21. Определение клиента является существенным элементом стандартов KYC. Под клиентом в этой статье понимают:
- лицо (физическое или юридическое), которое имеет в банке счет, или такие лица, в чью пользу счет ведется (например, действительный собственник ценной бумаги, зарегистрированной на другое лицо);
- бенефициарий трансакций, которые осуществляются профессиональными посредниками;
- любое лицо (физическое или юридическое), связанное с финансовой операцией, которое может нанести значительный вред репутации или финансовому положению банка.
22. Банкам следует ввести систематическую процедуру определения новых клиентов и не надо устанавливать с ними банковских отношений до удовлетворительной проверки личностей новых клиентов.
23. Банкам следует "проверять документы и применять политику определения клиентов, а также лиц, действующих от их имени". Наилучшими документами для проверки личности клиента являются документы, которые тяжело получить незаконным путем или подделать. Особое внимание следует уделять случаям клиентов-нерезидентов и ни в одном случае не следует сокращать процедуру определения клиента только потому, что он не может явиться в банк лично. Банку следует всегда задавать себе вопрос: почему клиент решил открыть счет за границей?
24. Процесс определения личности клиента применяется, конечно, в начале установления отношений. Для обеспечения обновления данных о нем, с целью получения информации о современном состоянии, банкам надо делать регулярные проверки существующих записей.
Применение новых стандартов KYC относительно уже существующих счетов являются сейчас предметом изучения FATF.
Уместно это делать, если имеет место важная трансакция, если существенно изменяются документы клиента или если имеют место существенные изменения в характере использования счета. Тем не менее, если банк ощущает, что ему не хватает информации об уже существующем клиенте, следует принять меры для получения нужной информации как можно скорее.
25. Банкам, которые предоставляют частные банковские услуги, в особенности подпадают под риск вреда своей репутации, следует быть в особенности старательными в проведении таких операций. Счета клиентов, которым предоставляются частные услуги, которые по своей природе являются конфиденциальными, могут открываться на имя отдельного лица, коммерческого предприятия, трастовой компании, посредника или конкретной инвестиционной компании. В любом случае может возникнуть риск для репутации, если банк не будет строго придерживаться установленных процедур KYC. Все новые клиенты и новые счета должны утверждаться по крайней мере одним лицом соответствующего уровня руководства, но им не может быть менеджер, который отвечает за отношения по предоставлению частных банковских услуг. Если на месте используются особые меры защиты конфиденциальности отношений с клиентами, которым предоставляются частные услуги, и их бизнеса, банкам еще более нужно обеспечивать старательность и контроль в отношениях с такими клиентами и их делами, т.е. они должны быть открытыми для проверки со стороны ответственных за соблюдение норм и аудиторов.
26. Банкам следует разработать "четкие нормы относительно того, какие документы о личности клиента и отдельных операциях следует сохранять, и как долго они должны храниться". Такая практика важна для того, чтобы разрешить банку контролировать свои отношения с клиентом, понимать характер его текущих дел и, если это нужно, иметь свидетельство на случай решения спорных вопросов, применения юридических действий или проведения финансового расследования, которое может привести к криминальному преследованию. В начале и во время продолжения процесса идентификации банкам следует получить бумаги, которые определяют личность клиента, и сохранять их копии по крайней мере на протяжении пяти лет после закрытия счета, также следует хранить документы о финансовых операциях по крайней мере на протяжении пяти лет после даты их осуществления.