ГУБЕРНАТОР ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 14 сентября 2001 года N 225
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА И ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ, ФОРМИРУЕМЫХ ПРАВИТЕЛЬСТВОМ ЕАО
{Утратил силу: Постановлением губернатора Еврейской автономной области от 31.05.2007 N121 НГР: ru79000200700165}
{Изменения:
Постановление губернатора Еврейской автономной области от 05.03.2004 N 53 НГР: ru79000200400036;
Постановление губернатора Еврейской автономной области от 24.04.2006 N78 НГР: ru79000200600081;
Постановление губернатора Еврейской автономной области от 05.05.2006 N86 НГР: ru79000200600101
Постановление губернатора Еврейской автономной области от 31.07.2006 N120 НГР: ru79000200600208 }
В целях совершенствования делопроизводства в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти области, усиления контроля за прохождением документов и внедрения государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством области.
2. Руководителям отделов, комитетов, управлений обеспечить строгое выполнение требований Инструкции.
3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управление делопроизводства аппарата губернатора области (Свиридова Т.И.).
4. Считать утратившим силу постановление губернатора области от 12.02.99 N38 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве ЕАО и его структурных подразделениях", постановление губернатора области от 30.04.99 N111 "О внесении дополнений в постановление губернатора области от 12.02.99 N38 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве ЕАО и его структурных подразделениях", постановление главы администрации ЕАО от 03.06.94 N160 "О совершенствовании организации контроля и проверки исполнения распорядительных документов в органах исполнительной власти области".
Губернатор области Н.М.ВОЛКОВ
УТВЕРЖДЕНА
Постановлением
губернатора области
от 14.09.2001 N225
ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области
СОДЕРЖАНИЕ
1. Общие положения................................................4
2. Оформление управленческих документов.....................5
2.1. Подготовка и внесение в Законодательное
Собрание Еврейской автономной области
законодательных инициатив губернатора области
и подготовка заключений губернатора области по
проектам законов области................................6
2.2. Подготовка документов на заседание
правительства области..................................8
2.3. Подготовка и оформление постановлений
и распоряжений губернатора и правительства
области....................................................9
2.4. Оформление протокола заседания
правительства...........................................12
2.5. Подготовка писем и телеграмм губернатора и
правительства области..................................14
2.5.1. Оформление служебных и частных писем...........14
2.5.2. Особенности оформления служебных писем
при переписке с зарубежными корреспондентами....17
2.6. Порядок подготовки приказов.........................20
2.6.1. Органов исполнительной власти, формируемых
правительством области..............................20
2.6.2. Аппарата губернатора Еврейской
автономной области ..................................23
2.6.3. Структурных подразделений аппарата
губернатора области..................................25
3. Требования к бланкам документов и
оформлению документов.......................................27
3.1. Требования к оформлению реквизитов
документов...............................................30
4. Требования к текстовым файлам
нормативно - правовых актов ...............................50
4.1. Общие положения .......................................51
4.2. Правила обработки текстов документов ..............51
4.3. Контроль введенной информации .....................53
5. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений
и других документов губернатора и правительства области..53
6. Организационное, документационное и информационное
обеспечение мероприятий, проводимых губернатором области.54
7. Прием, учет, регистрация и направление поступающих
документов.......................................................55
8. Отправка документов..........................................57
8.1. Организация приема и передачи документов
с использованием средств факсимильной связи........57
9. Рассмотрение обращений граждан............................58
10. Техническое обеспечение работы с документами.............59
10.1. Печатание документов.................................59
10.2. Копирование документов.............................60
11. Изготовление и использование печатей и штампов...........60
12. Формирование дел, хранение документов и передача их в
государственный архив Еврейской автономной области.......61
12.1. Составление номенклатуры дел........................61
12.2. Формирование дел......................................63
12.3. Экспертиза ценности документов......................64
12.4. Оформление дел ........................................66
12.5. Составление описей дел...............................68
12.6. Хранение документов и дел..........................69
12.7. Передача документов на хранение
в государственный архив ..............................69
13. Приложения ....................................................71
14. Рекомендации по написанию отдельных наименований
слов и словосочетаний, дат, чисел и употребляемых
сокращений слов..............................................105
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Инструкция по делопроизводству (далее "Инструкция") является нормативным документом, определяющим единый порядок работы с документами в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области.* Инструкция разработана с учетом рекомендаций Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации (утвержденной приказом Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации от 8 ноября 2000 г. N 1234), Типовой Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68), а также утвержденного ГОСТ Р6.30 - 2003 "Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. (в ред. Постановления губернатора ЕАО от 05.03.2004 N53 НГР: ru79000200400036)
1.2. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и др.
Компьютерные (автоматизированные) технологии работы с документами должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.
1.3. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в т.ч. телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, сохранность, находящихся в подразделениях аппарата губернатора области и органов исполнительной власти документов, возлагается на их руководителей.
В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в подразделениях руководителями назначаются ответственные работники за ведение делопроизводства.
На ответственных за ведением делопроизводства возлагаются следующие основные функции:
- прием и учет поступающих в подразделение документов;
- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;
- учет и регистрация исходящих из подразделений документов;
