изменено: см. постановление губернатора области
от 17.09.93 № 145

АДМИНИСТРАЦИЯ ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

Об основных требованиях к подготовке и оформлению
актов главы администрации области

В целях повышения качества издаваемых распорядительных документов, внедрения ГОСТ 6.38-90 "Система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

П О С Т А Н О В Л Я Ю:

1. Утвердить и ввести в действие Основные требования к подготовке и оформлению актов главы администрации Пермской области (прилагаются).

2. Обязать общий отдел управления делами областной администрации обеспечить организационно-методическую помощь во внедрении требований к подготовке распорядительных документов и контроль за их соблюдением.

3. Признать утратившими силу:

Порядок внесения вопросов на заседания облисполкома и подготовки решений и распоряжений (решение облисполкома 19.07.78 N 149);

Временный регламент заседаний исполнительного комитета Пермского областного Совета народных депутатов и Президиума облисполкома (решение облисполкома 31.10.90 N 277).

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

к подготовке и оформлению актов главы
администрации Пермской области

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. При подготовке проектов актов главы администрации области необходимо руководствоваться следующим.

Постановление - правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед администрацией, и установления стабильных норм, правил. Постановление имеет длительный срок действия, касается широкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый в целях разрешения оперативных вопросов. Оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан. Распоряжение издается также для исполнения постановления.

1.2. Подготовка актов главы администрации области (постановлений, распоряжений) организуется при действительной необходимости оформления управленческих решений в распорядительной форме:

во исполнение или в соответствии с распорядительными документами вышестоящих органов государственной власти и управления;

по поручению руководства администрации области;

по инициативе руководителей органов областной администрации и местных администраций.

1.3. Подготовка нового распорядительного документа предусматривается также для:

внесения существенных изменений в ранее принятые (действующие) распорядительные документы;

объединения нескольких распорядительных документов по одному и тому же вопросу;

внесения изменений во многие пункты действующего распорядительного документа;

редактирования пунктов, в которые ранее было внесено много изменений.

1.4. Проект документа должен

соответствовать действующему законодательству, распорядительным документам вышестоящих органов, ранее принятым документам (если проектом не предусматривается их отмена или изменение);

устранять множественность ранее изданных распорядительных документов;

содержать предписания, соответствующие компетенции администрации области.

1.5. В проект распорядительного документа должны включаться предписания, относящиеся к одному или нескольким вопросам, непосредственно связанным между собой по содержанию, новые, а также ранее принятые предписания, которые должны сохранять свою силу.

Новые предписания по отдельным вопросам, уже решенным во исполнение ранее изданных документов, подготавливаются, как правило, в форме изменений и дополнений текста этих документов.

Не следует создавать новые документы по вопросам, ранее принятые решения по которым остались невыполненными.

1.6. В проектах актов главы администрации области не должно содержаться инструктивных и методических материалов, технических условий, прейскурантов, предписаний по выполнению функций организаций и обязанностей работников. При необходимости решения подобных вопросов распорядительными документами должны утверждаться соответствующие инструкции, методики, технические условия, прейскуранты, положения и т.п.

1.7. Распоряжения не могут отменять и изменять постановления.

1.8. Акты главы областной администрации вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом акте.

2. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ПРОЕКТА
РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

2.1. Общее руководство подготовкой проектов распорядительных документов осуществляет заместитель главы администрации области или управляющий делами в соответствии с распределением обязанностей.

2.2. При подготовке проекта распорядительного документа соответствующим руководителем администрации определяются

цели и задачи документа, кому он адресуется и на кого распространяется;

круг должностных лиц, на которых возлагается ответственность за его подготовку;

организации, привлекаемые к подготовке;

сроки подготовки.

Организация работы проводится руководителем соответствующего отдела, управления, комитета или его заместителем.

2.3. Для подготовки наиболее сложных вопросов рекомендуется создание специальной комиссии из работников аппарата и других структурных подразделений областной администрации и местных администраций. К работе комиссии в случае необходимости могут привлекаться ученые, квалифицированные специалисты из числа практических работников. Руководит ею председатель комиссии или лицо, указанное в поручении первым.

2.4. При подготовке документа по собственной инициативе руководство заинтересованных организаций согласованно определяет порядок и сроки подготовки проекта, а также лиц, ответственных за его подготовку.

2.5. До подготовки распорядительного документа изучаются относящиеся к данному вопросу документы вышестоящих органов государственной власти и управления, справочные и аналитические материалы, а также все распорядительные документы облисполкома и администрации, изданные ранее по данному вопросу. Это позволит избежать во вновь издаваемых актах расхождений с ранее изданными распорядительными документами по аналогичному вопросу, отразить в них отменяемые документы или документы, в которые вносятся те или иные изменения и дополнения.

2.6. При необходимости проводится проверка состояния дел с ознакомлением проверяемых с выводами и предложениями. Особенно тщательно выясняются финансовые и материальные затраты, которых потребует реализация решения, источники их покрытия.

3. ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО
ДОКУМЕНТА

3.1. Изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Заголовок постановления и распоряжения, начинаясь с предлога "О" или "Об", должен указывать о чем документ (например: "О мерах ...", "Об улучшении ...", "О ходе выполнения ..." и т.д.).

В заголовке может выражаться положительная или отрицательная оценка определенных фактов или действий (например: "О практике работы ..." или "О серьезных нарушениях ...", "О недостатках в ..." и т.п.).

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А 5.

3.2. Текст проекта должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной при соотношении их объемов, как правило, один к трем.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и основания для издания распорядительного документа (документы вышестоящих органов государственной власти и управления, факты, события, мотивы). При ссылке на них указываются автор, наименование, дата, номер и заголовок этого документа (например: решение областного Совета народных депутатов ... "О ...").

Если в констатирующей части одновременно со ссылкой на документ-основание приводится изложение фактов и событий, то ссылка оформляется предложением, начинающимся предлогом "в" или "на" (например: "В соответствии с ...", "На основании ...").

Даты документов-оснований допускается указывать словесноцифровым способом: 29 апреля 1992г.

Констатирующая часть должна содержать краткую характеристику достигнутых положительных результатов, а также анализ недостатков и их причин.

Если решение направлено на устранение имеющихся недостатков, то дается развернутая их характеристика, указываются конкретные виновники.

При отсутствии необходимости обоснования издания распорядительного документа констатирующая часть может отсутствовать.

3.3. Обе части распорядительного документа разделяются словами: "Постановляю" (в постановлениях), "Предлагаю", "Обязываю" (в распоряжениях), которые печатаются отдельной строкой прописными буквами без кавычек от нулевого положения табулятора пишущей машины (от границы левого поля документа).

3.4. В зависимости от объема и содержания проект распорядительного документа может подразделяться на разделы, пункты и подпункты.

Каждому пункту и подпункту распорядительной части проекта документа может присваиваться номер. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункты и их самостоятельные абзацы (подпункты) пишутся с прописной буквы и заканчиваются точкой. Если пункт заканчивается двоеточием, то подпункты отделяются точкой с запятой.

Не допускается помещать в одном пункте большое количество подпунктов.

3.5. Пункты распорядительной части должны начинаться либо с указания исполнителя и конкретного действия ("Управлению культуры обеспечить ...", либо с указания предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а затем исполнителя ("Предложить финансовому управлению ...").

Пункты постановлений и распоряжений, не связанные с определенным исполнителем, начинаются с глагола в неопределенной форме ("Утвердить ...", "Установить ...".

Не следует включать в проекты решений пункты общего, декларативного характера, или пункты по мелким и второстепенным вопросам.

Объединение в одном пункте мало связанных между собой предписаний не допускается.

3.6. В конце каждого пункта распорядительной части документа (при длительных сроках исполнения) должно содержаться указание о сроках (периодичности) промежуточного контроля исполнения (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно и т.д.) для представления информации исполнителем (исполнителями).

В последнем пункте распорядительной части документа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного документа в целом (полное наименование должности и фамилия в винительном падеже).

В случае осуществления контроля исполнения отдельных пунктов различными организациями и лицами, в конце каждого пункта об этом должно быть сделано соответствующее указание.

В качестве исполнителей распорядительных документов должны указываться органы областной администрации, местные администрации, предприятия и организации без указания фамилии руководителя.

Должностное лицо указывается в качестве исполнителя в том случае, если исполнение поручается ему персонально.

Фамилии исполнителей указываются без инициалов, кроме случаев поощрений, взысканий, совпадения фамилий, а также в документах по личному составу. Примеры: "Начальнику управления ... т.Иванову". "Начальникам управлений: финансового - т.Иванову, культуры т.Петрову ..." и т.д.

При подготовке документов о ходе выполнения ранее принятых решений следует указывать конкретных лиц, виновных в срыве сроков выполнения мероприятий.

3.7. Сроки исполнения должны быть реальными, достаточными для выполнения намечаемых мероприятий, с учетом установленных вышестоящими органами сроков статистической и бухгалтерской отчетности, объемов работ, времени на размножение и пересылку документов.

3.8. Названия предприятий, организаций и учреждений указываются в проекте документа в точном соответствии с их официальным наименованием.

Использование сокращенных наименований допускается в тех случаях, когда такие сокращения являются официальными.

3.9. Если возникает необходимость неоднократного упоминания в проекте какого-либо документа, то допускается в первом случае привести его полное наименование, а в дальнейшем приводить сокращенное обозначение этого документа

3.10. Допускается оформление распорядительной части в табличной форме.

Распорядительная часть документа может быть сокращена за счет вынесения действий в приложение в виде отдельного плана мероприятий. В этом случае распорядительная часть может содержать лишь пункт об утверждении прилагаемого плана мероприятий.

В каждом пункте плана должны содержаться помимо исполнителей и сроков исполнения мероприятий промежуточные сроки контроля исполнения (аналогично п.3.6), а также организации и лица, на которые возлагается контроль исполнения.