2.1. Документами аналитического учета являются:
лицевые счета. Порядок отражения операций по лицевым счетам определен при характеристике каждого счета (часть II). Лицевым счетам присваиваются наименования и номера. Реквизиты открываемых счетов и порядок их нумерации приведены в положении N 1 к настоящим Правилам.
Номер лицевого счета должен однозначно определять его принадлежность конкретному клиенту и целевому назначению. По истечении отчетного года (после 31 декабря) разрешается новым счетам клиентов присваивать номера лицевых счетов, закрытых в отчетном году. В лицевых счетах должны показываться: дата предыдущей операции по счету, входящий остаток на начало дня, обороты по дебету и кредиту, отраженные по каждому документу (сводному документу), остаток после отражения каждой операции (по усмотрению кредитной организации) и на конец дня. Лицевые счета ведутся на отдельных листах (карточках), в книгах либо в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники. В реквизитах лицевых счетов должны отражаться: дата совершения операции, номер документа, вид (шифр) операции (шифр проведенного документа указан в приложении N 1 к настоящим Правилам), номер корреспондирующего счета, суммы отдельно по дебету и кредиту, остаток и другие реквизиты (абзац в редакции, введенной в действие с 8 апреля 1998 года указанием Банка России от 30 марта 1998 года N 196-У; дополнен с 8 октября 1998 года указанием Банка России от 25 сентября 1998 года N 360-У).
Допускается ведение учета взносов акционеров, вкладов физических лиц, расчетов с работниками банка, учета основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, других товарно-материальных ценностей и других операций по потребности банка по отдельным программам с отражением на соответствующих счетах в балансе итоговыми суммами (абзац дополнительно включен указанием Центрального банка Российской Федерации от 11 декабря 1997 года N 62-У).
В соответствии с Федеральным законом "О банках и банковской деятельности" порядок открытия, ведения и закрытия банком счетов клиентов, как в рублях, так и в иностранной валюте устанавливается Банком России. Для открытия счета клиент представляет необходимые документы юридической службе кредитной организации, которая проверяет правильность оформления документов, оформляет договор банковского счета. Сформированное юридическое дело хранится в юридической службе. Иной порядок и место хранения юридического дела может устанавливаться внутренним регламентом кредитной организации.
Для открытия счета в бухгалтерию (главному бухгалтеру, его заместителю, начальнику отдела - в зависимости от порядка, установленного в банке) представляется распоряжение руководства банка об открытии счета с приложением карточки образцов подписей должностных лиц, имеющих право распоряжаться счетом, и оттиска печати, заверенной в установленном порядке. В распоряжении должен быть указан владелец счета, номер и дата договора банковского счета, порядок и периодичность выдачи выписок счета. Распоряжение после открытия счета с отметкой должностных лиц бухгалтерии, указанных выше, передается в юридическую службу для помещения в юридическое дело клиента.
Необходимое количество экземпляров карточек образцов подписей и печати для использования в работе ксерокопирует кредитная организация. Ксерокопии заверяет своей подписью главный бухгалтер кредитной организации или его заместитель.
Открытые счета клиентам регистрируются в книге регистрации открытых счетов. В этой книге должны быть следующие данные:
дата открытия счета;
дата и номер договора об открытии счета;
наименование клиента;
наименование (цель) счета;
номер лицевого счета;
порядок и периодичность выдачи выписок счета;
дата сообщения налоговым органам, фондам об открытии счета;
дата закрытия счета;
примечание.
В книге для каждого номера и наименования счета второго порядка открываются отдельные страницы, которые пронумеровываются, прошнуровываются и опечатываются. Книга заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя и хранится у главного бухгалтера в несгораемом шкафу (сейфе) (абзац в редакции, введенной в действие с 8 апреля 1998 года указанием Банка России от 30 марта 1998 года N 196-У).
Счета физических лиц по вкладам (депозитам) открываются с соблюдением положений Гражданского кодекса Российской Федерации (гл.44). Открытые физическим лицам счета по вкладам (депозитам) отражаются в книге регистрации открытых счетов на общих основаниях (абзац в редакции указания Центрального банка Российской Федерации от 11 декабря 1997 года N 62-У).
