ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

12 февраля 1996 года N 78


Об утверждении нормативных документов по работе отдела
(группы) документационного обеспечения и специальной информации
таможни (таможенного поста) *)

(с изменениями от 29 января 1997 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа ГТК России от 9 марта 1999 года N 150
____________________________________________________________________

*) В названии и в тексте слово "защиты" заменено словом "специальной" - приказ ГТК России от 29 января 1997 года N 33.

В связи с созданием в таможнях (на таможенных постах) отделов документационного обеспечения и специальной информации и в целях упорядочения их деятельности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить:

- Типовое положение об отделе (группе) документационного обеспечения и специальной информации таможни (таможенного поста) (приложение 1);

- Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии таможни (приложение 2);

- Примерное положение об архиве таможни (приложение 3);

- примерные должностные инструкции сотрудников отдела документационного обеспечения и специальной информации таможни (таможенного поста) (приложения 4 - 13) и примерные должностные обязанности инспектора, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении таможни (на таможенном посту) (приложение 14).

2. Считать утратившими силу п.5 приказа ГТК России от 16.11.94 N 596 в части утверждения Типового положения об отделе документационного обеспечения и специальной информации в таможенном органе и приложение 3 к указанному приказу.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа осуществлять начальнику Управления делами В.И.Борисову.

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе (группе) документационного
обеспечения и специальной информации таможни
(таможенного поста)


1. Общие положения

1.1. Отдел (группа) документационного обеспечения и специальной информации (далее - отдел) осуществляет функции документационного обеспечения в таможне (на таможенном посту)*.

* Таможня (таможенный пост) - далее: таможенный орган.

1.2. Отдел является структурным подразделением таможенного органа и подчиняется непосредственно начальнику таможенного органа.

1.3. В своей работе отдел руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, Таможенным кодексом Российской Федерации, приказами и указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации, регионального таможенного управления, Положением о таможне, правилами и методическими указаниями Росархива, другими действующими нормативными и методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства и архивного дела, Типовой инструкцией по делопроизодству и работе архива в таможне (на таможенном посту) и настоящим положением.

1.4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый приказом начальника таможенного органа по согласованию с Отделом документационного обеспечения регионального таможенного управления (пункт в редакции приказа ГТК России от 29 января 1997 года N 33).

2. Задачи и функции

2.1. Основными задачами отдела являются:

- обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту);

- разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов, сокращение их количества и оптимизации документопотоков;

- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

- обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а также организация работы архива и экспертной комиссии (ЭК) таможенного органа;

- организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях таможенного органа;

- обеспечение режима доступа и использования документной информации.

2.2. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

- организует общее делопроизводство в таможенном органе;

- обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможенного органа;

- организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа и их учет, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

- проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного органа;

- обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;

- оформляет, выпускает и хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку по структурным подразделениям и ознакомление с ними;

- осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

- организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование и оперативное размножение документов;

- разрабатывает и внедряет новые технологические процессы работы с документами, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов, принимает меры по упорядочению состава документов и оптимизации документопотоков и документооборота в целом;

- организует делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в соответствии с положениями Таможенного кодекса Российской Федерации и требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту);

- организует работу с секретными документами, с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций (абзац дополнен приказом ГТК России от 29 января 1997 года N 33);

- разрабатывает и внедряет после согласования с экспертной комиссией (ЭК) регионального таможенного управления инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенном органе;

- принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;

- осуществляет методическое руководство и контроль за правильной организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях таможенного органа;

- организует техническое обслуживание созываемых руководством таможенного органа совещаний и заседаний;

- организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможенного органа;

- осуществляет подготовку документов отдела к сдаче в архив таможенного органа;

- организует и проводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности таможенного органа.

3. Права и ответственность

3.1. Отдел имеет право:

- проводить проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа, о результатах проверок докладывать руководству;

- запрашивать у начальников структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения;

- вносить руководству таможенного органа предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в таможенном органе;

- участвовать в постановке задач и проектировании автоматизированных информационных систем, связанных с работой отдела;

- возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями требований;

- участвовать в заседаниях оперативных совещаний таможенного органа при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции отдела.

3.2. Начальник отдела несет персональную ответственность перед начальником таможенного органа за осуществление задач и функций, предусмотренных настоящим положением.

3.3. Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность сотрудников отдела определяются должностными инструкциями, разрабатываемыми на основании настоящего положения.

4. Взаимоотношения с другими подразделениями

4.1. Отдел находится в тесном взаимодействии:

- со всеми руководителями структурных подразделений таможенного органа - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами; подготовки и представления необходимых руководству материалов; использования служебной информации;

- с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и других документов;

- с кадровой службой - по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела;

- со службой материально-технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;

- со службами АСУ - по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
о постоянно действующей экспертной комиссии таможни


1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической, практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности таможни.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при начальнике таможни.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководством таможни. В необходимых случаях (раздел 3 настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим госархивом.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется распорядительными документами ГТК России, регионального таможенного управления, таможни, нормативно-методическими документами соответствующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.

1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей начальника таможни, ее секретарем является лицо, ответственное за архив.

Персональный состав ЭК назначается приказом начальника таможни из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя отдела документационного обеспечения и специальной информации, представителя соответствующего госархива.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Проведение экспертизы ценности документов в процессе делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к архивному хранению.

2.3. Организация отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической и другой специальной документации.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом работу по ежегодному отбору документов таможни (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.