МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 29 ноября 2012 года N 614
Об утверждении Регламента использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минсельхозе России
В целях обеспечения своевременного прохождения и исполнения документов в Минсельхозе России с использованием Системы электронного документооборота
приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Регламент использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минсельхозе России.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Семенова П.В.
Министр
Н.В.Федоров
Приложение
к приказу Минсельхоза России
от 29 ноября 2012 года N 614
Регламент использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минсельхозе России
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент определяет порядок использования Системы электронного документооборота (СЭДО) при организации делопроизводства в Минсельхозе России (далее - Министерство).
1.2. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.
1.3. В целях настоящего Регламента используются следующие термины и определения:
администратор СЭДО - работник Министерства, отвечающий за эксплуатацию СЭДО;
пользователи - работники Министерства, имеющие доступ к СЭДО, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистраторы), создание и утверждение резолюций, а также исполнение поручений (исполнители);
регистраторы - пользователи СЭДО, осуществляющие регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов (работники отдела правительственной и общей корреспонденции, отдела контроля проверки исполнения и архива Департамента управления делами и организационной работы (далее - Депуправделами), и работники, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах);
регистрационная карточка документа - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в СЭДО;
резолюция - распорядительная информация о поручениях по документу (включает сведения об авторе, дате наложения резолюции, исполнителе, содержании поручения, сроках исполнения, контроле);
прикрепленный файл - текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;
регистрация документа - присвоение регистратором документу постоянного регистрационного номера с внесением в регистрационную карточку сведений о документе.
1.4. Для осуществления работниками Министерства обязанностей, устанавливаемых настоящим Регламентом, производится и поддерживается соответствующая настройка рабочих мест пользователей СЭДО.
1.5. Работники Министерства (пользователи СЭДО) обязаны знакомиться с руководством пользователя СЭДО (размещается в СЭДО и на информационном корпоративном портале (интранет-портале) Министерства), иметь навыки работы с СЭДО и соблюдать настоящий Регламент.
1.6. Организация делопроизводства в Министерстве с использованием СЭДО осуществляется Депуправделами.
2. Прием и регистрация входящей документации в СЭДО
2.1. Прием и регистрация в Министерстве входящих документов (в электронной форме, в том числе поступающих по системе межведомственного электронного документооборота, и на бумажном носителе) осуществляются отделом правительственной и общей корреспонденции Депуправделами (далее - отдел правительственной и общей корреспонденции) с использованием СЭДО (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа). Регистрация входящих документов, полученных в департаментах на бумажном носителе, по факсу или нарочным, осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в департаментах, с использованием СЭДО (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа).
2.2. При регистрации входящего документа производятся: создание регистрационной карточки в СЭДО с автоматическим присвоением регистрационного номера документу, внесение сведений о документе в регистрационную карточку, сканирование документа (если документ поступил в Министерство на бумажном носителе) из карточки документа и прикрепление электронного образа (файла) документа к регистрационной карточке в СЭДО (если документ поступил в электронном виде). В случае наличия в документе информации о ранее данных поручениях (ранее направленных документах) устанавливается связь с регистрационными карточками соответствующих документов. При регистрации документа "Для служебного пользования" делается соответствующая пометка в поле "гриф", указывается номер экземпляра.
2.3. Не сканируются и не прикрепляются к регистрационным карточкам СЭДО электронные образы (файлы) следующих документов:
с пометкой "Для служебного пользования";
содержащие персональные данные;
нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации;
объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты и т.д.).
2.4. Отделом правительственной и общей корреспонденции зарегистрированные документы в электронной форме и, при наличии, на бумажном носителе, передаются:
на имя Министра - помощнику Министра на доклад Министру, в адрес Министерства, на имя Министра и заместителей Министра - в отдел обеспечения деятельности руководства Министерства Депуправделами (далее - отдел обеспечения деятельности руководства Министерства) и непосредственно в департаменты.
