МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 27 июня 2012 года N 19

Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации

(с изменениями на 22 июня 2021 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа Минздрава России от 21 июня 2022 года N 429
____________________________________________________________________

В целях осуществления Министерством здравоохранения Российской Федерации функций по нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности и организации работы с документами

приказываю:

1. Утвердить Временную инструкцию по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр
В.И.Скворцова

УТВЕРЖДЕНА
приказом
Министерства здравоохранения
Российской Федерации
от 27 июня 2012 года N 19

     

Временная инструкция по делопроизводству Министерства здравоохранения Российской Федерации

(с изменениями на 22 июня 2021 года)

I. Общие положения  

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст.3060), а также на основе Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утверждённого постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 года N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст.305; N 47, ст.4933; 2007, N 43, ст.5202; 2008, N 9, ст.852; N 14, ст.1413; 2009, N 12, ст.1429; N 25, ст.3060; N 41, ст.4790; N 49 (ч.II), ст.5970; 2010, N 22, ст.2776; N 40, ст.5072; 2011, N 34, ст.4986; N 35, ст.5092), Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утверждённого постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 года N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст.3233; 2007, N 43, ст.5202; 2008, N 9, ст.852; N 14, ст.1413; N 46, ст.5337; 2009, N 12, ст.1443; N 19, ст.2346; N 25, ст.3060; N 47, ст.5675; N 49 (ч.II), ст.5970; 2010, N 9, ст.964; N 22, ст.2776; N 40, ст.5072; 2011, N 15, ст.2131; N 34, ст.4986; N 35, ст.5092), а также с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76.

Инструкция является обязательной для исполнения всеми работниками Министерства здравоохранения Российской Федерации (далее - Министерство).

2. Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства и порядок работы с документами в Министерстве, единый порядок приема, учета, подготовки, оформления, тиражирования, контроля исполнения, отправки, хранения документов, осуществляемый с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

3. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Министерстве, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

4. Организацию и ведение делопроизводства в Министерстве осуществляет Департамент управления делами и кадров, а также лицо, ответственное по ведению делопроизводства в департаментах (далее - структурные подразделения) Министерства.

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Минздрава России от 9 января 2018 года N 6. - См. предыдущую редакцию)

5. Ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами осуществляются Департаментом информационных технологий и связи.

6. Персональную ответственность за надлежащее ведение делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в структурных подразделениях несут директора и заместители директоров департаментов (далее - руководители), лицо, ответственное по ведению делопроизводства в структурных подразделениях, а также непосредственные исполнители в той части, которая относится к кругу их должностных обязанностей.

Об утрате служебных документов немедленно докладывается руководителю соответствующего структурного подразделения, который назначает служебную проверку, составляется акт. Результаты проверки сообщаются в Департамент управления делами и кадров.

(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минздрава России от 9 января 2018 года N 6. - См. предыдущую редакцию)

7. При увольнении работника, переходе на другую работу, отъезде в длительную командировку или уходе в отпуск документы, находящиеся у него на исполнении, должны передаваться другому исполнителю через лицо, ответственное за ведение делопроизводства в этом структурном подразделении, по указанию руководителя структурного подразделения (если документ контрольный, то информация об изменении исполнителя должна представляться в отдел контроля за исполнением Департамента управления делами и кадров (далее - отдел контроля за исполнением).

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Минздрава России от 9 января 2018 года N 6. - См. предыдущую редакцию)

8. Вновь назначенные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, в обязательном порядке направляются руководителями структурных подразделений на инструктаж в Департамент управления делами и кадров.

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Минздрава России от 9 января 2018 года N 6. - См. предыдущую редакцию)

9. Передача документов, подготовленных или изданных в Министерстве, и их копий в сторонние организации допускается только после получения от них официального запроса и с разрешения руководителя структурного подразделения.

10. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.

Ведение делопроизводства в Министерстве может осуществляться с использованием Системы электронного документооборота (СЭД).

11. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на порядок работы с документами несекретного характера.

12. Работа с секретными документами, шифротелеграммами и другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа (с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) осуществляются Отделом по защите государственной тайны в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч.II), ст.3165) и Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 года N 3-1. Указанной Инструкцией в работе с документами также руководствуется Отдел по организации мероприятий по мобилизационной подготовке и мобилизации.

13. Особенности делопроизводства по обращениям граждан определяются Административным регламентом Министерства здравоохранения Российской Феде-рации по предоставлению государственной услуги "прием граждан, своевременное и полное рассмотрение их обращений, поданных в устной или письменной форме, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок".

14. Наградной отдел Департамента управления делами и кадров в работе руководствуется Указом Президента Российской Федерации от 7 сентября 2010 года N 1099 "О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 37, ст.4643; 2011, N 51, ст.7459; 2012, N 12, ст.1396; N 16, ст.1840; N 19, ст.2326).

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Минздрава России от 9 января 2018 года N 6. - См. предыдущую редакцию)

II. Основные понятия  

15. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

"электронный документ" - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

"сканирование документа" - получение электронного образа документа;

"автор документа" - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

"вид документа" - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

"оформление документа" - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

"унифицированная форма документа" - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

"бланк документа" - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

"шаблон бланка" - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы;

"электронная подпись" - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"объем документооборота" - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;

"временное отсутствие" - отсутствие на рабочем месте сотрудника Министерства по следующим уважительным причинам: командировка, отпуск, временная нетрудоспособность.

III. Правила подготовки и оформления документов  

     
3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации  

16. Разработка проектов федеральных законов (законопроектов) осуществляется Министерством во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.

17. Законопроекты, подготовленные в Министерстве, вносятся в Правительство Российской Федерации с приложением следующих сопроводительных материалов:

а) проект распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя Правительства Российской Федерации при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации;

б) пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и основной идеи законопроекта;

в) финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (представляется при необходимости, а также случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);

г) перечень законопроектов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;

д) перечень нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;

е) заключения об оценке регулирующего воздействия;

ё) заключение Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации.

18. Подготовка законопроектов в Министерстве осуществляется структурными подразделениями, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос с участием Правового департамента.

19. Ответственность за качество подготовки и оформление представленного законопроекта и сопроводительных документов несет руководитель структурного подразделения, подготовившего законопроект.

20. Сопроводительное письмо должно быть подписано Министром, а в его отсутствие - лицом, исполняющим обязанности Министра.

Второй экземпляр законопроекта визируется руководителями структурных подразделений, ответственных за подготовку проекта, директором Департамента управления делами и кадров (в случае его временного отсутствия - заместителем директора), директором Правового департамента (в случае его временного отсутствия - заместителем директора), заместителем Министра, курирующим соответствующие вопросы и заместителем Министра - Статс-секретарем.

(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минздрава России от 9 января 2018 года N 6. - См. предыдущую редакцию)