1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст.3060; 2011, N 37, ст.5263), Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1313 "Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст.4108; 2005, N 44, ст.4535, N 52, ст.5690; 2006, N 12, ст.1284, N 19, ст.2070, N 23, ст.2452, N 38, ст.3975, N 39, ст.4039; 2007, N 13, ст.1530, N 20, ст.2390; 2008, N 10, ст.909, N 29, ст.3473, N 43, ст.4921; 2010, N 4, ст.368, N 19, ст.2300; 2011, N 21, ст.2927, ст.2930, N 29, ст.4420) (далее - Положение о Министерстве), Регламентом Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации (далее - Министерство) от 27.01.2010 N 8 "Об утверждении Регламента Министерства юстиции Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством 28.01.2010, регистрационный N 16096) (далее - Регламент Министерства), Положением о Главном управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства от 21.05.2009 N 146 "Об утверждении Положения о Главном управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации и перечня главных управлений Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством 22.05.2009, регистрационный N 13985), с изменениями, внесенными приказами Министерства от 01.04.2010 N 76 (зарегистрирован Министерством 08.04.2010, регистрационный N 16826), от 15.04.2010 N 91 (зарегистрирован Министерством 21.04.2010, регистрационный N 16948), от 27.09.2010 N 237 (зарегистрирован Министерством 19.10.2010, регистрационный N 18756), от 24.01.2011 N 23 (зарегистрирован Министерством 17.02.2011, регистрационный N 19872), от 19.09.2011 N 314 (зарегистрирован Министерством 27.09.2011, регистрационный N 21904), Положением об Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства от 21.05.2009 N 147 "Об утверждении Положения об Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации и перечня управлений Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством 22.05.2009, регистрационный N 13984), с изменениями, внесенными приказами Министерства от 01.04.2010 N 76 (зарегистрирован Министерством 08.04.2010, регистрационный N 16826), от 15.04.2010 N 91 (зарегистрирован Министерством 21.04.2010, регистрационный N 16948), от 27.09.2010 N 237 (зарегистрирован Министерством 19.10.2010, регистрационный N 18756), от 24.01.2011 N 23 (зарегистрирован Министерством 17.02.2011, регистрационный N 19872), от 19.09.2011 N 314 (зарегистрирован Министерством 27.09.2011, регистрационный N 21904), и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (не нуждается в государственной регистрации, письмо Министерства от 26.04.2010 N 01/6756-ДК), в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
2. Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности Министерства и его территориальных органов (далее - территориальный орган) документов, обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих Министерства (территориального органа) (далее - служащие).
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.
Организация делопроизводства в Министерстве (территориальном органе) осуществляется с использованием Системы электронного документооборота (далее - СЭД).
4. Обращение с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.94 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст.3165), и приказом Министерства от 07.10.2010 N 250 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минюсте России и его территориальных органах" (зарегистрирован Министерством 01.11.2010, регистрационный N 18870).
5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
7. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст.2060; 2010, N 27, ст.3410, N 31, ст.4196; 2012, N 31, ст.4470; 2013, N 19, ст.2307, N 27, ст.3474).
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Минюста России от 24 января 2014 года N 8. - См. предыдущую редакцию)
8. Организацию делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства (далее - подразделения) и территориальных органах осуществляет Департамент организации и контроля в соответствии с положением о Департаменте организации и контроля, утвержденным приказом Министерства от 04.06.2009 N 170 "Об утверждении Положения о Департаменте организации и контроля".
9. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях (структурных подразделениях территориального органа (далее - подразделение территориального органа) осуществляется служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствии с их должностными регламентами.
10. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечением сохранности служебных документов в подразделениях (территориальном органе) возлагается на их руководителей (начальника территориального органа или лицо, исполняющее его обязанности (далее - начальник территориального органа).
Служащие несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
11. Передача служебных документов Министерства, их копий или проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с разрешения Министра юстиции Российской Федерации, или лица, исполняющего его обязанности (далее - Министр), или заместителей Министра (далее - руководство Министерства).
Передача служебных документов территориального органа, их копий или проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с разрешения начальника территориального органа.
12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, при переводе в другое подразделение (подразделение территориального органа) или в случае увольнения служащий обязан передать все находящиеся у него документы служащему, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении (подразделении территориального органа), или другому служащему по указанию руководителя подразделения (начальника территориального органа). При увольнении служащего или его переводе в другое подразделение (подразделение территориального органа) передача документов и дел осуществляется по акту (приложение N 1).
13. Об утрате или неисправимом повреждении документа служащие незамедлительно письменно сообщают руководителю подразделения (начальнику территориального органа). На основании полученной информации в установленном порядке проводится служебная проверка.