2.5. Обращения граждан передаются из отдела правительственной и общей корреспонденции и департаментов в отдел контроля, проверки исполнения и архива Депуправделами для регистрации в СЭДО и организации исполнения.
3. Порядок рассмотрения входящих документов в отделе правительственной и общей корреспонденции и в отделе обеспечения деятельности руководства Министерства
3.1. Сотрудники отдела правительственной и общей корреспонденции подготавливают проекты резолюций Министра в СЭДО на входящие зарегистрированные документы на имя Министра в соответствии с Перечнем документов, подлежащих представлению Министру (приложение к настоящему Регламенту). Документы для доклада Министру передаются помощнику Министра. Документы, не находящиеся в исключительной компетенции Министра, распределяются сотрудниками отдела правительственной и общей корреспонденции между заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.
3.2. Сотрудники отдела обеспечения деятельности руководства Министерства подготавливают проекты резолюций заместителей Министра на входящие зарегистрированные документы в адрес Министерства, на имя Министра и заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей между ними в адрес департаментов. На документы по вопросам временно отсутствующего заместителя Министра готовятся проекты резолюций за подписью заместителя Министра в соответствии со схемой временного исполнения обязанностей заместителей Министра.
3.3. Документы подлежат рассмотрению сотрудниками отдела правительственной и общей корреспонденции и передаче сотрудникам отдела обеспечения деятельности руководства Министерства, а также в департаменты в электронной форме и, при наличии, на бумажном носителе в течение рабочего дня, срочные - в течение часа.
3.4. На сотрудников отдела правительственной и общей корреспонденции и отдела обеспечения деятельности руководства Министерства, ответственных за подготовку проектов резолюций Министра и заместителей Министра, возлагаются следующие основные обязанности:
мониторинг документов, поступающих в электронные папки Министра, заместителей Министра в СЭДО (в течение рабочего дня), и своевременное получение документов на бумажном носителе, при наличии, из отдела правительственной и общей корреспонденции;
своевременное рассмотрение документов (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа) и создание в СЭДО проектов резолюций Министра, заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Министра, полномочиями департаментов Министерства, полномочиями подведомственных Министерству федеральной службы и федерального агентства;
постановка в СЭДО поручений на "контроль в Министерстве" по перечню, определяемому Регламентом организации работы по контролю за исполнением поручений и рассмотрением обращений граждан в Минсельхозе России;
утверждение резолюций в СЭДО после их подписания и передача документов, поступивших на бумажных носителях, в отдел правительственной и общей корреспонденции для направления на исполнение в департаменты и подведомственные Министерству федеральную службу и федеральное агентство.
3.5. На начальника отдела правительственной и общей корреспонденции возлагаются следующие обязанности:
работа по своевременному рассмотрению документов и созданию в СЭДО проектов резолюций Министра;
своевременный доклад документов с проектами резолюций для рассмотрения и подписания Министру.
3.6. На сотрудников отдела обеспечения деятельности руководства Министерства возлагаются следующие обязанности:
работа по своевременному рассмотрению документов и созданию в СЭДО проектов резолюций заместителей Министра;
своевременный доклад документов с проектами резолюций для рассмотрения и подписания заместителям Министра.
3.7. При возникновении не урегулированных нормативными актами Министерства вопросов по определению головных исполнителей и соисполнителей по входящим документам сотрудники отдела обеспечения деятельности руководства Министерства должны принять все меры по их решению и незамедлительно доложить заместителю Министра. О разногласиях между заместителями Министра по вопросу определения головных исполнителей и соисполнителей докладывается Министру.
3.8. В особых случаях документы по поручению Министра, заместителя Министра могут быть направлены для исполнения с резолюцией за подписью уполномоченного в установленном порядке должностного лица.
3.9. Резолюция подлежит утверждению в СЭДО. При утверждении резолюции в СЭДО поручение автоматически передается в электронные папки департаментов, определенных в резолюции исполнителями.
3.10. Поручение доводится до исполнителей (департаментов) путем передачи в соответствующую электронную папку и передачи экземпляра на бумажном носителе (при наличии).