Если законодательством Российской Федерации не предусматривается сообщать налоговым органам, внебюджетным фондам об открытии счета, то в книге регистрации счетов в графе "дата сообщения налоговым органам, фондам об открытии счета" делается надпись "не требуется".
Лицевые счета, открываемые не клиентам, а для учета имущества, расчетов, участия, капитала, доходов, расходов, результатов деятельности и т.п., также регистрируются в книге регистрации открытых счетов по внутрибанковским операциям.
Учетной политикой кредитной организации может быть предусмотрено ведение книги регистрации лицевых счетов в электронном виде и подписание ее аналогами собственноручной подписи главного бухгалтера или его заместителя, при этом должны быть обеспечены меры защиты информации от несанкционированного доступа. В этом случае из ЭВМ ежедневно распечатываются отдельные ведомости вновь открытых и закрытых счетов, которые подшиваются в отдельное дело и хранятся у главного бухгалтера или его заместителя. На каждое первое число года, следующего за отчетным, а при необходимости - в другие сроки в течение года ведущаяся в ЭВМ книга регистрации счетов выдается на печать. Отдельные листы книги сшиваются, пронумеровываются, скрепляются печатью и подписываются главным бухгалтером. Сформированная книга регистрации действующих счетов сверяется с ведомостями открытых и закрытых счетов, прошнуровывается, опечатывается, подписывается главным бухгалтером или его заместителем и сдается в архив. При необходимости кредитная организация может вести несколько книг регистрации счетов по потребности банка с обязательной сквозной нумерацией каждой страницы по всем книгам (абзац дополнительно включен указанием Центрального банка Российской Федерации от 11 декабря 1997 года N 62-У; первое предложение в редакции, введенной в действие с 8 апреля 1998 года указанием Банка России от 30 марта 1998 года N 196-У).
Внесение изменений в книгу учета лицевых счетов клиентов может осуществляться только с разрешения главного бухгалтера либо его заместителя (абзац в редакции указания Центрального банка Российской Федерации от 11 декабря 1997 года N 62-У).
После открытия счета завизированные главным бухгалтером или его заместителем либо другим лицом, которому предоставлено это право, карточки образцов подписей и оттиска печати с указанием на них порядка и периодичности выдачи выписок счета (распорядителям счета по доверенности, которая хранится вместе с карточкой образцов подписей, почтой, через специальные абонентские ящики, ежедневно, один раз в 3, 5, 10 и т.д. дней) передаются соответствующим работникам банка.
При временной замене документов (карточек с образцами подписей, печати и других) по действующим счетам клиентов документы принимаются главным бухгалтером или по его поручению - заместителем главного бухгалтера либо начальником отдела, которые проверяют документы и заверяют их своей подписью (абзац в редакции указания Центрального банка Российской Федерации от 11 декабря 1997 года N 62-У).
В случае закрытия счета, а также при изменении наименования предприятия, организации, учреждения либо номера счета владелец счета обязан возвратить кредитной организации чековые книжки с оставшимися неиспользованными чеками и корешками при заявлении, в котором указываются номера возвращаемых неиспользованных чеков. Если счет закрывается, то в этом заявлении должно содержаться подтверждение остатка средств на счете на день закрытия и указание, куда перечислить остаток средств.
Лицевые счета клиентов печатаются применительно к действующим формам бланков в двух экземплярах, которые передаются в бухгалтерию. Второй экземпляр является выпиской из лицевого счета и предназначается для выдачи или отсылки клиенту.
Лицевые счета, выписки из которых клиентам не выдаются, печатаются в одном экземпляре. Лицевые счета, ведущиеся в виде электронных баз данных, распечатываются для выдачи клиенту в виде выписки, если иное не предусмотрено договором с клиентом (абзац в редакции, введенной в действие с 8 апреля 1998 года указанием Банка России от 30 марта 1998 года N 196-У).