13.1. Общие требования к учету документов
13.1.1. Учет документов в архиве - это определение их количества и состава в установленных единицах учета, фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Учет документов в архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
13.1.2. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, также описи дел и документов.
13.1.3. Архив таможенного органа осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве таможенного органа, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующий государственный архив.
13.1.4. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.
Архивный шифр-обозначение, наносимый на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива таможенного органа и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является таможенный орган; описи, единицы хранения.
Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов таможенного органа на постоянное хранение.
13.2. Единицы учета
13.2.1. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:
архивный фонд,
единица хранения.
Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
13.2.2. Единица хранения - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.
Единица хранения документов на бумажной основе (дело) - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.
13.2.3. Учет документов в архиве строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.
13.2.4. В архиве ведется централизованный учет документов. При наличии нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом хранилище.
13.2.5. Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных архива определяется приказом руководства таможенного органа. Все учетные документы архива должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.
13.3. Система учетных документов архива
13.3.1. Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива таможенного органа и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
13.3.2. Учет документов в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены настоящей Инструкцией и обязательны для каждого архива таможенного органа. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.
13.3.3. Основными учетными документами в архиве являются:
книга учета поступления и выбытия документов (приложение 57) (для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания);
список фондов (приложение 58) (для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших);
лист фонда (приложение 59) (для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда);
опись дел (приложения 43, 45 и 46) (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);
реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава (приложение 60);