Недействующий

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 8 декабря 2003 года N 385

     
Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа Минфина России от 3 сентября 2014 года N 276
____________________________________________________________________



В целях правильного комплектования архивов Министерства финансов Российской Федерации и организаций, находящихся в его ведении, рациональной организации документов в делопроизводстве, обеспечения их сохранности,  отбора документов на постоянное, временное хранение или уничтожение

 приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения, согласованный с Федеральной архивной службой России (далее - Перечень).

2. Считать утратившим силу приказ Министра финансов СССР от 19 мая 1967 года N 151 "О введении в действие "Перечня документальных материалов, образующихся в деятельности Министерства финансов СССР, министерств финансов союзных и автономных республик, краевых, областных, окружных, городских, районных финансовых отделов и органов государственного страхования, с указанием сроков хранения материалов".

3. Рекомендовать настоящий Перечень финансовым органам субъектов Российской Федерации для использования при составлении собственных отраслевых перечней или номенклатур дел.

Министр
А.Л.Кудрин

     

УКАЗАНИЯ
по применению Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения



1. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской, Федерации с указанием сроков хранения (далее - Перечень) составлен в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 7 июля 1993 года, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденном Указом Президента Российской Федерации, от 17 марта 1994 года N 552, "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000), а также иных нормативно-методических документов в области экспертизы ценности документов и комплектования архивов.

2. Перечень является основным нормативным документом, определяющим сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности Министерства финансов Российской Федерации (Минфин России), его территориальных органов, органов исполнительности власти в области финансов субъектов Российской Федерации, а также подведомственных ему организаций независимо от вида носителя документов. Перечень используется для определения сроков хранения документов и отбора документов на хранение или выделение к уничтожению, а также при формировании дел в делопроизводстве, при составлении номенклатур дел и в работе экспертных комиссий организаций.

3. Перечень построен по функционально-отраслевому принципу и отражает основные вопросы деятельности Министерства финансов России, его территориальных органов, органов исполнительной власти в области финансов субъектов Российской Федерации, а также подведомственных организаций. Разделы Перечня 1, 2, 3, 4, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31 соответствуют управленческим функциям, общим для всех организаций. Разделы 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20 соответствуют отраслевым функциям, раскрывающим только сферу деятельности Минфина России и организаций его системы.

Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов в логической последовательности, закрепленной в единой по всему Перечню валовой нумерации (графа 1). При объединении в одной статье разных видов документов по одному и тому же вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования видов документов, включенных в статью (графа 2).

Раздел 1-й содержит переписку по всем аспектам основной деятельности Минфина России и организаций его системы с органами представительной и исполнительности власти, с правоохранительными органами, Банком России. Раздел 1-й содержит договоры с юридическими и физическими лицами по различным вопросам деятельности, а также протоколы научных, экспертных, методических, консультативных органов организации, данные в одной статье в обобщенной формулировке. В ряде разделов Перечня отдельные виды договоров и указанных протоколов приводятся с конкретным раскрытием предмета договора и соответствующего срока его хранения.

Документы проверок Минфина России и организаций его системы, в которых  они выступают в качестве проверяемой организации, приведены в разделе 1-ом. Документы проверок, осуществляемых Минфином России и организациями его системы, в которых они выступают в качестве проверяющей организации, приведены в разных отраслевых разделах Перечня.

4. Сроки хранения документов в Перечне дифференцированы по четырем группам (графы 3, 4, 5, 6). В графе 3-ей указаны сроки хранения документов в центральном аппарате Минфина России; в графе 4-й - в территориальных органах Минфина России, органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области финансов; в графе 5-й в производственных, научных, учебных, издательских организаций, входящих в систему Минфина России (Гознак, Гохран, Российская пробирная плата, Алмазювелирэкспорт, НИФИ, Академия бюджета и казначейства, колледжи, курсы повышения квалификации, учебно-методический кабинет, издательство, редакция, фабрики, монетные дворы); в графе 6-й - во вспомогательных и обслуживающих организациях (госучреждение по эксплуатации административных зданий и дачного хозяйства, госучреждение "Ведомственная охрана Минфина России", научная библиотека, издательско-полиграфический центр, строительное управление, оздоровительный комплекс, поликлиника, столовая).

От организаций 1, 2, 3 групп (графы 3, 4, 5) ценные документы поступают на хранение в государственное и муниципальные архивы. При этом от курсов повышения квалификации и учебно-методического кабинета поступает только часть документов, отмеченных звездочкой (*), что оговорено в примечаниях к соответствующим статьям.

От организаций 4-й группы (графа 6) документы на хранение в государственные, муниципальные архивы не поступают. Однако, в случае их ликвидации отдельные документы по решению экспертных органов должны быть переданы на хранение в архив вышестоящей организации. К их числу относятся документы по личному составу, а также имеющие срок хранения "до ликвидации организации".

5. Срок хранения документов, указанных в Перечне исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2002 году, начинается с 1 января 2003 года.

6. Документы, срок хранения которых определен в Перечне "постоянно", передаются в государственные, муниципальные архивы по истечении срока их ведомственного хранения. Для центрального аппарата Минфина России, подчиненных ему организаций федерального значения - через 15 лет после окончания делопроизводством; для территориальных органов, органов исполнительной власти в области финансов субъектов Российской Федерации, организаций областного, краевого подчинения - через 10 лет после окончания делопроизводством; для органов и организаций местного подчинения - через 5 лет после окончания делопроизводством.

7. Сроки хранения документов, указанные в Перечне, не могут быть снижены, увеличение сроков хранения возможно по решению экспертных комиссий организаций.

8. Отметка "ЭПК", проставленная к статьям Перечня, означает, что данные документы или их часть могут иметь научно-историческое или практическое значение.

Дела с отметкой "ЭПК" просматриваются экспертными комиссиями с целью решения вопроса об отнесении их к составу принимаемых на хранение в государственные или муниципальные архивы или выделения к уничтожению.

9. Срок хранения "До минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяет сама организация, но он не может быть менее 1 года.

10. Срок хранения "До замены новыми" означает, что документы имеют нормативно определенный срок хранения и используются в работе до их отмены или замены новыми.

11. Особенности применения или исчисления сроков хранения документов оговорены в "примечаниях" (графа 7).

12. Определение сроков хранения документов проводится на основании полистного просмотра дел. Определение сроков хранения по заголовкам на обложках дел не допускается.

13. Изменения и дополнения вносятся в Перечень на основании решений ЦЭК Минфина России, согласованных с ЦЭПК Росархива, а также на основании решений ЦЭПК Росархива, имеющих общий для всех министерств, ведомств характер или адресованных непосредственно Минфину России и организациям его системы.

14. Организация работы по проведению и оформлению отбора документов на хранение и уничтожение проводится в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.

15. Документы, отобранные на постоянное и долговременное (свыше 10 лет) хранение, а также по личному составу описываются в соответствии с действующими правилами. Их описи рассматриваются экспертными комиссиями организаций и направляются на утверждение или согласование ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения. Документы временного срока хранения, сроки хранения которых в организации истекли, включаются в акты выделения документов к уничтожению, которые утверждает руководитель организации только после утверждения описей на документы соответствующего периода времени.

16. Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

Составители: М.П.Жукова, Л.Г.Берестова, Б.В.Альбрехт, Л.Н.Крюкова, В.М.Жигунов, А.Е.Моисеев, Е.В.Макаров.

Приложение
к приказу
от 8 декабря 2003 года N 385


ПЕРЕЧЕНЬ
документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения

NN
статьи

Вид документа

Срок хранения

Примечание

в цент-
раль-
ном аппа-
рате Мин-
фина Рос-
сии

в террито-
риаль-
ных органах Минфина России,
в органах исполни-
тельной власти субъек-
тов Россий-
ской Федера-
ции в области финан-
сирова-
ния

в произ-
водст-
венных, науч-
ных, учеб-
ных, изда-
тель-
ских органи-
зациях, подчи-
ненных Минфи-
ну России

во вспо-
мога-
тель-
ных, обслу-
живаю-
щих орга-
низа-
циях, входя-
щих в систе-
му Мин-
фина России

1

2

3

4

5

6

7

1. Организация системы управления

1.1. Руководство

1.

Законодательные, иные нормативные акты (законы, указы, постановления, распоряжения, решения) Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления:

а) относящиеся к деятельности

Пост.

Пост.

Пост.

10 л

б) присланные для сведения

ДМН

ДМН

ДМН

ДМН

2.

Законодательные акты иностранных государств

ДМН

ДМН

ДМН

-

3.

Проекты нормативных актов Президента Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления

ДМН

ДМН

ДМН

-

Разработанные организацией - пост.

4.

Документы (заключения, справки, доклады, сведения и др.) по совершенствованию законодательства (внесению изменений в законодательство):

а) сводные, внесенные Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, органам власти субъектов Российской, Федерации

Пост.

Пост.

10 л.
 ЭПК

-

б) первичные

10 л. ЭПК

10 л.
 ЭПК

10 л.
 ЭПК

-

5.

Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (заключения, справки, доклады, расчеты и др.) по выполнению поручений

Пост.

Пост.

Пост.

-

6.

Протоколы, постановления, решения, стенограммы заседаний, в том числе, совместных с другими организациями: документы (справки, доклады, информации, сводки, выписки  и др.) к ним:

а) коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, дирекции)

Пост.

Пост.

Пост.

До
ликви-
дации органи-
зации

Присланные для сведения - ДМН

б) контрольных (ревизионных) органов организации (советов, комиссий)

Пост.

Пост.

Пост.

До
ликви-
дации органи-
зации

в) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.)

Пост.

Пост.

Пост.

10 л.

г) совещаний у руководителя организации

Пост.

Пост.

Пост.

10 л.

д) собраний трудовых коллективов организации

Пост.

Пост.

Пост.

До
ликви-
дации органи-
зации

е) собраний структурных подразделений организации

5 л.
ЭПК

5 л.
ЭПК

5 л.
ЭПК

5 л.

7.

Запросы депутатов; документы (справки, информации, сведения и др.) по их выполнению

Пост.

Пост.

Пост.

10 л.

8.

Приказы, распоряжения, инструктивные письма; документы (справки, сводки, доклады и др.) к ним:

а) по основной деятельности

Пост.

Пост.

Пост.

До
ликви-
дации органи-
зации

Присланные для сведения - ДМН

б) по личному составу

75 л. ЭПК

75 л.
ЭПК

75 л. ЭПК

75 л.

в) о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, внутрироссийских командировках

5 л.

5 л.

5 л.

5 л.

г) по административно-хозяйственным вопросам

5 л.

5 л.

5 л.

5 л.

9.

Проекты приказов, распоряжений

1 г.

1 г.

1 г.

1 г.

10.

Правила, инструкции, регламенты, разработанные, утвержденные организацией

Пост.

Пост.

Пост.

3 г.

Разработанные и утвержденные другой организацией - 3 г. после замены новыми
После замены новыми

11.

Проекты правил, инструкций, регламентов; документы (справки, заключения, расчеты, таблицы и др.) по их разработке

3 г.
ЭПК

3 г.
ЭПК

3 г.
ЭПК

3 г.

После утверждения

12.

Документы (постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы) конференций, совещаний, семинаров

Пост.

Пост.

Пост.

ДМН

Присланные для сведения - ДМН

13.

Переписка с Администрацией Президента Российской Федерации, полномочными представителям Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными, судебными органами Российской Федерации, органами власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности

5 л.
ЭПК

5 л.
ЭПК

5 л.
ЭПК

5 л.

14.

Переписка со Счетной палатой Российской Федерации по основным вопросам деятельности

5 л.
ЭПК

5 л.
ЭПК

5 л.
ЭПК

5 л.

15.

Переписка с правоохранительными органами по основным вопросам деятельности

5 л.
ЭПК

5 л.
ЭПК

5 л.
ЭПК

5 л.

16.

Переписка с Банком России и кредитными организациями по основным вопросам деятельности

5 л.
ЭПК

5 л.
ЭПК

5 л.
ЭПК

5 л.

Этот документ входит в профессиональные
справочные системы «Кодекс» и  «Техэксперт»