Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив таможенного органа (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству ФТС России.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
9.1. Составление номенклатур дел
9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве таможенного органа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также используется в архиве для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения видов, состава и содержания документов, образующихся в деятельности таможенного органа.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о таможенном органе и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
9.1.3. Номенклатура дел таможенного органа (сводная) составляется по установленной форме (приложение 35) на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 36).
9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется ответственным за делопроизводство данного подразделения в последнем квартале текущего года, согласовывается с архивным отделением ОДО, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в ОДО.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в ОДО таможенного органа.
9.1.5. Сводная номенклатура дел составляется ОДО на основе номенклатур дел структурных подразделений, подписывается начальником ОДО, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется - ЭК) таможенного органа, с экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) архивного учреждения, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем таможенного органа. Согласовывается номенклатура дел с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в таможенном органе.
9.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения таможенного органа получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
9.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел ОДО. Второй используется в ОДО в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве таможенного органа. Четвертый - в государственном архиве.
9.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем таможенного органа и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
9.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренного изменения функций и структуры таможенного органа.
9.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел таможенного органа являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) таможенного органа.
9.1.11. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности таможенного органа.
Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.
9.1.12. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) таможенного органа. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например, отдел документационного обеспечения, отдел бухгалтерского учета и финансовой экспертизы и др.).
9.1.13. Графы номенклатур дел таможенного органа, его структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в таможенном органе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 02-03, где 02 - обозначение структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре сохраняются одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например:
"Приказы и распоряжения по вопросам деятельности отдела" (05-03, 06-03, 07-03, 08-03, 09-03 и т.д.).
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: