразделений, осуществляют консультанты-референты главы администрации области, его заместителей и управляющего делами.

3.5 Работник сектора контроля, получив копию отправленной в областной Совет информации, делает отметку в автоматизированном банке данных и переводит контрольную карточку в картотеку исполненных документов.

3.6 На основании полученной информации областного Совет народных депутатов (малый Совет) рассматривает вопрос о снятии с контроля пунктов решения, относящихся к деятельности администрации, или своим решением продляет срок их выполнения. В случае продления срока исполнения это решение становится на контроль в администрации как новое.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГЛАВЫ
АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ.

4.1 Подлежащие контролю постановления и распоряжения главы администрации области представляют в сектор контроля в 2-х экземплярах протокольным сектором общего отдела администрации.

В секторе контроля документ ставится на учет и вместе с контрольной карточкой направляется руководителю администрации или руководителю ее структурного подразделения, на которых возложен контроль за исполнением документа.

4.2 Руководитель, на которого возложен контроль за исполнением документа, определяет комплекс мер по контролю за исполнением постановления (распоряжения), утверждает план мероприятий по его реализации, дает указание о формировании контрольного дела по документу.

План мероприятий должен предусматривать порядок промежуточного контроля, периодичность проверок, в том числе и с выездом на места, заслушивание информации о ходе выполнения распорядительного документа у руководителя отдела, управления, комитета администрации или у заместителя главы администрации, сроки и форму представления информации исполнителем о выполнении документа.

Контрольное дело должно содержать: взятый на контроль документ; план мероприятий по его реализации; отчетные документы, информации отделов, управлений, комитетов, других органов областного управления, местных администраций и других исполнителей; справки о результатах проверок.

4.3 Основным методом контроля должна являться проверка исполнения на местах, осуществляемая систематически как в целом, так и по отдельным пунктам документа. Для проверки хода и результатов его выполнения создания создается временная комиссия, как правило, из лиц, участвовавших в разработке контролируемого документа.

Результаты проверок рассматриваются главой администрации области или его заместителями, либо могут быть предметом обслуживания на заседании коллегии при главе администрации.

4.4 За пять дней до истечения сроков контроля исполнения, определенных в постановлении или распоряжении главы администрации области, исполнитель направляет в адрес руководителя, ответственного за контроль данного документа, информацию о выполнении постановления (распоряжения) или его отдельных пунктов.

4.5 Руководитель, ответственный за контроль по исполнению документа, организует обобщение поступившей информации, составляют справку о результатах исполнения с оценками, выводами и предложениями по существу контролируемых пунктов или постановления (распоряжения) в целом, визирует ее у заместителя главы администрации области и представляет на рассмотрение главе администрации области, либо исполняющему его обязанности заместителю.

4.6 Справка должна содержать сведения о сроках исполнения и полноте выполнения документа, иметь фактические данные по каждому пункту, заданию, мероприятию.

В случае невыполнения отдельных пунктов или документа в целом в справке должны быть предложения о продлении сроков и ответственности исполнителей.

4.7 В необходимых случаях предложения о продлении сроков контроля постановления (распоряжения) и об ответственности исполнителей за срыв или невыполнение распорядительных документов следует оформлять соответствующим проектом постановления.

4.8 На основании представленной справки глава администрации (исполняющий его обязанности) или по его поручению первые заместители принимают решение о снятии с контроля в целом, либо отдельных его пунктов или устанавливают дополнительный срок исполнения документа.

4.9 Указание о снятии постановления (распоряжения) главы администрации с контроля фиксирует на первом листе справки о результатах исполнения или в контрольной карточке и содержит слова "С контроля снять", подпись и дату.

4.10 После снятия документа с контроля справка о результатах исполнения подшивается в контрольное дело, а ее копию и контрольная карточка сдаются в сектор контроля.

Контрольное дело со всеми подшитыми документами хранится в подразделении-разработчике контролируемого документа и уничтожается по акту по истечении 3-х лет после снятия с контроля.

4.11 Работники сектора контроля, получив от подразделения администрации области (должностного лица), осуществляющего контроль за исполнением документа, копию справки о результатах исполнения и контрольную карточку, снимают с учета за подразделением (должностным лицом) контролируемый документ.

Краткая информация об исполнении документов заводится в автоматизированный банк регистрационных данных.