4.1. Исполнение поручений осуществляется в соответствии с Регламентом Министерства, утвержденным приказом Минсельхоза России от 5 октября 2011 года N 351, и Инструкцией по делопроизводству в Министерстве, утвержденной приказом Минсельхоза России от 23 марта 2007 года N 175, в установленные сроки.
4.2. Соисполнители контрольного поручения обязаны представить в департамент, ответственный за исполнение поручения, необходимые материалы или соответствующие согласования в срок, равный половине основного срока исполнения поручения (если не указаны иные сроки исполнения).
4.3. В случае, если сроки исполнения контрольного поручения составляют продолжительный период (более 2-х месяцев), исполнитель по указанию директора департамента обязан составить поэтапный план выполнения поручения с указанием сроков выполнения соответствующих этапов и предполагаемых результатов. План утверждается директором департамента и контролируется заместителем директора департамента или начальником отдела. Промежуточные результаты выполнения поэтапного плана докладываются начальником отдела директору соответствующего департамента.
4.4. В ходе исполнения контрольных поручений исполнители обязаны заносить в окно "отчет об исполнении" карточки задания информацию о результатах работы в соответствии с пунктом 4.5 настоящего Регламента.
4.5. Информация в окно "отчет об исполнении" заносится исполнителями не позднее, чем за 7 дней до истечения срока исполнения контрольного поручения и включает: ФИО исполнителя, служебные телефоны исполнителя, степень готовности материалов (сбор и обработка необходимой информации, подготовка проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Министерства и т.д.), сведения о том, у кого из должностных лиц и с какого времени находится подготовленный по поручению документ (ответ). Если сроки исполнения поручения с момента получения исполнителем составляют менее 7 дней, информация в окно "отчет об исполнении" заносится в установленные для исполнения поручения сроки.
4.6. При передаче подготовленного проекта исходящего документа на подпись исполнителем и сотрудником Депуправделами, принимающим документ, заполняется окно "журнал" в регистрационной карточке документа.