4. Порядок рассмотрения документов в департаментах
4.1. Работники департамента, ответственные за делопроизводство в департаменте:
осуществляют мониторинг документов, поступающих в электронные папки департамента в СЭДО (в течение рабочего дня), и своевременно получают из отдела правительственной и общей корреспонденции документы на бумажных носителях (при наличии), передаваемые непосредственно в адрес департамента, а также документы с указаниями по исполнению (резолюциями);
своевременно рассматривают документы (в течение рабочего дня, срочные - в течение часа) и создают проекты резолюций директора департамента, заместителя директора департамента в СЭДО;
осуществляют постановку поручений на "контроль в департаментах Министерства" в СЭДО в соответствии с Регламентом организации работы по контролю за исполнением поручений и рассмотрением обращений граждан в Минсельхозе России;
утверждают резолюции в СЭДО после их подписания директором департамента, заместителем директора департамента;
обеспечивают доведение документов на бумажных носителях (при наличии) до ответственных исполнителей (заместителей директора департамента, начальников отделов, заместителей начальников отделов, иных работников);
вносят в регистрационные карточки документов информацию о списании исполненных документов в дело.
4.2. Документ с утвержденной резолюцией в электронной форме считается доведенным до пользователя СЭДО с момента его поступления в соответствующую папку СЭДО или получения такого документа с резолюцией на бумажном носителе (при наличии).
4.3. Правами доступа в СЭДО для создания и утверждения резолюций в департаментах наделяются:
директора департаментов и их заместители;
начальники отделов и их заместители;
иные пользователи СЭДО, на основании распоряжений директоров департаментов;
работники, ответственные за делопроизводство в департаментах.
4.4. В обязанности исполнителя по работе в СЭДО входят: мониторинг и рассмотрение документов (поручений), поступающих в электронную папку исполнителя;
создание регистрационной карточки подготовленного исходящего либо внутреннего документа;
заполнение полей регистрационной карточки документа;
установление связи регистрационной карточки подготовленного документа с другими регистрационными карточками;
добавление файла подготовленного документа (за исключением документов, перечисленных в пункте 2.3 настоящего Регламента);
заполнение поля "Отчет об исполнении" поступившего документа и при необходимости полей вкладки "журнал" регистрационной карточки подготовленного документа.
4.5. Исполнитель обязан обеспечить соответствие прикрепленного к регистрационной карточке в СЭДО файла документа подлиннику.
5. Порядок прохождения внутренних документов в СЭДО
5.1. Внутренние документы, подготавливаемые соисполнителями (департаментами), подлежат направлению головному исполнителю (департаменту) после регистрации в СЭДО работником департамента, ответственным за делопроизводство в департаменте.
5.2. Регистрация и визирование внутренних документов в СЭДО, могут осуществляться с использованием электронной подписи (ЭП), которая признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Использование ЭП в СЭДО возможно после установки и настройки необходимого программного обеспечения на рабочем месте пользователя. Порядок использования ЭП в СЭДО определяется отдельным регламентом.
6. Регистрация в СЭДО исходящих документов
6.1. Работниками отдела правительственной и общей корреспонденции и отдела обеспечения деятельности руководства Министерства при приеме на подпись или согласование проектов исходящих документов осуществляется проверка правильности их оформления, соответствия Регламенту Министерства, утвержденному приказом от 5 октября 2011 года N 351, Инструкции по делопроизводству в Министерстве, утвержденной приказом от 23 марта 2007 года N 175 и другим нормативным правовым актам Министерства. При наличии замечаний проекты документов возвращаются на доработку исполнителям.
6.2. При наличии разногласий с департаментами-соисполнителями, а также с подведомственными Министерству федеральной службой и федеральным агентством по вопросам их компетенции заместитель Министра или директор департамента, ответственный за подготовку материалов, по согласованию с курирующим заместителем Министра, докладывает Министру по сути разногласий, а также о результатах проведенных согласительных процедур в форме служебной записки и действует в соответствии с указаниями Министра.
