14.1. Система научно-справочного аппарата
14.1.1. Научно-справочный аппарат (НСА) - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, предназначенных для поиска документов и документной информации.
14.1.2. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных, взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.
14.1.3. Состав СНСА архива определяется составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.
14.1.4. Элементами СНСА архива являются описи, каталоги, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам таможенного органа.
14.1.5. Архивные справочники таможенного органа делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор.
Архивные справочники о составе и содержании документов таможенного органа могут быть внутрифондовыми и межфондовыми.
14.1.6. В системе СНСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архиве таможенного органа, его совмещение с СНСА государственного архива.
Преемственность СНСА архива основывается на единстве требований и принципов его построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и архиве описей дел, документов, каталогов с необходимым справочным аппаратом к ним.
14.1.7. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.
14.2. Описи дел, документов
14.2.1. Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи (п.10.3.8), листа-заверителя (приложение 37) и справочного аппарата к описи.
Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.
14.2.2. Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения. Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.
14.2.3. В справочный аппарат описи входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, переводные таблицы шифров (в случае переработки описи), указатели.
На титульном листе описи помещаются: полное название архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи; крайние даты документов, внесенных в опись.
Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи.
В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагаются: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям.
При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все общие данные по истории таможенного органа - фондообразователя и истории фонда помещаются в предисловии к первой описи.
14.2.4. К описи могут составляться указатели (как общие, так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения, единиц учета (см. подраздел 13.2).
14.3. Каталоги и картотеки
14.3.1. Каталог - архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.
Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.
14.3.2. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.
Каталогизация в архивах может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация).
При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается: в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел и документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации.
14.3.3. Каталогизация включает следующие виды работ: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов.