ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 12 февраля 1996 года N 77

Об утверждении нормативных документов по организации
делопроизводства и работы архивов в региональных
таможенных управлениях

(с изменениями от 29 января 1997 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа ГТК России от 9 марта 1999 года N 150
____________________________________________________________________

В связи с созданием в региональных таможенных управлениях отделов документационного обеспечения и в целях упорядочения их деятельности (абзац в редакции приказа ГТК России от 29 января 1997 года N 33)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить:

Типовое положение об отделе документационного обеспечения таможенного управления (приложение 1) (абзац в редакции приказа ГТК России от 29 января 1997 года N 33);

примерные положения о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) и архиве регионального таможенного управления (приложения 2 и 3);

примерные должностные инструкции работников отдела документационного обеспечения и ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях регионального таможенного управления (приложения 4-15) (абзац в редакции приказа ГТК России от 29 января 1997 года N 33);

2. Считать утратившими силу п.5 приказа ГТК России от 16.11.94 N 596 в части утверждения Типового положения об отделе документационного обеспечения в региональном таможенном управлении и приложение 2 к указанному приказу (пункт в редакции приказа ГТК России от 29 января 1997 года N 33).

3. Контроль за исполнением настоящего приказа осуществлять начальнику Управления делами В.И. Борисову.

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе документационного обеспечения
регионального таможенного управления *)

(с изменениями от 29 января 1997 года)

*) Название в редакции приказа ГТК России от 29 января 1997 года N 33.

1. Общие положения

1.1. Отдел документационного обеспечения* осуществляет функции документационного обеспечения в региональном таможенном управлении** (пункт в редакции приказа ГТК России от 29 января 1997 года N 33).

* В дальнейшем тексте - отдел.

** В дальнейшем тексте - таможенное управление (или управление).

1.2. Отдел является структурным подразделением таможенного управления и подчиняется непосредственно начальнику управления.

1.3. В своей работе отдел руководствуется действующим законодательством; приказами, указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации (ГТК России); положением о региональном таможенном управлении; правилами и методическими указаниями Росархива; другими действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела и настоящим положением.

1.4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый приказом начальника таможенного управления по согласованию с Управлением делами ГТК России.

1.5. Отдел имеет круглую печать с обозначением наименования управления.

2. Задачи и функции

2.1. Основными задачами отдела являются:

обеспечение организации делопроизводства в таможенном управлении в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях;

разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенного управления, их архивное хранение, а также организация работы архива таможенного управления, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе подведомственных таможенных органов;

организация методической помощи в работе с документами, в том числе и подведомственным таможенным органам;

обеспечение режима доступа и использования документной информации.

2.2. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

организует в целом делопроизводство в таможенном управлении;

разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;

принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном управлении;

обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству управления;

проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству управления;

оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, указаний и др.) таможенного управления, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;

организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов;

организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства управления, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

организует по поручению руководства управления подготовку проектов докладов, справок и других документов по основным вопросам деятельности управления;

осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях управления и подведомственных таможенных органах;

разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ГТК России нормативно-методические документы в области документационного обеспечения;

разрабатывает сводную номенклатуру дел таможенного управления, номенклатуру дел отдела, формирует дела отдела и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;

организует работу по приему руководством управления посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях;

организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

организует техническое обслуживание созываемых руководством управления совещаний и заседаний;

организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможенного управления;

осуществляет подготовку документов отдела к сдаче в архив управления;

организует и проводит мероприятия по повышению квалификации работников, занятых документационным обеспечением деятельности таможенного управления и подведомственных таможенных органов.

3. Права и ответственность

3.1. Отдел имеет право:

осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях управления и в подведомственных таможенных органах, о результатах проверок докладывать руководству;

запрашивать у начальников структурных подразделений и таможенных органов информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения;

вносить руководству управления предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в аппарате управления;

участвовать в постановке задач и проектировании автоматизированных информационных систем, связанных с работой отдела;

возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями требований;

привлекать специалистов структурных подразделений управления, подведомственных таможенных органов к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива;

участвовать в оперативных совещаниях управления при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции отдела.

3.2. Начальник отдела несет персональную ответственность перед начальником управления за осуществление задач и функций, предусмотренных настоящим положением.

3.3. Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность работников отдела определяются должностными инструкциями, разрабатываемыми на основании настоящего положения.

4. Взаимоотношения с другими подразделениями

Отдел находится в тесном взаимодействии:

со всеми руководителями структурных подразделений управления по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами; подготовки и представления необходимых руководству документов, использования служебной информации;

с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, указаний, инструкций, положений и др. документов;

с кадровой службой - по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела;

со службой материально-технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;

со службами АСУ - по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
о постоянно действующей экспертной комиссии
регионального таможенного управления

(с изменениями от 29 января 1997 года)

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической, практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности регионального таможенного управления*.

* В дальнейшем тексте - таможенное управление (или управление).

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при начальнике управления.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководством управления. В необходимых случаях (раздел 3 настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим госархивом.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется распорядительными документами ГТК России, приказами и указаниями начальника управления, нормативно-методическими документами соответствующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.

1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей начальника управления; ее секретарем является лицо, ответственное за архив.

Персональный состав ЭК назначается приказом начальника управления из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя отдела документационного обеспечения, представителя соответствующего госархива (абзац в редакции приказа ГТК России от 29 января 1997 года N 33).

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются организация и проведение: